Para empezar, es importante que sepas que el proceso de emisión de la factura electrónica se simplificó notablemente con la incursión de las tecnologías y de los proveedores autorizados; sin embargo, recuerda que la factura electrónica no deja de ser una factura y, como tal, debe cumplir los requisitos mínimos legales que estipula el artículo 617; es decir que debe tener impresos los nombres de quién imprimió la factura,y de quien la expide.

Tener la numeración que determina la Dian Adicionalmente, fecha, el valor y el detalle de la transacción, indicar si retiene impuestos y, en caso de que sí, especificar de cuál.

Antes de contarte cuál es el nuevo proceso para emitir una factura electrónica, queremos contarte cuál era el anterior proceso, para que conozcas la diferencia entre uno y otro.

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Proceso anterior de emisión de la factura tradicional

La factura tradicional debía generarse, imprimirse, archivarse, enviarse en sobre por correo postal. Luego notificarle a quien la recibía, el envío; además era necesario que la persona confirmara que la había recibido y que estaba en su base de archivo, además de contabilizarlo de forma manual.

Nuevo proceso para emitir la factura electrónica

  1. Se expide la factura electrónica de acuerdo con los proveedores autorizados.
  2. Entrega del documento a la persona que adquiere el bien o servicio, a la vez que se acepta o se rechaza el contenido del documento.
  3. Quien expide la factura debe conservar una copia.
  4. El proveedor de facturación envía a la DIAN el documento.
  5. Después de 48 horas de emitida la factura DIAN notifica el recibo de la factura electrónica.

A continuación, te contamos gráficamente cuál es el proceso de emisión de factura electrónica.

                                                                                                                  Fuente: Dian – elaboración propia

Oasis es la Organización para el Avance de Estándares de Información Estructurada, por sus siglas en inglés: Organization for the Advancement of Structured Information Standards. Recientemente, categorizó a la DIAN como una, entre tres organizaciones latinoamericanas, promotoras de la autonomía empresarial y la transición hacia la formalización de procesos contables. De este modo, la organización exaltó a la DIAN por su interés en promover a nivel mundial estándares de información financiera, específicamente por la reglamentación de la facturación electrónica y por el amplio marco legal de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

Ahora el desafío de la Dian es masificar la factura electrónica en Colombia, teniendo en cuenta que el proceso se ha simplificado. Al igual que Chile, Colombia ha intentado obligar a los contribuyentes a incursionar en el mercado electrónico, por lo que se cree que en 2019 se cumpla la meta de facturación y que además se logre obtener toda la información que se pretende, respecto a tributos, disminución de la evasión, objeto social de las empresas, entre otras.

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¿Cuáles fueron los objetivos de simplificar el proceso de facturación?

Dentro de los principales objetivos del cambio de proceso para la Factura Electrónica está favorecer el comercio electrónico, eliminar costos para el manejo de su documentación interna y minimizar los costos de almacenamiento, de datos y la forma en la que se recupera la información. Este proceso también permite hacer más eficaces los controles aduaneros y, sin duda, uno de los principales objetivos es acceder al procesamiento global de nuevas formas de comercio.

El nuevo procesamiento de la factura electrónica empezó en 2015 con la promulgación del Decreto 2242 y de inmediato, 58 empresas hicieron parte de un plan piloto para evaluar la pertinencia y los errores para la implementación formal de este nuevo proceso de facturación. [Será de tu interés leer: Factura electrónica en Colombia, lo que se establece legalmente]

El modelo chileno de facturación electrónica

En septiembre de 2003, el Servicio de Impuestos Internos (SII) empezó con su proceso de masificación de la factura electrónica para todos los contribuyentes; desde entonces y mediante la Resolución No 45 del mismo año, referente a los Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, el Estado chileno se aseguró de que los servicios referentes a trámites de compras, deben realizarse electrónicamente en el portal Chilecompra.cl; el objetivo de esta iniciativa fue reglamentar digitalmente el ciclo de compras.

Finalmente, podría decirse que el proceso de facturación en Colombia, en gran medida, fue aprendido de Chile y sus lecciones de éxito; sin embargo, es necesario explorar contextos y analizar el desempeño de las empresas piloto que participaron en este tránsito para conocer su percepción y crear medidas e incentivos para las empresas que aún no han logrado transitar hacia la facturación electrónica.

¿Cómo optimizar el proceso de facturación electrónica?

En principio, fue un acierto hacer parte de los facturadores electrónicos que participaron en la prueba piloto propuesta por la DIAN; el camino subsiguiente será reducir al mínimo porcentaje el nivel de errores que puedan presentarse en el camino hacia la facturación electrónica. Es importante tener en cuenta que la legislación, no solamente está erigida sobre principios y lecciones de éxito de los países pioneros en el mundo, sino que además cuenta con experiencias satisfactorias de procesos colombianos al respecto, por lo que ceñirse a la legislación y confiar en los estándares legales colombianos, evitará los errores durante toda la implementación de la factura electrónica.

Para transitar hacia este nuevo proceso es importante que sepas cuáles son las normas y bajo qué marco legal se ampara la facturación electrónica. Si quieres conocer más, te invitamos a que hagas parte de los seminarios actualizados que Siigo tiene para ti; además de que te invitamos a confiar en nuestro Software de contabilidad, gratuito para contadores y el que más beneficia a empresarios de mipymes.

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Lina Marcela Giron autora siigo blog periodista

Escrito por Lina Marcela Girón Sánchez

Soy Periodista baja y delgada, pero de gran carácter, por eso me siento identificada con los contadores y los empresarios. Me entusiasma definir los conceptos contables y financieros que necesitan los entrepeneurs y los grandes empresarios para gestionar mejor sus negocios. Me gusta escribir, planear y opinar mucho. Mi nivel de distracción es tan alto que me tocó aprender a manejarlo a favor de mi trabajo, convirtiéndolo en una materia prima a la hora de escribir: mi imaginación.

 

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