¿Cómo hacer la descargar masiva de facturas XML (CFDI) del SAT? 

La descarga masiva de facturas y la administración de los XML se ha convertido en un punto crítico para el control fiscal, contable y operativo. La contabilidad ya no puede ser construida únicamente por los registros internos, es indispensable apoyarse de la información que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) tiene sobre los comprobantes y documentos para facturar en sus sistemas. 

Cada CFDI emitido o recibido se convierte automáticamente en un dato fiscal que la autoridad utiliza para trazabilidad, cruces, revisiones, precargado de información y otros actos de fiscalización. Por lo tanto, es crucial asegurarse de tener los XML que respalden ingresos, gastos y deducciones, y que coincidan con los que el SAT reconoce. Cualquier diferencia puede derivar en discrepancias fiscales, ajustes o requerimientos de la autoridad.  

Así, la descarga masiva de XML desde el SAT facilita la alineación fiscal, permitiéndote trabajar con la misma información que tiene el SAT, reducir omisiones y mantener una contabilidad coherente. 

¿Qué es la descarga masiva de CFDI (XML) y para quién sirve?

 

El SAT ofrece el servicio de descarga masiva de los XML y CFDI para que contadores o responsables administrativos puedan recuperar grandes volúmenes de facturas electrónicas, sean emitidas o recibidas por un RFC específico, dentro de un periodo determinado.  

A diferencia de la descarga individual, el servicio permite solicitar paquetes de comprobantes de forma automatizada. La descarga masiva desde el SAT resulta útil para: 

 

• Quienes administran múltiples clientes o RFC.
   

• Empresas con alto volumen de facturación.
   

• Realizar conciliaciones periódicas.
   

• Centralizar información.  

 

Ahora, es importante tomar en cuenta que la descarga masiva de XML desde el SAT tiene algunos límites y consideraciones importantes: 

 

• Solo se permiten hasta 2,000 descargas diarias por RFC.
   

• La descarga en ambos archivos (PDF y XML) puede fallar, especialmente en fines de semana o a fin de mes. 
   

• Un XML solo puede ser descargado hasta 2 veces. 

 

La relevancia de este servicio se destaca cuando te preguntas: ¿qué tan confiable y alineada está tu contabilidad frente a lo que el SAT tiene registrado? Esta práctica te permitirá cruzar información entre lo que está asentado oficialmente versus con lo que tienes en tu contabilidad interna y hacer ajustes o correcciones oportunamente. 

 

Paso a paso: cómo descargar masivamente tus XML desde el portal del SAT

 

Para realizar la descarga masiva de XML desde el SAT, necesitarás: 

 

1. Acceder al minisitio de Factura, disponible en las opciones inferiores del inicio del portal del SAT. 

2. Te abrirá una nueva pestaña en el sitio de facturación. Dirígete a la opción de “Cancela” en el menú superior horizontal y selecciona “Proceso de cancelación”. 

3. Una vez dentro, da clic en “Cancela y recupera tus facturas”. Necesitarás ingresar con tu e.firma o contraseña. 

4. A un costado, verás una serie de opciones para consultar las facturas emitidas o recibidas, recuperar las descargas de CFDI y consultar las solicitudes de cancelación. Selecciona las facturas emitidas o recibidas, según sea el caso.  

5. Se abrirá el buscador de CFDI. Para la consulta, necesitarás: ingresar el folio fiscal de la factura o establecer rangos de fecha de la emisión.  

 

6. Al dar clic en “Buscar CFDI”, el sistema arrojará los CFDI dentro del periodo establecido, o la factura específica del folio ingresado. Puedes dar clic en “Acciones” para seleccionar todas las facturas y luego selecciona “Descargar seleccionados”, esto generará los archivos XML. También puedes escoger entre descargar los metadatos o en PDF. 

 

7. Guarda el folio de descarga que te aparecerá en pantalla. Dentro de un plazo máximo de 48 horas a partir de la ‘solicitud’, podrás ver tu paquete de facturas en la opción de “Recuperar descargas de CFDI” para realizar la descarga masiva de XML.  

Requisitos técnicos

 

Para que tu proceso de descarga masiva pueda fluir sin contratiempos, asegúrate de tener lo siguiente: 

• E.firma o contraseña vigente para acceder al sistema del SAT.
   

• Folio fiscal de la factura.
   

• Rangos de fecha de emisión.
   

• Herramientas descompresoras de archivos. 

 

Comparativa entre manejo manual y descarga masiva de CFDI

Aunque la posibilidad de hacer una descarga masiva de CFDI en el portal del SAT representa un ahorro de tiempo frente a descargas manuales individuales, sigue siendo un proceso operativo para el cual seguirás requiriendo invertir tiempo; especialmente tomando en cuenta el tiempo de espera de 48 horas. 

 

Errores comunes y cómo solucionarlos

 

Errores de autenticación (e.firma) 

Si tu e.firma está vencida, la contraseña es incorrecta o no tienes tus archivos .cer y .key a la mano, el sistema no te permitirá iniciar sesión para realizar el proceso. 

Asegúrate de mantener tu e.firma vigente y realiza pruebas de acceso previas antes de enfrentarte a la urgencia de necesitar la descarga masiva de tus XML. 

 

XML faltantes / timbrado cancelado  

Si te topas con que algunos CFDI no aparecen en tus paquetes descargados, puede deberse a que son CFDI cancelados, las fechas están mal configuradas o por un error en el estado del comprobante.  

Verifica el estado de dichas facturas y realiza búsquedas individuales para su descarga. 

 

Problemas de formatos y conversiones 

Recordemos que la opción de “Descargar seleccionados” te generará la descarga masiva de XML; el archivo codificado de la factura.  

Si necesitas obtenerlos en PDF para su lectura, conciliación, etc., lo ideal es que, desde tu proceso de descarga, selecciones la opción de “Exportar resultados a PDF”. 

 

Seguridad y cumplimiento (manejo de datos fiscales)

 

Los XML contienen información fiscal sensible de tu empresa y clientes, por lo que su manejo debe seguir buenas prácticas que protejan los datos. 

• Almacena los archivos en repositorios seguros.
   

• Implementa respaldos periódicos.
   

• Controla accesos por usuario y rol a los sistemas donde mantengas los archivos fiscales.
   

• Evita compartir los XML por medios no seguros o no confiables.
   

• Mantén una trazabilidad rigurosa de cambios y descargas. 

 

Conservar los CFDI forma parte de las obligaciones fiscales, pero el apoyo de la descarga masiva permite conciliar la información interna con lo que el SAT tiene registrado.  

Por lo mismo, estas prácticas de almacenamiento y el uso de la descarga de XML no sustituyen el apoyo fiscal que un profesional contable puede ofrecerte; pero te ayudarán a reducir riesgos operativos y de cumplimiento. 

 

Preguntas frecuentes acerca de la descarga masiva de XML en el SAT:

 

¿Cuántos XML puedo recuperar por día desde el portal del SAT?  

El sistema del SAT solo permite descargar hasta 2,000 archivos (XML, PDF o metadatos) al día, por RFC.  

 

¿Qué hago si faltan facturas en la descarga masiva? 

Lo ideal es realizar la búsqueda individual de la factura específica, considerando que puede no encontrarse registrada dentro del periodo consultado. Adicionalmente, valida el estatus del comprobante. 

 

¿Cómo puede ayudar la descarga masiva en el manejo contable y fiscal? 

Con la descarga masiva de XML podrás realizar actividades contables y fiscales esenciales: 

• Conciliaciones fiscales.
   

• Revisar deducciones.
   

• Centralizar información para el control de ingresos y gastos.
   

• Preparar tus declaraciones.