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DESCRIPCIÓN
SIIGO OFICIAL, es un software administrativo desarrollado exclusivamente para las empresas oficiales, el cual permite registrar y controlar
detalladamente las operaciones de la entidad y en general de todos los aspectos relacionados con su administración.
SIIGO OFICIAL puede ser implementado en cualquier tipo de Entidad o Establecimiento Público, bien sea del orden Nacional, Departamental, Distrital o Municipal, pues cumple con las normas establecidas por la Legislación Nacional.
VENTAJAS DIFERENCIALES
SIIGO OFICIAL es un Software Totalmente Integrado; con la simple elaboración de los documentos fuente (Facturas, Recibos de Caja, Cheques, Órdenes y Registros de compra, Comprobantes de Egreso, etc.) registra y mantiene al día la información de Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Inventarios, Activos Fijos, Presupuesto Oficial y Órdenes de Compra.
SIIGO OFICIAL cumple con las últimas normas del estado, incluyendo los informes específicos para entidades oficiales, como son:
• Catálogo general de cuentas CGN.96.001.
• Informe sobre saldos de Operaciones Reciprocas CGN.96.002.
• Balance General.
• Estado de Actividad Financiera, Económica y Social.
• Estado de cambios en el Patrimonio.
SIIGO OFICIAL controla que el proceso operativo de las entidades estatales, se realice de manera transparente, porque el sistema contiene restricciones, seguridades y conceptos de auditoria, que garantizan la confiabilidad de las cifras.
SIIGO OFICIAL no requiere que el mes contable, ni inclusive el año contable sean cerrados definitivamente para comenzar a trabajar en el siguiente, permitiendo consultar e incorporar información contable de meses y años anteriores, siempre y cuando esta opción esta habilitada por el administrador del sistema.
Con el fin de diseñar informes y reportes adicionales, SIIGO OFICIAL permite migrar información a otros programas como, hojas electrónicas, procesadores de palabra, bases de datos, etc., al igual que importar comprobantes y catálogos de otros programas.
SIIGO OFICIAL restringe la digitación y consulta de la información a partir de múltiples claves de acceso, las cuales son definidas por el Administrador del Sistema.
SIIGO OFICIAL funciona alrededor de la CONTABILIDAD y del PRESUPUESTO OFICIAL, los cuales están directamente integrados a través de los documentos así:
PROCESOS DE INGRESOS
Al elaborar una factura, si es a crédito el sistema generaen el modulo de PRESUPUESTO OFICIAL un GPDC (Giro Presupuestal por Derechos Causados) y si es de Contado, además de generar un GPDC, genera el respectivo GPR (Giro Presupuestal por Recaudo); en el
caso de que no se haya causado el ingreso, al realizar el recibo de caja se genera automáticamente el GPDC y el GPR.
PROCESO DE GASTOS
En SIIGO OFICIAL después de ingresar la APRG (Apropiación Presupuestal de Gastos) y elaborar el respectivo CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal), el sistema permite elaborar la Orden de Compra, la cual genera el respectivo RP (Registro Presupuestal), dicho RP es utilizado para formalizar la compra a través del documento Registro de Compra, que a su vez genera la respectivo OP (Obligación Presupuestal) finalmente, desde la elaboración del comprobante de egreso, se hace cruce con el respectivo GP (Giro Presupuestal).
MÓDULO DE PRESUPUESTO OFICIAL
Presupuesto Oficial controla automáticamente y de manera total e independiente, tanto los ingresos como los gastos previstos para la vigencia actual, vigencias anteriores y para los aprobados y/o en ejecución de vigenciasfuturas, garantizando así, que no se presenten inconsistencias en las ejecuciones Presupuéstales.
Aplicabilidad de la ley
SIIGO Presupuesto Oficial cumple con todos los requisitos exigidos por la siguiente normatividad nacional.
DECRETO 111 DE 1996. El cual define el Estatuto Orgánico del Presupuesto.
DECRETO 115 DE 1996. Por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de los Presupuestos de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y de las Sociedades de Economía Mixta sujetas al régimen que rige para las entidades dedicadas a actividades no financieras.
RESOLUCIÓN 036 DE 1998. Por la cual se determinan las normas y los procedimientos sobre registros presupuéstales, suministro de información y sistematización del Presupuesto General de la Nacional.
Beneficios
· Protegerse frente a situaciones dolosas, al garantizar que los procesos presupuéstales cumplen con todos los requisitos de ley.
· Eliminar la improductividad que se presenta al registrar la información en forma manual, especialmente en los libros presupuéstales de control.
· Eliminar la dependencia de otros funcionarios, al poder autónomamente consultar la disponibilidad de cada uno de los rubros presupuéstales.
· Garantizar el adecuado registro de los documentos presupuéstales, al exigir información de documentos soporte en cada uno de ellos.
· Generar las ejecuciones ante las diferentes entidades, con la codificación exigida por cada una de ellas, sin remodificaciones adicionales.
· Generar automáticamente la información contable en cuentas de planeación y presupuesto, derivadas de cada transacción presupuestal.
· Controlar de forma independiente y consolidada, la ejecución presupuestal tanto de ingresos como de gastos, de cada una de las dependencias para cada sector, área y fuente en cada rubro presupuestal y para cada vigencia.
· Evitar errores en las ejecuciones presupuéstales al afectar rubros de destinación específica, ya que el programa genera alarmas cada vez que se desean involucrar en un documento presupuestal.
· Contar con información en línea de los saldos disponibles y no comprometidos, de los diferentes rubros presupuéstales.
· Conocer ejecuciones presupuéstales de rubros de destinación especifica o de libre destinación de manera independiente.
· Llevar en forma independiente los registros de la Ejecuciones de la Vigencias Actual, Anteriores y Futuras.
MANEJO DE VIGENCIAS PARA INGRESOS
ADPI Adición de Apropiación de Ingresos
RAPI Reducción de Apropiación de Ingresos
TRPI Traslado de Apropiación de Ingresos
APRI Apropiación de Ingresos
GPDC Giro Pptal Certificado de Disponibilidad
GPR Giro Presupuestal
REC Reconocimientos de Constitución
RER Reconocimientos de Recaudo
MANEJO DE VIGENCIA PARA GASTOS
ADPG Adición de Apropiación de Gastos
RAPG Reducción de Apropiación de Gastos
TRPG Traslado de Apropiación de Gastos
APRG Apropiación de Gastos
RP Registro Presupuestal
OP Obligación Presupuestal
RPC Reserva Pptal. Constitución
RPO Reserva Pptal. Obligación
RPP Reserva Pptal. Pago
CPC Cuentas por Pagar Constitución
CPP Cuentas por Pagar Pago
VFA Aprobación, Vigencia Futura
VFP Constitución, Vigencia Futura
· Conocer al detalle la información registrada en los libros presupuéstales de ingresos y gastos de la vigencia, libros de reservas, libros de cuentas por pagar presupuéstales y libros de vigencias futuras, conforme a los requerimientos establecidos en la ley.
· Conocer en cualquier momento los saldos de los Certificados de Disponibilidad del Presupuesto (CDP) los Registros (RPS) y Obligaciones Presupuéstales (OPS).
· Controlar el Programa Anual Mensualizado de Caja PAC, aprobado para cada mes en cada rubro, permitiendo giros presupuéstales hasta por los saldos disponibles de PAC, para artículos con situación de fondos.
· Autorizar a uno o varios Ordenadores del Gasto por cada Entidad o Dependencia durante cada vigencia.
· Tener el record de documentos por los cuales es responsable cada ordenador, así como la historia de cambios de ordenador por dependencia.
· Contar con la posibilidad de elaborar documentos preliminares los cuales se pueden actualizar, después de adicionar, modificar o eliminar.
· Actualizar permanentemente la disponibilidad, al poder realizar Adiciones, Reducciones o Traslados en los rubros presupuéstales o en el respectivo Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC).
· Eliminar los procesos engorrosos al cierre de vigencia, al permitir cierres automáticos de forma parcial o definitiva.
· Realizar de forma ágil y sencilla los cierres de vigencia presupuestal, ya que se identifican automáticamente reservas presupuéstales, cuentas por pagar presupuéstales y reconocimientos a constituir en la nueva vigencia.
· Tener información al día para realizar compras, inversiones, abrir procesos licitatorios, pagar oportunamente la nómina, honorarios, etc.
· Contar con indicadores porcentuales de la ejecución presupuestal en cada uno de los rubros presupuéstales.
· Consultar información de las pólizas que amparan las obligaciones contractuales, al poder registrarlas desde el Registro Presupuestal.
· Posibilitar las apropiaciones presupuéstales condicionadas a los eventos, que pueden o no, suceder durante la vigencia, controlando la no disponibilidad mientras no se haya levantado la restricción.
· Garantizar que no se realicen los giros de tesorería, sin que se haya agotado toda la dinámica presupuestal correspondiente.
· Tener total control administrativo en la dinámica presupuestal institucional al poder definir niveles de acceso a cada usuario del sistema y claves personales independientes.
· Facilitar el diseño de nuevos reportes, porque la información migra directamente a Excel.
SIIGO Presupuesto Oficial controla lo referente a:
Apropiación Inicial: Define y limita el saldo disponible y el monto hasta por el cual se puede comprometer cada uno de los Rubros Presupuéstales registrando la fecha, el concepto y la cuantía de la operación.
PAC Presupuestado y Aprobado: Fija el monto máximo para efectuar pagos y realizar Giros Presupuéstales en cada mes, a partir de valor total apropiado para cada rubro; adicionalmente, permite aumentar, reducir o trasladar valores al PAC inicialmente apropiado y al momento de elaborar el documentomuestra el PAC disponible en el mes.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento por el cual se garantiza que existe apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para asumir compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal; el sistema controla que los valores certificados no superen el valor total de la apropiación, que no se utilicen disponibilidades inexistentes y controla la vigencia de los CPDs.
Registro Presupuestal del Compromiso: Es la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, indicando el valor y el plazo de los pagos a los que haya lugar, garantizando de esta manera que estos recursos se utilizarán solo para ese fin, y hasta por el valor previamente certificado dentro de la vigencia del CDP.
Registro Presupuestal de la Obligación: Genera la obligación de pago de acuerdoal compromiso con los proveedores, definiendo el plazo en el que se debe atender la deuda y controla que el valor obligado no supere el valor registrado.
Giro Presupuestal: Como registro final del proceso presupuestal de gastos, se realiza el giro presupuestal de los recursos para cancelar los valores obligados de acuerdo con los compromisos de bienes y/o servicios adquiridos.
Vigencias Futuras: Es la proyección de los gastos a realizar en los años siguientes, con recursos devigencias futuras, los cuales son autorizados de acuerdo a las normas vigentes para tal fin.
Libros de Ingresos Presupuéstales: En él, se registran las operaciones inherentes a la gestión de los ingresos públicos indicando la fecha, número, clase, signo y valor.
Libros de Gastos Presupuéstales: Relación detallada de cada uno de los movimientos del presupuesto de gastos; el sistema genera el libro donde aparecen los siguientes datos de acuerdo a las normas vigentes:
• Apropiación vigente.
• Apropiación vigente no afectada.
• Total de los certificados de disponibilidad expedidos.
• Compromisos contraídos.
• Certificados de disponibilidad pendientes de comprometer.
• Total de obligaciones causadas.
• Compromisos pendientes de causar.
• Total de pagos realizados.
• Obligaciones por pagar.
Cierre Anual: El sistema realiza el cierre de manera parcial o total, constituyendo documentos de vigencias anteriores en la nueva vigencia sin que se pierda el historial tanto en el modulo de presupuesto como en contabilidad, tesorería y demás aplicaciones administrativas.
Consultas y Listados
Vigencia Actual
INGRESOS
Consultas
Impresión de Documentos
Informes de Ingresos
GASTOS
Informes de PAC
Informes de Gastos
Impresión de Documentos de Gastos
Vigencia Anterior
Informes de Reservas Presupuéstales
Impresión de Documentos de gastos
Informes Cuentas por Pagar
Vigencias Futuras
Informes
Contabilidad