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La factura es uno de los documentos más importantes para tu negocio. No solo sirve para tener tu contabilidad al día, sino que, además, te permite respaldar cada una de las operaciones comerciales y cumplir con la normativa establecida.
Toda factura, en especial si es una factura electrónica, debe contener un número de identificación único e irrepetible. Este te facilita, entre otras cosas, diferenciar una factura de otra y realizar un seguimiento de las mismas de manera más sencilla.
Si aún no sabes qué es o cómo se ve en las facturas electrónicas, no te preocupes, aquí, te lo contamos todo.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento digital que cuenta con la misma validez legal que una factura tradicional en papel. Sirve como respaldo de cada una de las operaciones comerciales. Además, gracias a la firma electrónica que debe incluir, se garantiza su integridad.
Las facturas electrónicas son emitidas en formato.xml de acuerdo con los esquemas .xsd que se encuentran disponibles en el portal web del Servicio de Rentas Internas (SRI).
Es por lo anterior, la facturación electrónica resulta clave para tu negocio. Ya que no solo sirve como soporte de todas las transacciones que hagas en tu negocio. También cuentan con información ordenada y segura sobre el estado de tu empresa.
Una factura electrónica es un documento digital que cuenta con la misma validez legal que una factura tradicional en papel. Sirve como respaldo de cada una de las operaciones comerciales. Además, gracias a la firma electrónica que debe incluir, se garantiza su integridad.
Las facturas electrónicas son emitidas en formato.xml de acuerdo con los esquemas .xsd que se encuentran disponibles en el portal web del Servicio de Rentas Internas (SRI).
Es por lo anterior, la facturación electrónica resulta clave para tu negocio. Ya que no solo sirve como soporte de todas las transacciones que hagas en tu negocio. También cuentan con información ordenada y segura sobre el estado de tu empresa.
¿Cuáles son los elementos de una factura electrónica?
Para emitir una factura electrónica debemos tener en cuenta elementos como:
– Información del emisor y receptor: incluyendo el domicilio fiscal, el nombre comercial, RUC del emisor, identificación del adquirente, entre otros.
– Denominación del documento: aquí debes indicar el tipo de documento, es decir, la palabra “Factura” debe aparecer mencionada claramente en la parte superior.
– Fecha de emisión: marca el día en que se emite el documento
– Base imponible: es el importe del producto sin impuestos ni descuentos
– Clave y número de autorización: por cada comprobante electrónico se genera una clave de acceso única de 49 dígitos, que es también el número de autorización.
Otros puntos que también se deben añadir:
– Forma de pago
– descuentos comerciales
– Descripción del producto o servicio
– IVA
– Asegúrate de no dejar ningún dato obligatorio por fuera, pues el SRI devolvería la factura.
Tema relacionado: Diferencias entre facturación física y electrónica
¿Qué es un número de factura y qué representa?
Un número de factura es una serie de números dispuestos en la parte superior del documento. Su función es ayudar a identificar el documento y darle un orden a los procesos contables y financieros.
Por regla general, todas las facturas deben contar con un número secuencial único. Es de que pueden existir dos facturas con el mismo número en un establecimiento, empresa o negocio.
Ejemplo de número de factura electrónica
A continuación, te mostramos un ejemplo de número de factura electrónica, junto a los demás datos que debe contener:
¿Qué representa cada parte del número de factura?
El número de las facturas electrónicas, según lo dispuesto por el SRI, se divide en 3 dígitos. Cada uno de ellos representa una parte de la estructura.
La primera parte son los tres primeros dígitos, los cuales son seguidos por un guion. La segunda parte, son los siguientes tres dígitos. Por último, se encuentran los dígitos restantes, que vendrían siendo el número de la factura.
A continuación, te mostramos la estructura diagramada para mayor claridad:
Te puede interesar: ¿Quiénes están obligados a emitir facturas electrónicas?
¿Cómo interpretar un número de factura?
Teniendo en cuenta la estructura mencionada anteriormente, podemos interpretar cada parte del número de cierta forma. Aquí te contamos cómo hacerlo:
• Primeros tres dígitos:
Generalmente, suelen hacer referencia al establecimiento. Puntualmente, en sincronía con el número del RUC, pero pueden tener otras interpretaciones; como número de sucursal.
Además, existen ciertos casos especiales, es decir, que estos tres primeros dígitos representen otros aspectos. Por ejemplo, el tipo de actividad económica, dueño, o empresa.
• Segundos tres dígitos:
Esta serie suele representar el punto de emisión; es decir el número de facturero. Puede hacer referencia a la caja utilizada para la transacción, el punto de venta o el vendedor móvil.
Vale la pena mencionar que esta serie no requiere contar con la autorización del SRI, así que puede ser flexible.
• Últimos dígitos:
El número secuencial, los últimos 9 dígitos del número de una factura electrónica, vienen siendo el número de factura en sí. Su papel, es referenciar el número de la factura emitida. Por ende, debe ser ascendente y consecutivo, manteniendo su propia secuencia.
¿Por qué es importante numerar correctamente tus facturas?
La correcta numeración de las facturas es crucial por múltiples razones. Principalmente por aspectos legales, fiscales y operativos. A continuación, te mencionamos cuáles son:
• Evitar sanciones pecuniarias
Numerar adecuadamente tus facturas electrónicas es exigido por las autoridades fiscales de Ecuador. El incumplimiento de este punto puede generar multas por incumplimiento desde USD $460 hasta los USD $13.800.
• Es un medio para asegurar control fiscal y tener trazabilidad financiera
Gracias al número secuencial único, de modo que no puedan existir dos facturas con el mismo número. Esto permite una trazabilidad fiscal y contable que contribuye a los procesos tributarios, así como los de las empresas.
• Obtienes beneficios en tus operaciones
Al llevar una adecuada numeración tus facturas electrónicas facilitas procesos como auditorías, tanto internas como externas. También apoyas el control de inventarios, la gestión contable en general y los análisis de mercadeo.
Descubre más sobre la facturación electrónica en Ecuador con nuestro podcast:
Recomendaciones para mejorar la numeración de tus facturas
Si deseas asegurar el cumplimiento de los requisitos para facturación electrónica exigidos por el SRI, debes seguir las siguientes recomendaciones:
– Crea un sistema de categorización para organizar tus facturas por criterios viables para tu empresa. Por ejemplo, fecha, proveedor, número de factura o proyecto.
– Implementa un sistema de archivo digital, de esta manera su almacenaje será más sencillo y práctico. Además, encontrar algún comprobante que necesites será más rápido.
– Trabaja un sistema de registro para tus facturas emitidas y recibidas, ya sea en una hoja de cálculo o un software de facturación. Incluye detalles como el número de factura, el proveedor o cliente, importe, fecha de emisión y vencimiento; y estado de pago.
– Garantiza un sistema de registro accesible para que todo quienes requieren conocer esta información. Por ejemplo, el personal de contabilidad, auditores y gerentes.
– Protege la información de los comprobantes electrónicos implementando un sistema de seguridad que restrinja el acceso a personas no autorizadas.
Beneficios de la facturación electrónica en Ecuador
Existen múltiples beneficios de la facturación electrónica en Ecuador; a continuación, te contamos cuáles son los principales:
– Más competitividad para tu negocio: la facturación electrónica agiliza el proceso y elimina el riesgo de errores en los datos. Esto permitirá aumentar tu capacidad en la gestión de procesos de venta y contabilidad.
– Mejor atención para tus clientes: además de aceptar diferentes métodos de pagos, proporcionas seguridad y practicidad a tus clientes.
– Mejor control contable y financiero: sin duda, este es uno de los principales beneficios de la facturación electrónica. Pues es un documento con información clave para llevar las cuentas de tu negocio, medir rentabilidad y cumplir con las obligaciones como contribuyente.
– Cumplimiento tributario: garantizas el cumplimiento tributario y fiscal que exigen las autoridades fiscales de Ecuador.
Siigo Contífico: la solución para numerar tus facturas fácil y rápido
Si buscas una solución para cumplir con requisitos para facturación electrónica en Ecuador, incluyendo el número de factura, Siigo Contífico puede ser una gran opción. ¿Por qué? Ya te contamos:
– Automatiza el proceso y garantiza efectividad.
– Elimina el margen de error.
– Asegura un registro efectivo.
– Incluye firma electrónica exigida por el SRI.
– Aplica las normativas exigidas por el SRI.
– Pueden enviar copia a tus clientes por correo electrónica y mensaje de texto.
– Emites tus facturas al SRI.
– ¡Y muchas más!
