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Si decides emprender de manera independiente es necesario que establezcas una forma práctica para gestionar tu contabilidad. La forma más práctica y efectiva de lograrlo es contando con un sistema contable, una herramienta valiosa para automatizar procesos.
Si aún no cuentas con un software especializado en contabilidad, y has buscado una herramienta que optimice tus operaciones, no te vayas. En este artículo, te contaremos qué es un sistema contable y para qué sirve; cuáles son sus beneficios y más. ¡Léelo hasta el final!
¿Qué es un sistema contable?
Un sistema contable es un programa que recopila, calcula, almacena y procesa información financiera de forma rápida y eficiente. Están diseñados especialmente para automatizar los procesos financieros de alta complejidad, lo que deja más espacio para el análisis de datos y la estrategia.
Estos sistemas han vivido una evolución notoria a lo largo del tiempo, integrando de forma paulatina nuevas funcionalidades. Haciendo posible que ejecuten tareas cada vez más específicas, incluyendo la gestión de gastos, emisión de facturas control de pérdidas y ganancias, y análisis de información.
Actualmente, la necesidad de implementar un sistema contable es cada vez mayor, al igual que la cantidad de opciones en el mercado. Lo mejor de todo es que no tienes que ser un experto para utilizar esta herramienta, pues se caracterizan por tener interfaces amigables. Al tiempo que trabajan con un lenguaje para que todos los usuarios puedan usarlo fácilmente.
¿Para qué sirve un sistema contable?
Los objetivos del sistema contable permiten cubrir múltiples necesidades a nivel administrativo, permitiendo mejorar los resultados. Sus funciones impactan de manera positiva tanto a contadores independientes como a empresas de todo tipo, pues ofrece soluciones como:
– Registrar y almacenar los datos de todas las transacciones comerciales y financieras de las empresas
– Generar y emitir facturas electrónicas bajo el cumplimiento normativo del SRI
– Emisión de reportes y Anexos exigidos por el SRI
– Proporcionar información útil para la toma de decisiones
– Garantizar la fiabilidad de las actividades comerciales de la empresa
– Control de inventarios
– Gestión de nómina
– Garantizar el cumplimiento tributario
En resumen, un sistema contable sirve para cubrir las tareas repetitivas que requieren registro, control y análisis de datos. Permitiendo que la gestión no solo sea más sencilla, también la hace más eficaz, mejorando resultados.
A largo plazo, permite mayor crecimiento, pues es posible adquirir más responsabilidades sin que esto represente mayor esfuerzo.
Importancia de los sistemas contables
La importancia de los sistemas contables va más allá de la eficacia de la gestión que, si bien es importante, no es suficiente para un negocio. También es necesaria la planeación estratégica, ya que es clave en la proyección de crecimiento.
Al contar con un software que optimiza la gestión y libera tiempo, es posible dedicar más tiempo a la planificación estratégica. Además, al contar con análisis más rigurosos e información confiable, es más factible tomar decisiones acertadas que permitan cumplir los objetivos de crecimiento.
Características de un sistema contable
Son múltiples las características de los sistemas contables que hacen destacar la utilidad y beneficio de la herramienta. A continuación, te contamos en detalle cuáles son las principales:
• Seguridad
Tu información está siempre resguardada y protegida. Esto significa que tendrás que preocuparte porque los datos de tu empresa y los de tus clientes caigan en manos equivocadas o se pierdan por error.
• Flexibilidad
La flexibilidad es una de las principales características de un sistema de contabilidad. Esto se debe a que se adaptan a las necesidades de tu empresa, permitiendo el crecimiento progresivo.
Lo anterior, significa que puedes aumentar la capacidad de las funcionalidades y, al mismo tiempo, adquirir nuevas. Así tu negocio no tendrá límites de ningún tipo.
• Precisión
Ya no hace falta trabajar largas horas en Excel, ni preocuparse por complicados cálculos. Puesto que los sistemas contables se encargan de la mayoría de tareas repetitivas y manuales de forma automatizada. Es decir que, liberas tiempo para otras gestiones más importantes para el crecimiento de la empresa.
• Ahorro de costos
Como es lógico, al implementar un buen sistema contable reduces los costes relacionados con la impresión y envío de documentación.
Si deseas más información sobre cómo sacar provecho a nuestro software administrativo contable y sus funcionalidades.
Tipos de sistemas de contabilidad
Actualmente, existen diferentes tipos de softwares contables, aquí te contamos de que se trata cada uno:
– Hojas de cálculo: se trata de una plantilla a la que se ingresan datos de forma manual.
– Software Contable Personal: son utilizados principalmente para manejar las cuentas personales.
– Software Contable Comercial: son programas genéricos que requieren de instalación, limitando su uso desde otras partes.
– Software Contable Empresarial: integra toda la información en un solo sistema, facilitando la trazabilidad de los datos.
– Software de contabilidad en la Nube: son ideales para gestionar toda la información financiera desde una sola plataforma para simplificar procesos, generar cálculos y automatizar operaciones.
– Software contable instalado (local): se instala en un ordenador y sus datos se almacenan localmente.
– Software de contabilidad de código abierto: están disponibles para que todos los usuarios puedan modificarlos y utilizarlos según sus necesidades.
– Sistema de contabilidad a medida o personalizado: es ideal para empresas con necesidades muy específicas, debido a que requieren mayor inversión por ser personalizados.
– Software de contabilidad gratis: ofrecen funciones básicas y, generalmente, limitadas.
¿Qué elementos pueden conformar un sistema contable?
Aquí te contaremos cuáles son los principales elementos de un sistema contable:
• Plan de cuentas
Se trata de organizar y hacer seguimiento de las diferentes cuentas que se utilizan en una empresa para las transacciones. El objetivo es tener control total de todos los movimientos de dinero, tanto de entradas como de salidas.
• Registro de transacciones
Una de las principales funciones de los sistemas contables es el registro de transacciones de forma automatizada. Además, es una de las más importantes, porque lo hace en tiempo real y asegura efectividad en cada dato.
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• Libros contables
El libro menor y mayor de contabilidad es clave en la gestión contable, puesto que lleva un registro total de todas las transacciones. Hacerlo manualmente puede dar paso a errores en la data u omisiones; al automatizar esta tarea eliminas estos riesgos.
• Estados financieros
Trabajar los estados financieros y realizarlos de forma adecuada y sin errores, requiere tiempo. Un sistema contable lo hace de manera rápida y efectiva.
No lo pienses más, empieza a disfrutar de todas las ventajas que te ofrece un Software Contable en la Nube. En nuestro pódcast te contamos cuáles son y por qué no te las puedes seguir perdiendo.
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¿Cuáles son los informes que se pueden crear con un sistema contable?
Los sistemas contables competitivos ofrecen la creación de informes, los principales son los siguientes:
• Balance general
En este se detallan los activos, pasivos y patrimonio de una empresa.
• Estado de resultados
También llamado estado de ganancias y pérdidas. Es un reporte financiero que muestra de manera detallada cuáles fueron los ingresos que obtuvo una empresa y sus gastos durante un periodo determinado.
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• Libro Mayor
Es el documento en el que se registran, de manera ordenada e individual, los ingresos, gastos y demás movimientos de las cuentas contables de una empresa.
• Estado de flujo de efectivo
Este reporte muestra los movimientos de efectivo que una empresa genera durante un periodo específico, por ejemplo, un trimestre o semestre del año comercial.
• Reporte de impuestos y retenciones
Mediante este informe es posible conocer fácilmente la información fiscal de tu negocio.
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Te invitamos a conocer todos los detalles del Sistema Contable Online de Siigo Contífico llevar la contabilidad de tu empresa ahora es más fácil, ya que tienes un registro automático de los diferentes reportes financieros, contables y comerciales alineados con la normativa reciente. Además, te ofrece una diversidad de funcionalidades, como son:
– Registro de cobros, gastos y pagos
– Creación de clientes y proveedores
– Posibilidad de emitir facturas y enviarlas directamente al cliente
– Control sobre los cobros y los pagos
– Conciliación bancaria o conciliación contable
– Gestión de documentos contables que respalden las transacciones
– Creación de Libro Diario y Libro Mayor para registros contables
– Planes que se ajustan a las necesidades de tu negocio
– ¡Y mucho más!
En pocas palabras, un sistema contable es una excelente herramienta para conocer el detalle de toda la contabilidad de una empresa. Permitiendo tener mayor control sobre tu pyme. ¡No esperes más e impleméntalo ahora!
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