Software de
facturación electrónica
autorizado por la DIAN

Es una nueva forma de facturar, que consiste en la emisión de facturas por medio de un Software tecnológico en la nube. Estos documentos son validados por la DIAN a través de los códigos CUFE y CUDE y dan cuenta de la venta de bienes y servicios.

Los obligados a facturar electrónicamente se clasifican de acuerdo con la actividad económica principal inscrita en el RUT y, por lo tanto, entrarían en el grupo de los seleccionados por la DIAN para expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición. Para saber si estás obligado primero debes conocer tu código CIIU.

Para facturar electrónicamente debes seguir 3 sencillos pasos:

1. Habilitarte ante la DIAN como facturador electrónico. 
2. Contar con un software de facturación electrónica como el de Siigo.
3. Obtener un certificado de firma digital (Siigo te lo proporciona).

Es una autorización que contiene los rangos de numeración que utilizarás en tu facturación. Este es un requisito indispensable para la expedición de facturas y se debe tramitar directamente en la DIAN.

Debes hacer una solicitud ante la DIAN para obtener un número de autorización; este consiste en un sistema de anotación consecutiva que irá en cada factura electrónica que expidas.

Es la autorización que le otorga la DIAN al facturador por medio de la resolución de facturación, para que este facture de acuerdo con una numeración consecutiva que se da por intervalos y su vigencia es máximo de 2 años.

Si ya obtuviste por primera vez tu resolución de facturación y necesitas actualizarla, debes dirigirte al sitio web de la DIAN y configurar un nuevo tipo de comprobante de factura de venta desde tu usuario.

El CIIU es un código que clasifica a las empresas según su actividad económica. Para consultarlo, debes ingresar al servicio de Consulta y Actualización de Actividades Económicas de la Cámara de Comercio.

Los requisitos definidos por la DIAN son:

1. Contar con un software para facturar electrónicamente. 
2. Los apellidos y nombres de quien preste el servicio o el NIT del vendedor. 
3. Los apellidos y nombres del comprador o el NIT del comprador. 
4. Que tenga los códigos CUFE, CUDE y QR. 
5. Contar con un certificado de firma digital. 
6. Usar un sistema con validación previa. 

Para profundizar acerca de los requisitos te invitamos a consultar el siguiente artículo.

Es un tipo de firma digital utilizada para firmar documentos electrónicos; garantiza la seguridad de la información gracias a que esta se encuentra encriptada, es decir, los datos solo pueden interpretarse con una contraseña o clave. Cuando facturas con Siigo nosotros te lo proveemos.

Es un proceso que realiza la DIAN, el cual garantiza que la factura cumpla con cerca de 263 validaciones.

Debes realizar el proceso de habilitación exigido por la DIAN para realizar las pruebas tecnológicas, que comprueben la idoneidad del software que elijas para implementar la facturación electrónica. Este proceso lo realizas directamente en el sitio web de la DIAN.

Ingresa a tu perfil en el portal de la DIAN, da clic en numeración de facturación, una vez más en la opción numeración de facturación, luego clic en consultas, consultas por NIT y rango de fechas de expedición. Ingresa los datos y da clic en consultar.

La DIAN autoriza cuatro tipos de factura: factura electrónica, factura por Sistema POS, facturas en papel y en computador; cada una de ellas tiene requisitos específicos, los cuales corresponden a las necesidades de tu negocio y a tus responsabilidades tributarias. Para profundizar acerca del tema te invitamos a consultar: tipos de facturas que puedes emitir.

Una vez el cliente recibe la factura después de haber realizado una compra, debe revisar si dicha factura es válida; para hacerlo, tiene que ingresar al sitio web de la DIAN con su número de documento y el NIT del facturador electrónico. En 48 horas ya podrá visualizar la factura en la plataforma de la DIAN.

Los proveedores de facturación electrónica son las empresas que cumplen con los requisitos exigidos por la DIAN para proveer el servicio de generar facturas electrónicas a las empresas obligadas. Siigo es el proveedor número 1 de facturación electrónica en Colombia actualmente.

Las sanciones por no facturar electrónicamente pueden ser cualquiera de las siguientes: sanción económica, cierre del establecimiento y sanción por error en la información. Estas sanciones dependen del tipo de “infracción” o incumplimiento que hayas cometido en el proceso de facturación electrónica.