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En el contexto empresarial, la gestión eficiente del control de inventarios es fundamental para el éxito de la línea productiva. Puesto que es un proceso clave para optimizar los recursos y asegurar la satisfacción del cliente.
Es por esto por lo que, si tienes problemas con esta gestión, te invitamos a quedarte hasta el final de este artículo. En él, hablaremos a detalle sobre qué es el control de inventarios, herramientas de control de inventarios, sus ventajas, los métodos más comunes.
También, nos enfocaremos en la aplicación de un buen sistema de control de inventarios y prenderás a cómo mejorar el control de inventarios y las mejores prácticas para su gestión.
¡Empecemos!
¿Qué es el control de inventarios?
El control de inventarios es un proceso de gestión en donde se supervisan las existencias de productos y materias primas que tiene una empresa. También se trabaja la adquisición, almacenamiento y seguimiento de bienes.
El objetivo del control de inventarios es mantener un equilibrio adecuado entre la oferta y la demanda. No se trata únicamente de realizar un formato de control de inventarios que registre un conteo de productos o materias primas. También se debe asegurar que la cantidad ideal esté siempre disponible justo cuando se necesita, sin excesos que generen costos innecesarios, ni escasez que frustre a sus clientes y frene sus ventas.
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Importancia del control de inventarios en las empresas
El control de inventarios es crucial para cualquier empresa. Su función principal es mantener un balance óptimo entre la oferta y la demanda. Así, se evita tanto la escasez de productos (que causa pérdidas de ventas) como el exceso (que genera costos innecesarios).
Una gestión eficiente asegura la disponibilidad para los clientes y optimiza los recursos financieros, impulsando la rentabilidad y la eficiencia operativa del negocio. Así que la importancia del control de inventarios radica en mantener una perfecta sincronización de este. El propósito es esta gestión es asegurar la disponibilidad de productos, optimizar costos y evitar pérdidas.
¿Para qué sirve un sistema de control de inventarios?
El objetivo del control de inventarios es mantener un equilibrio adecuado entre la oferta y la demanda. Por lo que resulta ser un proceso esencial para evitar excesos y escases, aspectos que pueden llevar a pérdidas económicas o afectar la productividad.
Otro de los fines principales del control de inventarios es asegurar suficientes productos disponibles para satisfacer la demanda. Al mismo tiempo, debe evitar un exceso de existencias, así no habrá costos excesivos en cuanto a almacenamiento ni pérdida de productos.
Ten en cuenta que, para lograr un control de inventarios efectivo en tu negocio, es imprescindible implementar estrategias y herramientas. Estos elementos permitirán monitorear y gestionar los inventarios de manera efectiva.
Reconocer para qué sirve el sistema de gestión de inventarios no solo mantiene el equilibrio entre la oferta y la demanda de tu empresa. También permite tomar mejores decisiones a corto, mediano y largo plazo.
Ventajas de tener un buen sistema de control de inventarios
Cuando implementas un sistema de control de inventarios en tu empresa, empiezas a disfrutar de diferentes beneficios. Principalmente, el aumento de la eficiencia operativa y la rentabilidad.
A continuación, te presentamos las principales ventajas de un control de inventarios efectivo.
1. Reducción de costos operativos
Al implementar un control de inventarios podrás minimizar los costos asociados al almacenamiento de productos. Esto, en parte, porque evitarás exceso de productos y materias primas, pues tendrás las cantidades necesarias.
Por otra parte, la optimización de los niveles de inventario, permiten reducir los gastos operativos, al tiempo que aumenta tu margen de beneficio.
2. Aumento de la eficiencia y productividad
Cuando tienes un sistema de control de inventarios eficaz, promueves una planificación y ejecución de las operaciones diarias de forma óptima. El resultado es la mejora de la productividad y reducción del tiempo y esfuerzo que se destina a la gestión.
También puedes leer: Tipos de métodos de control de inventarios que puedes implementar en tu negocio
3. Mejora en la satisfacción del cliente
Al garantizar una adecuada gestión del inventario, aseguras que los productos estén disponibles cuando tus clientes los soliciten. Esto promoverá una mejora en la satisfacción y fidelidad de tus clientes.
Además, un buen control de inventarios reduce los tiempos de espera, un factor clave al momento de asegurar una buena experiencia al cliente.
4. Ayuda a prevenir las pérdidas
Si se trata de evitar pérdidas, el control de inventarios es uno de los mejores aliados, puesto que reduce el riesgo de deterioro y la caducidad de productos. Esto es posible gracias a la gestión de monitoreo, la cual se encarga de identificar y corregir problemas a tiempo.
5. Optimiza el espacio disponible para el almacenamiento
Un control eficiente de inventarios te ayudará a utilizar mejor el espacio de almacenamiento, ya que evitas acumulaciones innecesarias. Al mismo tiempo, aseguras que los productos se almacenen de manera ordenada y accesible.
¿Cómo se hace un control de inventarios efectivo?
Sabemos que implementar un sistema de control de inventarios puede parecer un gran reto; por eso, desde Siigo Contífico te acompañamos en este proceso. A continuación, te contamos paso a paso cómo ejecutarlo de manera efectiva y simple:
Paso 1: Evaluar las necesidades y procesos del negocio
El primer paso que debes hacer es analizar las necesidades específicas de tu negocio y determinar qué tipo de control de inventarios es el indicado para tus operaciones. Para ello, debes considerar factores clave, como los siguientes:
– Tamaño de tu inventario.
– Frecuencia de las ventas.
– Naturaleza de tus productos.
Paso 2: Seleccionar las herramientas de control de inventarios adecuadas
Las herramientas tecnológicas, como los softwares especializados, son de gran ayuda para asegurar una gestión óptima. Por otro lado, te recomendamos que te fijes en las siguientes características:
– Que su interfaz sea amigable y fácil de usar.
– Que permita escalabilidad.
– Compatibilidad con otras herramientas.
– Que sea online para mayor flexibilidad.
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Paso 3: Capacitación del personal involucrado
Es importante que una vez elijas un sistema especializado y lo implementes, procedas a presentarlo a tus colaboradores. Seguido, deberás capacitarlos, enseñarles cómo funciones y cómo hacer un adecuado uso de la herramienta.
Paso 4: Integración con sistemas de facturación y control de inventario
Un paso indispensable y que requiere especial atención es la transferencia de tu información de inventarios al nuevo sistema. Es clave que verifiques que cada dato sea preciso y esté completo, ya que podría haber problemas en el futuro.
Paso 5: Pruebas, ajustes y monitoreo constante
Hacer pruebas piloto te permitirá identificar y corregir posibles problemas antes de la implementación. Esto, te asegurará que el software que has implementado funciona correctamente.
Paso 6. No olvides hacer monitoreos constantes
Una vez has implementado el software para gestionar el control de inventario de tu negocio, lo ideal es que realices un monitoreo regular. El objetivo es asegurar que la herramienta funcione correctamente y que, en caso de ser necesario, realices los ajustes pertinentes.
Métodos y formatos de control de inventarios más utilizados
Existen varios métodos de control de inventarios que puedes implementar en tu negocio. La clave es identificar tus necesidades y características específicas para así elegir el adecuado.
En este espacio te contaremos cuáles son los métodos más comunes y sus características, así podrás elegir el adecuado para ti:
• Método EOQ
El método EOQ, por sus siglas en inglés: Economic Order Quantity, en español: Cantidad Económica de Pedido. Se trata de una fórmula que permite determinar la cantidad adecuada de pedido de productos e insumos.
El objetivo es minimizar los costos totales de la gestión inventario. Es un método adecuado para aquellos negocios que buscan equilibrar el costo por organización y mantenimiento.
• Método ABC
El método Activity Based Costing (ABC), se basa en clasificar los inventarios en tres categorías: A, B y C. Determinar qué producto va en cada categoría depende de su importancia y valor.
• Método PEPS
El método Primero en Entrar, Primero en Salir, se basa en la premisa de que los primeros productos que entran al inventario, son los primeros en salir. Su enfoque resulta de gran utilidad cuando se trabajan productos perecederos, ya que evita las pérdidas por deterioro o vencimiento.
• Método de conteo cíclico
Se trata de un sistema donde el monitoreo o revisión se realiza a una sola sección del inventario. Es decir que, no se hace un seguimiento a todos los productos o insumos al mismo tiempo.
Es un método ideal para detectar y corregir errores que se presentan con mayor frecuencia. Podríamos decir que su objetivo es mejorar la precisión del inventario sin interrumpir las operaciones diarias.
• Método JIT
El método Just In Time (JIT), se basa en la compra de inventario o insumos solamente cuando es necesario para los procesos de producción o venta. Es un método que requiere de coordinación precisa con proveedores, además de una planificación detallada para que la cadena de suministro funcione efectivamente.
Herramientas y sistemas de control de inventarios
El control de inventarios es un aspecto crítico para la eficiencia y rentabilidad de cualquier negocio, y en Ecuador no es la excepción. La digitalización y automatización han transformado la forma en que las empresas gestionan sus existencias.
Entre las herramientas y sistemas de control de inventarios, podemos encontrar:
Software de control de inventarios: características esenciales
En Ecuador, las empresas tienen acceso a diversas herramientas y sistemas para la gestión de inventarios, que van desde métodos manuales (cada vez menos comunes en empresas con cierto volumen) hasta soluciones de software avanzadas.
Para que un software de control de inventario sea realmente efectivo, debe ofrecerte:
– Seguimiento en tiempo real: conoce al instante qué tienes y dónde está.
– Alertas automáticas: recibe avisos para reabastecerte a tiempo.
– Integración sistemas: se conecta con tu facturación y contabilidad.
– Informes detallados: genera reportes clave para tomar decisiones.
– Gestión lotes/almacenes: controla productos por lotes y en varias bodegas.
– Conteo automatizado: agiliza el conteo físico, como por ejemplo, los códigos de barras.
– Uso fácil: interfaz intuitiva y sencilla para todos.
– Seguridad datos: protege tu información valiosa del inventario.
Optimiza tu gestión de inventarios migrando a una gestión digital que te asegura un seguimiento efectivo, evitando pérdidas y mejorando tus resultados. Descubre cómo lograrlo con nuestro webinar gratuito, míralo ahora aquí:
Integración con sistemas de facturación
La integración de un software de inventario con el sistema de facturación crea una conexión potente que trae muchos beneficios a tu negocio. Cada vez que registras una venta o devolución, el stock se actualiza automáticamente, dándote un control preciso en tiempo real y evitando errores como vender algo que ya no tienes.
Esta automatización no solo hace la emisión de facturas más rápida al reducir la entrada manual de datos, sino que también mejora la eficiencia operativa al eliminar el trabajo duplicado. Con menos errores humanos y datos consistentes, podrás tomar decisiones más informadas gracias a reportes completos sobre ventas y rentabilidad, facilitando además el cumplimiento de las normas.
Automatización y digitalización del control de inventario
Como ya sabes estamos en la era donde todo exige mayor agilidad, la automatización y digitalización representan la evolución moderna del control de inventario, transformando procesos manuales lentos y propensos a errores en operaciones eficientes y precisas, entre las ventajas que podemos obtener con esta son:
– Menos errores: es decir obtienes mayor precisión, evitando errores de conteo.
– Visibilidad constante: todo tu inventario lo puedes conocer en Tiempo real.
– Ahorro de costos: reduce tus pérdidas y ahorra costos.
– Mejor predicción: se puede cuantificar la demanda exacta de tus productos.
– Clientes felices: la importancia del control de inventarios tiene 3 pilares: evitar pérdidas, conocer la demanda, y sobre todo hacer feliz al cliente, por lo que cuentas con una disponibilidad garantizada para lograrlo.
¿Cómo mejorar el control de inventarios en tu empresa?
Después de implementar un sistema de gestión de inventario para tu negocio, es importante considerar un aspecto clave: las buenas prácticas. Al aplicarlas, vas a marcar una gran diferencia en la eficiencia y precisión de tu gestión.
Desde Siigo Contífico, queremos compartirte algunas recomendaciones para un control de inventarios efectivo:
• Buenas prácticas de monitoreo y auditoría
Programa auditorías regulares para verificar la exactitud del inventario y detectar discrepancias. Las auditorías periódicas ayudan a identificar problemas antes de que se conviertan en pérdidas significativas y aseguran la integridad del inventario.
• Actualización de registros en tiempo real
Debes velar para que todos los movimientos de tu inventario estén registrados de manera precisa y oportuna. Esto resulta esencial para la toma de decisiones informadas y la planificación de futuros pedidos.
• Optimización del almacenamiento y logística
La organización eficiente en tu almacén es clave para que la cadena de producción se mantenga de forma correcta. Garantizar este aspecto es sencillo, puedes optar por etiquetas y códigos de barras.
Por su puesto, utilizar el espacio de manera óptima es otro aspecto fundamental, puedes buscar repisas o racks que optimicen este factor.
• Uso de tecnología para el control de inventarios
Las herramientas tecnológicas serán un gran apoyo para tu gestión de inventarios. Por ejemplo, los sistemas de identificación por radiofrecuencia (RFID), son ideales para mejorar la precisión y aumentar la velocidad del seguimiento del inventario.
• Políticas internas y comunicación efectiva
Las políticas al interior de tu negocio son un cimiento clave para la adecuada ejecución de cada proceso. Por tanto, establecer políticas claras y tareas estandarizados para la gestión de tu inventario debe ser una prioridad.
Plantea las políticas y defínelas a detalle, estas, ayudarán a asegurar efectividad y consistencia en tu gestión. Al mismo tiempo, facilitarás el cumplimiento de las otras buenas prácticas que deseas para tu empresa.
Mantener una comunicación abierta y constante con las diferentes partes del proceso de control de inventarios es imprescindible. Por un lado, tienes a tus proveedores, con quienes debes asegurar una cadena de suministro fluida y eficiente. Tus colaboradores, por otra parte, también deben estar al tanto de todas las tareas y procesos pendientes.
Al contar con canales de comunicación efectivos, no solo podrás prevenir retrasos en las ordenes, también garantizarás que los productos estén disponibles cuando se necesitan.
Optimiza el control de inventarios de tu empresa con Siigo Contifico
Siigo Contifico es una herramienta en la nube que ofrece una solución integral para la gestión empresarial, incluyendo un módulo de control de inventarios. Optimizar el control de inventarios implica aprovechar al máximo sus funcionalidades para lograr mayor precisión, eficiencia y rentabilidad.
Aquí te mostramos algunas de las funcionalidades con las que Siigo Contifico puede optimizar el control de inventarios de tu empresa:
– Siigo Contifico centraliza todas las entradas y salidas de productos, brindándote una visión en tiempo real del stock. Al ser una solución en la nube, puedes acceder a esta información desde cualquier lugar, ideal para negocios con múltiples ubicaciones.
– El sistema permite organizar productos con categorías y subcategorías y gestionar el inventario detalladamente en múltiples bodegas, facilitando traslados y visibilidad.
– Integra el inventario con la facturación electrónica, actualizando automáticamente el stock con ventas y compras, y te notifica sobre niveles mínimos de inventario para evitar rupturas de stock.
– Siigo Contifico te permite aplicar métodos de gestión como PEPS, además de generar informes detallados para optimizar tus compras e identificar tendencias.
Se reducen significativamente los errores humanos en el registro de inventario, lo que se traduce en menos descuadres. Los reportes y la capacidad de realizar auditorías te ayudan a detectar rápidamente discrepancias.
Así llegamos al final de este artículo, esperamos que te haya sido de gran utilidad para trabajar un control de inventarios eficiente y basado en las mejores prácticas. Recuerda que, si deseas ser el primero en conocer nuestros contenidos, solo debes suscribirte al blog de Siigo Contífico. ¡Llena el formulario acá abajo y listo!
