terrorismo contable bienes muebles inventarios

Por: Juan Fernando Mejia

Uno de los errores más comunes en la elaboración del Balance de Apertura a las NIIF (ESFA) es la valoración de bienes muebles (y volverlos a depreciar), asunto innecesario y con una negativa relación costo beneficio, cuando las entidades multinacionales (incluyendo las que aplican NIIF PYMES) se concentran realmente en los bienes inmuebles (se anexa un ejemplo de política contable de bienes muebles que usan tales entidades).

Los bienes muebles totalmente depreciados no se reconocen nuevamente en el ESFA, aunque estén en uso, por razones de materialidad y costo-beneficio y porque la NIC 16, en su párrafo 79 b (y las NIIF PYMES) indica que deben presentarse en una nota (no en el cuerpo del balance).

Un ejemplo es el Distrito Capital de Bogotá (NICSP) que pueden tener más de 120 mil bienes muebles entre computadores, mesas, sillas y un sinnúmero de artículos y les han vendido la idea de tener que valorar uno a uno estos bienes o que se requieren buscar las facturas de compra para saber si tenían descuentos en la compra. Lo mismo ocurre con entidades del sector privado aunque no tengan miles de estos bienes. Por ejemplo a una Universidad que tiene 27.000 alumnos ubicados en diferentes partes le dijeron:

Que era necesario hacer un nuevo inventario de pupitres, cuando en realidad el número de estudiantes muestra ese dato y también podría partir de un inventario reciente (debidamente depurado al gasto, localmente, con bienes inexistentes, por ejemplo).

Que las NIIF señalan que debe ponerse una etiqueta a cada pupitre y reconocerlo uno por uno, cuando la NIC 16, párrafo 9 y las NIIF PYMES, permiten reconocer en “una sola línea” todos estos bienes (agrupados).

Que estos bienes deben ser objeto de valoración. En realidad, esto es innecesario si se hace el correcto análisis de la relación costo-beneficio y de materialidad, exigido por las NIIF y las NIIF permiten que estos bienes totalmente depreciados se presenten en una nota, aunque se sigan usando (NIC 16, párrafo 79 b y NIIF PYMES).

Debe recordarse que las características principales de las NIIF, según el Marco Conceptual, son la representación fiel y la materialidad, con una restricción clara que es la relación costo beneficio.

No hacer este análisis en bienes muebles y documentarlo en una política clara, implica para muchas entidades:

Tener dos módulos de activos fijos, uno para NIIF y otro para norma local, lo cual genera costos innecesarios, no solo en sistemas de información, sino principalmente en administración y auditoria posterior.

Cientos o miles de impuestos diferidos, pues tributariamente no es dable volver a valorar bienes muebles totalmente depreciados y volverlos a depreciar, de manera que se generan dos depreciaciones. Lo mismo puede decirse de bienes “parcialmente depreciados”.

Todos estos errores y dificultades pueden evitarse si se toma en consideración la práctica de empresas multinacionales en el ESFA, consistente en no volver a valorar estos bienes total o parcialmente depreciados ni reconocerlos en su balance y controlarlos extracontablemente en algún tipo de aplicativo (si es del caso).

Centrarse en supuestas “obligaciones” y complicaciones es verdadero “terrorismo contable” cuando en realidad los estándares son criterios que requieren el juicio profesional documentado.

Sillas viejas en el Balance y las nuevas en el gasto.

Una empresa a la que le hicimos una auditoria del ESFA por intermedio de GlobalContable.com tenía una silla vieja valorada en $300.000 (unos 100 dolares y estaba en el balance porque en ella todavía se sentaba a alguien (continuaba en uso por un trabajador). Pero una nueva recién comprada que valía aproximadamente lo mismo, estaba en el gasto por el tope establecido en la política contable. Tremendo engaño le hacen a las empresas cuando los ponenen a valorar bienes muebles.

Cuidado:

valorar bienes muebles es apartarse de las NIIF, especialmente de la característica fundamental de la materialidad, además de hacer incurrir a la empresa en relación costo-beneficio negativa. Pareciera que se necesitaba justificar los honorarios por supuestamente aplicar las NIIF.

Además, si se valoraron 300 sillas, se deben calcular 300 impuestos diferidos, uno por uno, porque cada silla tiene una vida útil faltante diferente en lo fiscal y en lo contable, como se explica más abajo.

Algunos casos de valoración innecesaria de bienes muebles:

En una entidad alguien dijo que se requería valorar uno a uno cientos de computadores “porque no es lo mismo un computador DELL de 16 de RAM que un Toshiba de 32 de RAM“, lo cual es cierto pero inmaterial, pues no se está considerando que el valor razonable en el ESFA no es el valor de compra, sino el de venta y una simple cotización muestra que vender cualquiera de esos computadores en el mercado no supera los 300 mil pesos (100 dólares) como se muestra en la política anexa.

Esa entidad se había gastado una importante cantidad de dinero y sobre todo de tiempo valorando estos computadores, sillas, mesas y no ha faltado quien les puso una etiqueta y valoró hasta las papeleras del baño.

A otra entidad, que realiza actividades educativas, le cobraron una importante suma por inventariar los pupitres, cuando ese dato se puede obtener fácilmente con un inventario previo que aproxime el número real de estos bienes o por el número de alumnos (puesto que no se tiene noticia de estudiantes sin pupitre), y le dijeron que era “obligatorio” valorarlos uno por uno. Además, que los pupitres dañados tenían que ajustarse contra el patrimonio, cuando en realidad son ajustes que se hacen contra el resultado del periodo antes de ir a NIIF o incluso después, porque de lo contrario debe hacerse seguimiento a dos patrimonios, uno bajo norma local y otro bajo NIIF en asuntos inmateriales (pues localmente no puede afectarse el patrimonio fiscal). Los ajustes de NIIF deben ser únicamente en asuntos muy importantes, pues la depuración contable de temas como el indicado es y debe ser de aplicación permanente contra los resultados (con independencia de si es deducible o no).

El anterior caso es “doloroso” cuando se tiene ética profesional, pues aunque en Colombia deben aplicarse las NIIF a entidades sin ánimo de lucro, como esta entidad educativa, la NIIF PYMES en su párrafo P7 y el Marco Conceptual indican que solo aplicación a entidades con ánimo de lucro. Ante esta contradicción, este tipo de entidades deben aplicar las NIIF, pero no hacer una cantidad de prácticas erradas que ni las multinacionales aplican. Recuérdese que la NIC 1 en el párrafo 5 dice que si una entidad sin ánimo de lucro decide aplicar las NIIF, debe hacer las adaptaciones que considere pertinentes[1]. Ni siquiera las multinacionales que cotizan en bolsa se complican con los bienes muebles, pues adoptan políticas contables prácticas conforme a las mismas NIIF, pero a estas entidades les han vendido complicaciones innecesarias y costosas.

Un caso aún increíble es el de una pequeña Copropiedad (Propiedad Horizontal) a la que supuestamente le implementaron las NIIF, cuando el Decreto 3022 de 2013 y el Decreto 2420 de 2015 señalan claramente que estas entidades deben aplicar es “contabilidad simplificada” que es más sencilla que el Decreto 2649 de 1.993 (antiguo decreto contable) y lo que hicieron fue valorar un montón de sillas RIMAX viejas (al respecto recomiendo ver el artículo “99% de las Copropiedades no debe aplicar NIIF). La contabilidad simplificada consiste solo en depurar la contabilidad local y mantener un libro único, pero les venden un software para norma local y otro para las NIIF, aunque no deben aplicarlas (puesto que su marco normativo es, como se dijo, contabilidad simplificada).

La Unificación de Políticas Contables con aspectos tributarios.

Una de las prácticas más aplicadas en las multinacionales (incluyendo las que aplican NIIF PYMES) es unificar criterios y políticas contables con las tributarias en aspectos inmateriales con el fin de ahorrar costos y tiempo en su aplicación. Por ejemplo, en lo relacionado con la vida útil y el monto que se considera activo.

Acerca de la vida útil comento los siguientes casos de conferencias, de aplicación en empresas y de clases universitarias (Universidad Javeriana, Externado, De la Sabana, Complutense de Madrid y del Azuay en Ecuador):

En una entidad dedicada al transporte encontré, increíblemente, que una silla estaba depreciándose a 8 años para NIIF y a 10 años para la parte tributaria (¡y un teléfono con dos vidas útiles diferentes!).

Otra persona me dijo en un seminario que su política era:

“Depreciar un computador portátil a 5 años para NIIF y a 3 años para la norma tributaria“.

Le contesté que eso era innecesario, que tenía una relación costo beneficio negativa, que las diferencias serían inmateriales y que la intención de las NIIF no es complicarle la vida a nadie en este tipo de aspectos.

Le aconsejé usar la misa vida útil fiscal y la contable, es decir tres (3) años.

El contador me respondió que así en el año 4 el computador estaría totalmente depreciado y que eso era “grave” porque se seguía usando.

Le comenté que las NIIF admiten activos totalmente depreciados en notas, pero no en el cuerpo del balance (NIC 16, párrafo 79b), especialmente cuando son inmateriales. Además, el constante cambio tecnológico no permite pensar que un computador se deprecie más allá de 3 años.

Me replica diciendo que en su entidad, los computadores se cambian cada 7 años, pero comprendió que una cosa es que su jefe sea “tacaño” y otra es que no deban depreciarse en ese tiempo, pues el costo de mantenimiento y su lentitud permiten entender el criterio de importancia relativa. Ya sabe que ese computador a los 4 años es inmaterial y no requiere estar en el balance, aunque se esté usando. A propósito, no es necesario presentar en el Estado de Situación Financiera los activos totalmente depreciados menos su depreciación acumula, ni siquiera en el caso de inmuebles. Estos bienes se pueden tener en un Excel o en un módulo con un valor de cero y únicamente si se requiere un control “administrativo” que es diferente al concepto de control financiero establecido en las NIIF.

No faltará el que no está de acuerdo argumentando que “las NIIF buscan la realidad económica“, cuando el Marco Conceptual señala claramente que por supuesto debe buscarse que se cumpla una representación fiel, pero también señala la materialidad como “característica fundamental” e indica que la relación costo beneficio es una “restricción dominante” (Párrafo C11 del Marco Conceptual y párrafo 2.6 y 2.13 de la NIIF PYMES).

Justamente esa es la práctica de las multinacionales, pero en Colombia y en algunos países de la Región (América Latina) se hace terrorismo contable para que muchas entidades se compliquen en este tipo de cosas, logrando confusión y sobrecostos innecesarios.

El monto para reconocer Propiedades, Planta y Equipo o Gastos

En cuanto al monto para reconocer un bien como Propiedad, Planta y Equipo o como gastos del periodo, la práctica internacional es unificar el criterio tributario y las NIIF. El contador de una entidad que ya aplicó las NIIF dice que allí adoptaron la siguiente política:

“Serán activos los bienes que valgan más de 10 millones, los que valgan menos de ese valor, serán gastos” (unos 3.000 dólares).

Le advertí que tributariamente, existe una norma, según la cual, los bienes se deben activar si valen más de 50 Unidades de Valor Tributario, lo que hoy equivale aproximadamente a $1.200.000 (unos 400 dólares) y que tampoco se justifica tener dos topes diferentes para activar en NIIF y en normas tributarias.

Justamente hace poco compraron una impresora que costó 7 millones y fue necesario:

  • Reconocerla como gasto para NIIF.
  • Reconocerla como activo y depreciarla para fines tributarios.
  • Tremenda dificultad para el manejo posterior, para los análisis y para el control interno, especialmente cuando se tienen cientos o miles de bienes similares (y si son pocos es peor porque es aún más inmaterial mantener la diferencia en el tiempo).

La entidad se hubiere ahorrado muchos dolores de cabeza si hubiere unificado la política tributaria con la política NIIF en este tipo de aspectos inmateriales.

En realidad, hacer el seguimiento a este tipo de diferencias es innecesario, inmaterial y no es la práctica internacional ni bajo USGAAP (principios contables de los Estados Unidos) ni bajo IFRS; dichas entidades reconocen bajo NIIF los activos que tengan un valor superior a 50 UVT (en Colombia).

El valor residual no se calcula en bienes muebles.

Lo mismo sucede con el Valor Residual: algunas personas hacen “terrorismo contable” diciendo que “es obligatorio” establecer un valor residual sin analizar previamente el criterio profesional y sin observar que la NIC 16, párrafo 53 y la NIIF PYMES señalan que normalmente es inmaterial y que no es necesario calcularlo, salvo en el caso de bienes inmuebles, en el cual sí se recomienda establecer un valor residual igual al costo o valor revaluado para no volver a depreciar estos bienes y no afectar el excedente futuro (Un ejemplo de política de valor residual puede verse aquí)

Para cualquier política contable debe aplicarse el juicio profesional, el cual requiere analizar aspectos como la materialidad (Marco Conceptual, párrafo CC11, NIIF PYMES, 2.6; NIIF 1, p 7 y p 29-31), la relación costo-beneficio (Marco Conceptual, p CC35, NIIF 1, p 1.c. y 2.13 de la NIIF PYMES) y otros riesgos, como lo señala la Norma Internacional de Auditoria NIA 315.

La reforma Tributaria no acepta ese tipo de ajustes (que las NIIF tampoco requieren).

Como se sabe “el ESFA no tiene efectos fiscales, según Reforma la Tributaria (Ley 1819 de 2016). Bases fiscales deben permanecer inmodificables y esto debe certificarse por contador y/o revisor fiscal”. El control exhaustivo que debe tenerse por cada bien mueble para calcular impuestos diferidos y otros aspectos es dejar en la contabilidad dificultades y ajustes “rebuscados”.

“Además, desde el 1 de enero de 2017, sólo se aplicarán algunos aspectos de las NIIF, principalmente los que implican pagar más impuestos“.

Los miles y miles de impuestos diferidos que tendrían que reconocerse

Para algunos es sencillo valorar una mesa o un escritorio; lo complejo es comprender que ese ejercicio queda medias si no se calcula el impuesto diferido de cada bien, dependiendo de la fecha de compra. Por ejemplo, si una empresa tiene 4 sillas, una comprada hace 2 años, otra hace 4 años y otra hace 7 años, a cada una de estas sillas les fata una vida útil fiscal por agotar. En ese caso, si la política contable en el ESFA es depreciar esas sillas en 15 años, la primera debe depreciarse en 13 años (15-2), la segunda en 11 años (15-4) y la tercera en 8 alos (15-7). Además, fiscalmente la depreciación faltante es diferente para cada una de estas sillas, de lo cual depende el cálculo del impuesto diferido. Entonces, la mayoría hizo un “sancocho contable” consistente en establecer una vida útil para todas las sillas y el mismo valor, como si eso fuera coherente.

 
2017-11-02T10:20:30+00:00 Agosto 4th, 2017|Blog, Contador|0 Comentarios

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