Resolución de facturación electrónica ante la DIAN: Así puedes obtenerla

EMPRESARIO | 6 MINUTOS DE LECTURA

resolución de facturación electrónica

La DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) por medio de la resolución 55 de 2016 dio a conocer el nuevo procedimiento que se debe realizar para habilitar y autorizar la numeración de las facturas de venta, siguiendo su nuevo estándar, que debe aplicarse a partir de 2019.

En el artículo 6 de la misma resolución de facturación se estipuló que a partir de día 1° del mes de julio del año 2017, todos los trámites para la autorización, Inhabilitación o habilitación de la numeración de la facturación única y exclusivamente se puede realizar de manera virtual.  En este artículo te contamos en qué consiste la resolución de facturación para que estés al día con el trámite.

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Diferentes roles de usuario

Para la DIAN  hay tres roles específicos para el trámite de la facturación electrónica: el facturador electrónico, el proveedor tecnológico y el adquiriente. Mira en qué consisten cada uno de ellos:

Facturador Electrónico

El facturador electrónico es la persona jurídica o natural que según el Estatuto Tributario está en la obligación de facturar y de su selección se encarga la DIAN para que pueda expedir facturas electrónicas. Puede ser una persona jurídica o natural que de acuerdo con el Estatuto Tributario esté obligada a facturar, que no la ha elegido la DIAN y, decida de forma voluntaria expedir su facturación de forma electrónica; sin embargo, también pueden ser las personas jurídicas que a pesar de no tener la obligación tributaria, decidan de forma voluntaria expedir su facturación de forma electrónica.

Proveedor tecnológico para la facturación electrónica

El proveedor tecnológico es una persona jurídica o natural que le presta el servicio asociado con la expedición de la factura electrónica a todas aquellas personas que están obligadas a facturar electrónicamente y a todos los adquirientes que tomen la decisión de generar sus facturas de forma electrónica en el momento que tanto los unos como los otros lo decidan. Este servicio debe incluir la entrega del respectivo ejemplar a la DIAN, sumándole el servicio que se encuentra relacionado con el recibo, rechazo y conservación. El proveedor tecnológico es el encargado de realizar todo el proceso para conseguir la autorización por parte de la DIAN.  

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El adquirente

Es una persona jurídica o natural que obtiene servicios y bienes y está en la obligación de exigir la respectiva factura o el documento equivalente y, al tratarse de una factura electrónica, la recibe, la rechaza, en el momento que sea necesario, y la conserva para el momento en el que debe exhibirla.  

¿Cómo habilitar la facturación electrónica ante la DIAN?

En este artículo te vamos a presentar seis pasos sencillos para que puedas tener la habilitación de la DIAN para facturar electrónicamente. Son muy sencillos. solamente debes seguirlos al pie de la letra.

Ingresa al portal de la DIAN, luego de que estés adentro del sitio web debes hacer clic sobre la casilla de Usuarios Registrados. Para que inicies la sesión debes diligenciar los campos según la información que te pida el recuadro y luego debes hacer clic en el botón de ingresar.

Luego de haber pulsado el botón ingresar, ve a la página de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN. En la parte izquierda de esta página debes encontrar el menú, dentro del menú encontrarás la casilla de facturación electrónica. Cuando hagas clic sobre el botón se van a desplegar todas las funcionalidades que se necesitan para ser habilitado como un facturador electrónico voluntario, directamente o por medio de un proveedor tecnológico.

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1 Registro como facturador electrónico

Para iniciar el proceso en esta casilla debes hacer clic sobre la primera opción que es la de registro como facturador electrónico. Luego te llevará a la página donde están los datos de identificación. Estos datos deben ser verificados antes de que pulses el botón de guardar. Al pulsar el botón de guardar la información suministrada aparecerá en la siguiente pantalla, solo debes pulsar el botón aceptar para continuar con el proceso.

Una vez pulses el botón aceptar el sistema te debe informar que te encuentras registrado como facturador electrónico voluntario y te va a indicar cual es el siguiente paso que debes seguir.

2. Consulta de facturador electrónico voluntario

En la opción de consultar facturador electrónico voluntario, es en donde puedes verificar que has sido registrado de manera correcta como un facturador electrónico voluntario ante la DIAN.

3. Administrar software para facturador electrónico voluntario.

Esta opción te permite realizar varias acciones que son las siguientes: Registrar un Software, solicitar rangos de prueba, verificar si las pruebas han tenido un resultado exitoso, activar el software, cambiar tu contraseña e inactivar el software que ha registrado el facturador electrónico.

Para que inicies el proceso debes hacer clic en el botón registrar, cuando haces esto encuentras varios campos y debes ingresar la respectiva información de los campos. En el campo “nombre” se debe registrar el nombre del software que se piensa registrar, es indispensable que este campo inicie con el número de NIT de quien se encuentra obligado a facturar junto con el nombre de identificación del software. En el campo “Ingrese pin” es un código que debes elegir a tu criterio. El tamaño del pin contiene 7 caracteres alfanuméricos. Campo “confirme pin” en este campo lo único que debes hacer es confirmar el pin que elegiste. Luego debes hacer clic sobre el botón registrar.

Después debes hacer clic sobre el botón generar datos de prueba y se va a desplegar la información que se necesita para registrar el software, la información que se despliega es la siguiente: identificador del software, URL ambiente y usuario ambiente. Es importante que diligencies los siguientes campos que son de carácter obligatorio.

  • Nueva Contraseña: en este espacio debes registrar una contraseña nueva con la que vas a poder ingresar al ambiente y puedas ejecutar las pruebas del software, este es un espacio alfanumérico que cuenta con 10 caracteres en donde debes incluir una letra mayúscula por lo menos.
  • Confirme contraseña: en este espacio se realiza la confirmación del campo anterior llamado nueva contraseña, lo que debes hacer es hacer clic sobre el botón guardar.

Luego de que pulses en botón guardar, el sistema automáticamente va a generar un mensaje en donde te va a indicar que tu software se ha registrado y que ya vas a poder realizar las pruebas.

Obtén los rangos de autorización

Con el fin de que obtengas los rangos de autorización de numeración, la vigencia, la clave técnica y el numero de resolución debes hacer clic sobre el botón rangos de prueba, todos estos datos van a aparecer en la siguiente página y van a ser los datos que utilizarás para conformar las facturas y para que puedas empezar a realizar las pruebas.

Luego de que envíes las facturas que has generado con la información simulada y que consideres que se necesitan para que obtengas un resultado exitoso en las pruebas, puedes consultar si has cumplido con el numero de transacciones exitosas que se necesitan para obtener las transacciones exitosas, solo debes hacer clic sobre el botón verificar.

Si no cumples con el numero de transacciones exitosas el sistema te lo va a informar, pero si por el contrario cumples con el numero de transacciones exitosas, se desplegará un mensaje en donde te informa que lo has hecho bien.

El siguiente paso par dar inicio con la facturación electrónica en ambiente de producción es el de la activación del software que cumplo con todo en las diferentes pruebas. Con el botón de activar el software vas a poder poner a funcionar el software, ten presente que el estado del software se debe encontrar en “Pruebas exitosas”. Cuando presionas el botón activar se despliegan los campos Nit, nombres y apellidos o razón social y tipo de facturador electrónico, vas a tener que ingresar un PIN nuevo para que puedas obtener los datos del ambiente de producción y para que puedas enviar las facturas electrónicas.

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4. Asociar un software para que puedas facturar directamente como un facturador electrónico voluntario

En este paso el facturador electrónico indica cuál va a ser el software que va a utilizar para cumplir con el deber de facturar electrónicamente. A continuación, están los pasos que debes seguir.

En este paso el campo precargado contiene los campos de NIT, nombres y apellidos o razón social, debes seleccionar el software y el proveedor por el que vas a facturar de forma electrónica todas tus operaciones y, luego debes hacer clic sobre el botón de agregar.

Debes tener presente que en el momento en que das clic sobre el botón de asociar se dará inicio de los términos para que la DIAN, mediante la resolución te habilite como un facturador electrónico voluntario, te van a indicar la fecha para iniciar la facturación electrónica de todas tus operaciones.

5. Consulta las transacciones de facturación

Esta es la opción en donde vas a poder consultar todas las transacciones que enviaste al sistema de la facturación electrónica. Ten presente que acá vas a tener que diligenciar los filtros que te solicitan, teniendo en cuenta la información que necesitas, es decir fecha de generación desde – hasta o la fecha de recepción de las facturas y su tipo de ambiente, luego de haber seleccionado la información que necesitas debes hacer clic sobre el botón “Buscar”

Luego de que hayas ingresado la información anterior, vas a encontrar los resultados d elas transacciones de la facturación electrónica, solo debes desplegar los ejemplares que encuentres teniendo en cuenta los filtros que realizaste. Si te interesa ver el resultado de algún documento en especifico solo debes seleccionarlo y hacer clic sobre el botón ver detalle, así vas a poder verificar todo el documento.

6. Adquirente

La opción de registrar un adquirente es la encargada de permitirte inscribir a un participante como Adquirente. También vas a encontrar los campos precargados de NIT, nombres y apellidos o razón social y el correo electrónico, este último es de gran importancia para que en el puedas recibir todas tus facturas electrónicas.

Sección Agregar Software

Para la sección de agregar el software que utiliza, debes añadir o eliminar la información que necesites. En el espacio otro, debes diligenciar el nombre del software que utiliza del adquirente. Luego de haber diligenciado la información, la debes guardar haciendo clic sobre el botón agregar. Después para confirmar tu registro debes hacer clic sobre el botón de guardar, aparecerá un mensaje que te indica que el registro del adquirente se ha realizado.

Estos son los seis pasos que necesitas para realizar tu resolución de facturación ante la Dian, ten presente que debes seleccionar el que más te convenga y seguir paso a paso las indicaciones de registro.

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Luisa Fernanda Cortes autora siigo blog periodista

Escrito por Luisa Fernanda Cortés Ruiz

Soy politóloga y periodista de la Universidad Javeriana de Bogotá. Me apasiona la danza, la música, el diseño de modas, la investigación financiera y el business intelligence. Mi propósito en cada renglón es que mis lectores transformen su vida cuando me leen, es decir, que la información que investigo para ellos sea tan relevante que les cambien pequeñas prácticas de su cotidianidad.

 

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