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En la actualidad, lo digital tiene un rol fundamental en sector empresarial y financiero. Puesto que permite trabajar los procesos administrativos de manera más eficiente, rápida. Al tiempo que ofrecen mayor seguridad para los datos sensibles.
Un ejemplo de ello es la firma electrónica, la cual ha revolucionado la forma en que se gestionan documentos con validez legal. En este sentido, la firma digital se convierte en un factor clave para los procesos contables y administrativos de las empresas. Así que, si no cuentas con una idea clara sobre este mecanismo, te invitamos a quedarte hasta el final de este artículo.
¿Qué es la firma electrónica en Ecuador?
La firma electrónica en Ecuador es un requisito obligatorio para certificar la identidad de quien firma determinado documento digital. Sin embargo, solo es obligatorio en determinados casos y situaciones.
Conceptualmente, la firma electrónica es un mecanismo integrado por un conjunto de datos electrónicos. Su fin es garantizar la autenticidad de ciertos documentos digitales, proporcionando una validez equivalente a la de una firma manual. Así lo establece la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos.
En otras palabras, la firma electrónica es semejante a la firma digital de la firma manuscrita. Pero tiene una gran diferencia, y es que la firma electrónica cuenta con medidas de seguridad que garantizan:
– Autenticidad: confirma la identidad de quien firma.
– Integridad: asegura que el documento no ha sido alterado después de ser firmado.
– No repudio: impide que el firmante niegue la autoría del documento.
– Confidencialidad: protege la información contenida en el documento.
¿Para qué sirve la firma electrónica?
Si no tienes claro para qué sirve la firma electrónica no tienes que preocuparte, acá te contamos. La firma electrónica se utiliza para validar firmas en documentos digitales, se puede emplear en diversos ámbitos, tales como:
– Trámites gubernamentales: como la declaración y pago de impuestos ante el SRI, trámites en el IESS (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social), gestión de procesos en el Registro Civil y en el SERCOP (Sistema Nacional de Contratación Pública).
– En gestión de procesos empresariales: incluyendo la firma de contratos laborales y comerciales, y emisión de facturas electrónicas. También, para la presentación de balances financieros y trámites bancarios.
– En el ámbito personal: se usa para firma de documentos legales, trámites notariales, gestiones bancarias personales, solicitudes de crédito y trámites académicos.
Tipos de firmas electrónicas reconocidas en Ecuador
En Ecuador existen diferentes tipos de firmas electrónicas que cuentan con reconocimiento legal. Cada una de sus variables cuenta con distintas medidas de seguridad y aplicaciones, permitiendo elegir la opción más indicada de acuerdo a tus necesidades.
A continuación, te detallamos los tipos más comunes para que conozcas sus características, así podrás implementar la más apropiada:
• Firma electrónica simple
La firma electrónica simple se basa en el modelo de datos electrónicos cuyo fin es identificar al quién firma determinado documento. Sin embargo, su sistema no cumple con todos los requisitos de una firma avanzada, por lo que puede presentar limitaciones en su validez legal.
Es decir que, la firma electrónica simple no funciona para todo tipo de trámites. Averigua si es válida para la documentación que manejas en caso de que consideres implementarla.
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• Firma electrónica avanzada
La firma electrónica avanzada se caracteriza por ofrecer altos niveles de seguridad a la información financiera. Esto, no solo representa mayor tranquilidad para los usuarios, también significa cumplimiento de los requisitos que exigen las autoridades fiscales.
Dentro de sus cualidades más destacables se encuentran las siguientes:
– Se vincula únicamente al firmante.
– Permite confirma la identidad quien firma.
– Se crea únicamente bajo los medios que el firmante tiene bajo su control exclusivo.
– Está vinculada a los documentos electrónicos que se firman, es decir que es posible detectar cualquier modificación posterior.
• Firma digital certificada
La firma digital certificada en Ecuador es la versión que ofrece mayor nivel de seguridad y validez legal. Su base principal es un certificado digital que emite una entidad de certificación acreditada; como el Banco Central del Ecuador.
Dentro de sus principales protocolos de seguridad, se encuentra la criptografía de clave pública. Esto hace que cuente con validez legal para todo tipo de trámites, incluyendo los que se hacen con entidades gubernamentales y facturación electrónica.
Formatos de Firma Electrónica
Una de las características de la firma electrónica son los diferentes formatos en los que se puede trabajar. Cada uno de estos tipos cuentan con ciertas específicas y tienen sus usos particulares. Aquí te detallamos cada uno:
• Archivo
La firma electrónica en formato de archivo es uno de los más utilizados. Consiste en archivos digitales, como el .p12 y .pfx, los cuales cuentan con certificación de firma electrónica.
Una característica a destacar de este tipo de formato es su flexibilidad en el almacenamiento, ya que puede alojarse en cualquier dispositivo. Esto, también la hace portátil y fácil de compartir, por ejemplo, es posible enviarla vía correo electrónico.
Otros puntos a resaltar es que necesita de contraseña para ser utilizada y cuenta con cierto periodo de validez. Es decir que debe ser renovada.
• Token
El token funciona como una memoria USB. Es un formato que cuenta con certificado de firma electrónica, lo que quiere decir que cuenta con altos niveles de seguridad. Incluyendo la disposición del dispositivo físico y contraseña.
El token es un formato con gran demanda, ya que su vida útil es larga, generalmente de 10 años. Sin embargo, si certificación debe renovarse de forma regular.
• PAdES
PAdES es el acrónimo de Firmas Electrónicas Avanzadas en PDF. Es un formato que se usa específicamente en documentos de PDF, pues está diseñado para integrarse visualmente a estos archivos.
Es uno de los formatos más utilizados, pues cumples con estándares internacionales y tiene una validez de largo plazo.
• XAdES (XML Avanzado)
XML por sus siglas en inglés: Advanced Electronic Signatures. Es un formato basado en XML diseñado puntualmente para la firma documentos electrónicos.
Al ser especial para facturas electrónicas, se ha determinado como el formato oficial que utiliza el SRI. Esto quiere decir que es seguro y, además, es compatible con sistemas automatizados para la facturación electrónica.
• CAdES (Binario Avanzado)
CAdES, por sus siglas en inglés: CMS Advanced Electronic Signatures. Este formato permite firmar cualquier tipo de archivo o dato binario, por lo que ofrece versatilidad para firmar cualquier tipo de archivo.
Vale la pena resaltar que el CAdES no altera el formato original de los documentos en los que se utiliza. Puesto que se almacena de forma separada al contenido.
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Cómo sacar la firma electrónica en Ecuador
¿Para qué sirve la firma electrónica?
Tener claro cómo sacar firma electrónica Ecuador es indispensable si tienes que emitir documentos electrónicos con validez fiscal. Por eso, aquí te contamos de maneta detallada paso a paso cómo puedes hacerlo:
1. Elige una entidad que certifique firmas electrónicas
En Ecuador, puedes optar por varias opciones, cada una cuenta con requisitos específicos y tarifas diversas. Compáralas antes de elegir para que puedas tomar una decisión acertada.
2. Prepara toda la documentación y requisitos
Los requisitos que generalmente se solicita son los siguientes:
– Cédula de ciudadanía o pasaporte vigente.
– Papeleta de votación actualizada.
– RUC.
– Comprobante de pago por el servicio.
– Correo electrónico personal.
En caso de ser una persona jurídica, debes a adicionar los siguientes aspectos:
– RUC de la empresa.
– Copia del nombramiento del representante legal.
– Cédula y papeleta de votación del representante legal.
– Autorización firmada por el representante legal.
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3. Realiza la solicitud en línea
La solicitud de la certificación se hace, normalmente, a través de los sitios web de las entidades certificadoras. Para ello, debes buscar la página online y realizar el debido proceso. Para ello, te solicitarán la documentación preparada en el punto anterior.
Una vez completes el proceso de diligenciamiento, finaliza y envía.
4. Recepción del certificado
Al recibir tu solicitud, la entidad receptora verificará tu identidad, y si todo está en orden, recibirás tu certificado de firma electrónica. La mayoría de entidades te permite seleccionar el formato, así no tendrás que preocuparte por el tipo de firma electrónica que has implementado.
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Renovación de la firma electrónica en Ecuador
La renovación de firma electrónica en Ecuador se debe hacer con cierta periodicidad, generalmente, de uno a dos años. Esto se debe a que su validez es temporal; sin embargo, renovar la certificación es rápido y sencillo.
A continuación, te contamos cómo hacerlo:
1. Realiza un seguimiento para verificar la fecha de vencimiento
Lo primero que debes hacer es saber con qué frecuencia deber actualizar tu firma electrónica. De esta manera, podrás crear un plan de seguimiento y acción para iniciar la renovación con anticipación.
Crea un cronograma y alertas para asegurar efectividad.
2. Inicia el proceso de renovación con anticipación
Si vas a trabajar un cronograma, lo ideal es que establezcas la fecha para iniciar la renovación al menos dos semanas antes del vencimiento. Los pasos a seguir para este proceso son los siguientes:
– Accede al portal web de la entidad certificadora con la que trabajas.
– Ingresa a la sección de renovación de certificados.
– Completa el formulario con tus datos actualizados y adjunta la documentación que te soliciten.
– Realiza el pago correspondiente.
3. Realiza la actualización del certificado
Este paso depende del formato de firma electrónica que trabajes, ya que puede variar. Por ejemplo, para certificados en archivo se recibe un nuevo archivo digital que deberás instalar en equipo o sistema.
Si trabajas con token, deberás presentarte en la entidad certificadora para la actualización del certificado en tu dispositivo de token.
Nota: ten en cuenta que la Subsecretaría de Gobierno Electrónico, exige que la renovación se realice antes del vencimiento de la certificación. En caso de que superes el plazo de vencimiento no solo se suspenderá el servicio; también deberás hacer todo el proceso de certificación inicial.
Preguntas frecuentes sobre la firma electrónica en Ecuador
¿Aún tienes algunas dudas respecto a los requisitos firma electrónica? Aquí te resolvemos las preguntas más comunes:
• ¿Es legal la firma electrónica en Ecuador?
Sí. En Ecuador, la firma electrónica en Ecuador no solo es completamente legal, también es obligatoria en ciertos documentos digitales. Es se debe a que tiene la misma validez jurídica que una firma manuscrita.
Lo anterior, lo sustenta la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos. Puntualmente, en su que en su artículo 14 establece lo siguiente:
“La firma electrónica tendrá igual validez y se le reconocerán los mismos efectos jurídicos que a una firma manuscrita en relación con los datos consignados en documentos escritos, y será admitida como prueba en juicio.”
• ¿Cuánto tiempo tarda obtener la firma electrónica?
El tiempo para obtener la firma electrónica varía por varios aspectos; principalmente por los tiempos estimados de la entidad certificadora. Por otra parte, se encuentra la carga de solicitudes, la cual puede tener una alta o baja demanda.
• ¿Qué pasa si pierdo mi certificado?
En caso de que pierdas tu certificado de firma electrónica puedes hacer dos cosas. Tramitar su renovación o solicitar uno nuevamente. Sin embargo, lo ideal siempre será que evites la perdida de este importante documento. Para ello, puedes hacer un respaldo o copia de seguridad, así evitas problemas futuros. No olvides protegerlos con contraseña u otras medidas que restrinjan su acceso.
Ahora ya sabes qué es la firma electrónica en Ecuador, cuál es su importancia y cómo tramitarla para que esté certificada. Recuerda siempre cumplir con este requisito y garantizar la vigencia de su certificado.
Esperamos que haya sido de utilidad este contenido y recuerda que puedes acceder a más artículos similares en el blog de Siigo Contífico. También te puedes suscribir llenado el formulario que encuentras aquí abajo.+
