evitar pérdida de información contable

La contabilidad es la columna vertebral de tu empresa. Por más rentable que sea tu emprendimiento, si no registras y almacenas de forma adecuada los datos de tus movimientos financieros, vas a exponerte a la pérdida de recursos y a la disminución en la eficiencia de tus operaciones. Es por eso que en este artículo te proponemos 3 maneras de evitar la pérdida de información contable.

Es posible que ya estés poniendo en práctica uno o varios de estos consejos. Pero es importante saber si lo estás haciendo bien y si existen herramientas que aún no conoces y que podrían facilitar mucho tu labor como empresario.

Primero: ordena tu información por categorías y en forma cronológica

La contabilidad es una tarea que se debe realizar diariamente. No importa si cuentas con los servicios de un contador o si te ocupas de esta labor tú mismo: debes ser constante y crear un sistema para no olvidar nada y evitar la pérdida de información contable. ¿Por qué es una tarea diaria? Porque todos los días tu emprendimiento realiza operaciones financieras como:

  • ventas
  • compras y otros gastos
  • pago de salarios
  • movimientos bancarios
  • pago de deudas
  • liquidación de impuestos
  • inversiones

Por supuesto, algunas operaciones se llevan a cabo diariamente y otras de forma más esporádica. Lo fundamental es que ordenes de manera cronológica todos estos movimientos, ya sea por día, semana, mes, trimestre o año. Así vas a tener certeza sobre qué debes pagar primero, qué inversión depende de que recibas determinado ingreso, cuáles son los plazos para cumplir con tus obligaciones legales, entre otros aspectos.

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Aprende a nombrar tus movimientos financieros

Gastos operacionales, activos corrientes, costos fijos o utilidades brutas. Estos son ejemplos de los términos que se usan para categorizar la información contable. Puede que algunos sean complicados de entender y que necesitemos la asesoría de un contador para utilizarlos correctamente. Pero vale la pena familiarizarse con ellos y recurrir a estos nombres para distinguir claramente todos tus ingresos y gastos. Además, solo es necesario que aprendas y uses aquellos que realmente aplican para tu negocio.

Categorizar adecuadamente tus movimientos financieros no solo evita la pérdida de información contable. También te ayuda a:

  • Darle a tu contabilidad un toque más profesional.
  • Te prepara para responder a las exigencias de las entidades de control.
  • Asegura la calidad de las solicitudes que presentas a las entidades financieras.

Utiliza registros contables

Además del orden cronológico y el uso de los términos adecuados, también es fundamental que codifiques tu información contable y la organices a través de determinados formatos. Los registros contables son las herramientas indicadas para organizar tus datos. Estos registros, también conocidos como libros de contabilidad, albergan todos los movimientos contables de tu empresa. Ten presente que estos documentos pueden ser obligatorios (exigidos por la ley) y no obligatorios.

Para saber más te invitamos a leer: ¿Qué son los registros contables?

Registros obligatoriosRegistros no obligatorios

El Libro Diario

El Libro de Inventarios y Balances

Balance General

Estado de Flujos de Efectivo

Estado de Resultados

Software_Administrativo

Segundo: elabora y conserva tus documentos contables

El crear y guardar tus documentos contables es otra manera de evitar la pérdida de información. Respaldar todas tus transacciones con estos soportes no solo te sirve para conocer tus ingresos y egresos, y cumplir los requisitos de las entidades de control. También puedes recurrir a ellos cuando notes inconsistencias en tu contabilidad, pues te permiten confirmar si se realizó o no una operación comercial y en qué condiciones. Algunos de los documentos contables más utilizados son:

  • facturas
  • recibos de caja
  • consignaciones
  • comprobantes de pago

Estos documentos contables se dividen en internos y externos, dependiendo de si son emitidos o no por la empresa. También existen otros documentos no contables (como la remisión y la cotización) que te permiten recopilar información detallada sobre tu mercancía o elaborar presupuestos.

Como puedes ver, tienes varias opciones para dejar constancia de tus operaciones. Conoce más sobre los tipos de documentos en los que te puedes apoyar; así vas a evitar la pérdida de información contable y las sanciones que trae consigo el cometer irregularidades en el manejo de tus finanzas.

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Tercero: almacena tu información contable en la nube

Las opciones para guardar tu información contable son varias: de forma manual, utilizando Excel o con programas que se instalan en tu computador. Pero evita tomarte a la ligera la decisión de qué sistema usar. Con los avances tecnológicos ya no tiene sentido perder el tiempo apuntando todo en papel (eso sin contar con el gasto de recursos y la afectación al medio ambiente). Excel es una muy buena herramienta, pero si no se tienen unos conocimientos básicos sobre sus funcionalidades, puede generar muchas confusiones y hacer que se extravíen tus datos.

Entonces, ¿cuál es la mejor opción? Hoy en día existen programas contables que no requieren de instalación en tu equipo. Estos funcionan en la nube, lo que significa que para acceder a ellos solo necesitas un computador, celular, tablet o cualquier otro aparato con acceso a internet. Ya no tienes que preocuparte por realizar copias de seguridad, para evitar que se pierda tu información contable.

Incluso, un software como el de Siigo te permite conservar en forma digital o adjuntar fotos de tus documentos de soporte; también te genera informes de manera automática, para que sepas en todo momento cómo va tu negocio y ahorres tiempo en la elaboración de estos registros.

Almacenar tus datos en la nube te brinda tranquilidad y, lo mejor, por un costo razonable. Conoce más sobre los beneficios de tener un software contable y da el paso más importante para evitar la pérdida de información contable en tu empresa.

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