Sistema de facturación perfecto para Pymes ¿Cómo elegirlo?

EMPRESARIO | 6 MINUTOS DE LECTURA

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Desde que se adoptó el modelo de facturación electrónica en el país las empresas tienen una gran incertidumbre: ¿cuál el sistema de facturación perfecto para mi negocio?

Gracias al decreto 2242 de 2015 se estableció la implementación de este sistema de facturación. En este artículo te vamos a contar lo necesario para que elijas el sistema de facturación perfecto para tu empresa. Así no perderás tiempo y comenzarás a facturar electrónicamente antes de la fecha límite.

Sistema de facturación: ¿cuáles existen?

Actualmente existe una variedad de programas que ofrecen el servicio de facturación electrónica. Necesitas identificar cuáles son para que elijas el que se ajusta a tu negocio.

Hay sistemas de facturación que brindan funcionalidades adicionales como controlar el inventario. Otros son programas orientados exclusivamente a la facturación. Sistemas de facturación que se instalan en un ordenador, aplicaciones móviles y programas de facturación en la nube.

A continuación describiremos al detalle en qué consiste cada uno.

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Sistema de facturación instalado.

Un sistema de facturación instalado requiere obligatoriamente de un computador. Si necesitas información sobre las facturas, datos financieros o administrativos, debes estar en la empresa.

Para aprender a utilizar un sistema de facturación instalado necesitas capacitación. Algunas compañías ofrecen capacitaciones iniciales sin costo. Cuando lleves un tiempo utilizando el programa necesitarás más formación al respecto y lo más probable es que te comiencen a cobrar.

Este sistema de facturación es comúnmente utilizado por empresas grandes. Desde allí se maneja la creación de facturas, la contabilidad, las notas crédito, el inventario, y otras funciones. Esto es necesario debido al tamaño de la compañía.

Los programas de facturación instalados en el ordenador permiten el acceso de varios empleados. Cada uno de ellos trabaja en un módulo o sección específica correspondiente a la función que desempeñan.

Debido a la gran cantidad de información que almacenan estos sistemas, lo más común es que se divida por módulos. Esto los hace más robustos y a la vez más complejos. Si eres una Pyme ya puedes descartarlo.

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Sistema de facturación con aplicación móvil

Un sistema de facturación con aplicación móvil se descarga en el celular. Por lo general, para poder acceder a las funcionalidades de la app, primero necesitas adquirir el sistema completo.

Es decir, aunque descargues la app sin costo, poder utilizarla depende de comprar primero el acceso al sistema. En primer lugar debes pagar por el programa que se instala en tu equipo para luego descargar la app y acceder a tus datos guardados en el sistema.

Sin haber adquirido la plataforma (o sistema) de facturación, de nada te servirá instalar la app en tu celular.

En otras palabras, la app es una herramienta para ver la información que tienes en tu sistema de facturación. Este último es independiente mientras que la app es dependiente del sistema para poder utilizarse.

Sistema de facturación en la nube

Es el sistema de facturación perfecto para Pymes. Accedes desde cualquier lugar. En cualquier momento. Sólo necesitas un usuario y una contraseña. Tienes tu información a la mano ¡sin trasladarte!

Un sistema de facturación perfecto necesita estar en la nube. Así tus datos están seguros. Puedes tener la confianza de tener todo actualizado ya que ingresas a tu información desde cualquier dispositivo móvil y desde cualquier parte del país.

Un sistema de facturación perfecto no se limita a la generación de facturas. Por ejemplo el software de facturación Siigo Nube te permite realizar varias funciones:

1. Facturar electrónicamente

Cambiarte a la facturación electrónica es muy fácil con Siigo Nube. ¡Haz tus facturas en 30 segundos! Puedes escoger entre diferentes plantillas una factura con diseño profesional.

Cada vez que necesites emitirla, tienes a tu disposición todos los formatos que hemos creado. Eliges el que más te guste, ingresas la información y listo. Además puedes añadir videos e imágenes de tus productos. Así de fácil y en pocos segundos tendrás tus facturas con un estilo profesional y atractivo.

Aquí tienes un corto video para que entiendas mejor cómo funciona la facturación electrónica con Siigo Nube:

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Y eso no es todo. Siigo Nube tiene más funcionalidades en su sistema de facturación electrónica que te encantarán:

1. Convertir tu cotización en una factura

Cuando hagas una cotización y tu cliente la apruebe, das un clic en “facturar” y automáticamente se convierte en una factura. Esto te permite ahorrar muchísimo tiempo en todo el proceso de facturación.

2. Pagar facturas en línea.

La factura que emites incluye un botón de pago. Cuando tus clientes la reciban sólo dan clic en ese botón y al instante tendrás el dinero en tu cuenta. Sólo necesitan conexión a internet. Ellos estarán felices porque no tendrán que trasladarse para pagarte, pueden hacerlo desde cualquier lugar.  Y tú quedarás satisfecho porque el recaudo se vuelve fácil y más rápido.

3. Generar reportes de facturación.

El sistema de facturación perfecto facilita tu trabajo y mejora tu gestión. Tienes un historial con todas las facturas que realices. Generas informes con información valiosa para analizar la situación de tus ventas. Conoces qué producto se vendió más durante el mes y cuáles son tus mejores vendedores.

2. Liquidar impuestos

El sistema de facturación te permite estar al día con la ley. De manera automática se calculan los impuestos como: Impoconsumo, Reteica, Iva, Retefuente, etc. Tienes informes necesarios para que tu contador liquide tus impuestos de forma sencilla y rápida. Adicional, tendrás un espacio para registrar los comprobantes de pago.

3. Gestionar la cobranza

La tarea de cobrar no es un trabajo sencillo. Con el sistema de facturación Siigo Nube este trabajo es pan comido. Activa notificaciones automáticas que le avisan a tu cliente la fecha oportuna de pago. Gracias al botón de pago que incluye cada factura, ellos podrán pagar con sólo un clic. De esta forma tu cartera siempre estará al día y se irá el estrés generado por cuentas en rojo.

4. Hacer cotizaciones

Un buen sistema de facturación es el que te permite optimizar un proceso. Con Siigo Nube envías cotizaciones más dinámicas. Puedes añadir contenido visual y detallar todo lo que tu cliente necesita saber. Las envías por correo electrónico y te enteras si la cotización ya fue abierta, leída, comentada y aprobada.

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5. Controlar costos

Si tu negocio tiene diferentes sucursales siempre tendrás a la mano su situación actual. Dentro del sistema de facturación hay un espacio para que gestiones la información financiera de cada punto de venta. Podrás realizar informes y balances de cada uno y analizar si sus movimientos están alineados a tu presupuesto.

6. Organizar el inventario

Cumplir a tiempo con los pedidos de tus clientes depende en gran manera del inventario. Con el sistema de facturación online podrás gestionarlo adecuadamente. Mantienes al día tu stock y conoces las unidades existentes de cada producto en tiempo real. Las cantidades que despaches se descuentan automáticamente evitando descuadres.

Conocer el inventario de tu empresa con exactitud agilizará la entrega de pedidos y hará a tus clientes más felices.

7. Conectar un sistema POS

Un sistema POS es un programa para administrar mejor tus puntos de venta. Desde él accedes a la información de tus productos, precios, clientes y facturas sin conexión a internet.

Es importante que conectes tu sistema de facturación con el sistema POS. Son dos herramientas que se complementan para optimizar más tu negocio. Recuerda que para sincronizar la información del POS con el programa de facturación debes tener el mismo proveedor.

Así que para elegir el sistema de facturación perfecto para tu negocio sólo tienes que evaluar cuál de los tres sistemas mencionados te da más que simplemente una factura virtual.

Con cada uno de ellos hazte las siguientes preguntas:

1. ¿Es fácil de manejar?
2. ¿Simplifica los procesos de mi negocio?
3. ¿Disminuye mis costos?
4. ¿Mejora mi empresa?
5. ¿Transforma algo de mi vida o de mi trabajo?

Si con alguno de ellos todas las respuestas te dieron positivo, ¿con cuál de los tres te quedas tú? Cuéntanos en un comentario.

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Laura Navarro autora siigo blog

Escrito por Laura Valentina Navarro Olaya

Soy mercadóloga de la Universidad Central. Amo escribir. Me apasiona la danza y la lectura. Mi objetivo es brindar información de valor a través de lo que escribo, transformar desde una mínima influencia la vida de mis lectores y ser feliz por su crecimiento profesional, laboral o educativo.

 

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