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El cierre de año en Ecuador es una época clave para las empresas y personas naturales que estén obligadas a llevar contabilidad. Las empresas que se dedican a la venta de productos deben asumir un reto más: el control y gestión de inventarios.
Este proceso es de gran relevancia por múltiples aspectos que impactan la salud financiera de tu negocio y la proyección de crecimiento. Por eso, en este artículo te contamos todo sobre el control de inventarios y su importancia en el cierre de año.
Importancia del cierre de año en la gestión de inventarios en Ecuador
El cierre de año y los inventarios en Ecuador son aspectos clave para las empresas, ya que es una oportunidad para conciliar registros. Así es posible identificar patrones en los productos durante el año, mercancía acumulada y prepararse para evitar escasez el próximo año.
Además, entidades como el Servicio de Rentas Internas (SRI) y la Superintendencia de Compañías, exigen mantener registros precisos de inventarios. Esto se debe a que son indispensables para realizar balances y declarar impuestos.
Otros aspectos que hacen del control de inventarios indispensable en el cierre contable son:
- Permite identificar de forma exacta el margen de utilidades o pérdidas.
- Entrega datos importantes para el cálculo de la base imponible para el impuesto a la renta.
- Al entregar datos relevantes, permite hacer análisis indispensables para la toma de decisiones estratégicas.
Desafíos comunes en la gestión de inventarios ecuatoriana
En la gestión de inventarios a fin de año es común afrontar diversos desafíos, los más comunes son:
- Los inventarios en las empresas de Ecuador llevan un control a nivel documental; sin embargo, el inventario físico a veces puede variar. Esto ocurre cuando no se trabaja un registro efectivo y en tiempo real, dando paso a omisiones. También puede ser por falta de la implementación de un control interno que asegure organización.
- Es común que no se trabaje una adecuada clasificación en los productos del inventario, haciendo más compleja la organización. Al mismo tiempo, se genera más dificultad para llevar un seguimiento de los productos que entran y salen.
- En muchas ocasiones se puede acumular inventario que con el tiempo se vuelve obsoleto. Al no hacer un seguimiento apropiado, esto pude generar pérdidas por stock obsoleto o caducado.
- A la fecha, aún existen empresas que optan por llevar sus procesos manuales, dependiendo de hojas de cálculo o sistemas que no están centralizados. En consecuencia, se generan desactualizaciones u omisiones en la información sobre el stock.
Procesos clave de cierre de inventario
Un cierre exitoso de inventarios cuenta con una serie de procesos estructurados que garantizan precisión y cumplimiento normativo. Los métodos y puntos fundamentales que puedes implementar para un cierre de inventario efectivo son los siguientes:
Corte físico y conteo cíclico
Se trata del momento puntual en que la información respecto al stock disponible se congela para realizar el conteo. Este proceso marca un punto de referencia temporal donde todos los movimientos posteriores van a quedar registrados en el nuevo periodo.
Análisis ABC y rotación
El inventario de rotación ABC es una técnica de control de inventarios que funciona para toda empresa. Se basa en la clasificación de los productos según su relevancia en el movimiento, es decir que, son los que más se venden. Esto facilita el acceso y control de stock.
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Preparación previa al cierre
Este proceso se realiza antes del conteo del stock disponible. Para ello, es esencial establecer fechas precisas, asignar responsables, preparar el personal y asegurar que todos los movimientos sean registrados. Es una opción ideal cuando hay una actividad baja en el almacén de inventario.
Documentación y registros
Se trata de llevar el registro de cada movimiento y respaldarlo por comprobantes válidos. Así creas una trazabilidad de tu inventario, algo fundamental para múltiples aspectos de tu empresa, tanto internos como externos.
Conciliación con sistemas
Este paso se realiza una vez se completa el conteo físico inventario actual. Los resultados obtenidos deben conciliarse con los registros del sistema. En caso de que haya diferencias, es imprescindible investigar, documentar y realizar el ajuste correspondiente.
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Herramientas tecnológicas para optimizar inventarios
Actualmente, existen herramientas de manejo de inventarios que facilitan esta gestión, al tiempo que la agilizan y optimizan. A continuación, te contamos cuáles son las más utilizadas:
ERP y sistemas integrados
Un sistema ERP en la nube y los sistemas integrados son las herramientas más utilizadas en la gestión de inventarios. Principalmente, porque son altamente efectivos, reduciendo los errores casi por completo e integrando la información al proceso de veta.
En sí, funcionan como un software de gestión inventarios en Ecuador, por lo que actúan como un aliado para los empresarios. Ya que apoyan la gestión contable, incluyendo preparación de obligaciones fiscales y tributarias.
Automatización y trazabilidad
La automatización de inventarios en Ecuador es un recurso tecnológico que se puede adoptar a través de un ERP inventarios Zoho. También, puedes encontrarla en otro tipo de herramientas como softwares especializados. Estos se encargan de generar trazabilidad histórica, permitiendo hacer análisis más rigurosos para una toma de decisiones estratégicas más inteligentes.
Tendencias tecnológicas en inventarios
La planificación de inventario anual ha ido evolucionando para hacer más eficaz y sencillo. Esto con ayuda de herramientas tecnológicas que día a día transforman el sector contable y empresarial. Aquí te contamos sobre las más populares:
- Inteligencia artificial: la tecnología de IA aplicada a sistemas especializados permiten predecir patrones de demanda y sugerir niveles óptimos de stock. Además, alertan sobre anomalías en los movimientos de inventario.
- Analítica predictiva: se basa en datos históricos y algoritmos avanzados para anticiparse a necesidades futuras. Haciendo posible la optimización del capital de trabajo mientras se evita acumulación o escasez de stock.
- IoT (Internet de las Cosas): funciona por medio de sensores conectados que monitorean condiciones ambientales como temperatura y humedad. La información entregada es en tiempo real, lo que la hace ideal para monitorear productos sensibles como alimentos o medicamentos.
- Integración multicanal: este tipo de sistemas sincronizan los inventarios en tiempo real evitando sobreventa o desabastecimiento. Es una opción apropiada para empresas que venden a través de múltiples canales, como tienda física, e-commerce y marketplaces.
También puedes leer: ¿Qué es un inventario?
Buenas prácticas de cierre de año
Implementar buenas prácticas en cierre contable en 2025 en Ecuador es fundamental para el control de inventarios. Su impacto recae en varios puntos clave de la gestión como cumplimiento de normativas fiscales y tributarias.
Aquí te contamos cuáles son esas prácticas que deberías garantizar en este importante momento del año:
Hacer seguimiento a la normativa fiscal y contable aplicable
Asegurar el cumplimiento de la normativa fiscal y contable es indispensable para que tu negocio esté al día con sus obligaciones. Así evitas multas, sanciones y cuidas la imagen de tu negocio ante clientes, proveedores e inversionistas.
Implementar controles internos rigurosos que permitan hacer un seguimiento efectivo para cumplir fechas será indispensable.
Valoración contable (NIIF/NIC 2)
Las NIIF establecen en la Norma Internacional de Contabilidad 2 (NIC 2) el tratamiento contable de los inventarios. Tengamos en cuenta que Ecuador adopto las NIIF, por lo que se debe trabajar bajo directrices de la norma.
Aplicar se basa en la implementación de un sistema de tratamiento de los inventarios, incluyendo la cantidad de costos.
Te recomendamos leer: Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
Documentación exhaustiva
Documentar cada aspecto, novedad y diferencias es una medida que debería ser obligatoria en tu control de inventarios. El respaldo de la documentación es un gran aliado para procesos tributarios, fiscales, legales y en auditorías.
Uso de tecnología especializada
Las herramientas tecnológicas en la gestión de inventarios son clave en el control de inventarios exigido por el SRI. En esencia porque aplican las normas exigidas de manera obligatoria, todo de forma automatizada y sin riesgo de errores.
Realiza capacitaciones continuas
Asegúrate de que tu equipo conozca los procedimientos correctos y las normativas aplicables, así sabrán la importancia de cada proceso. Al tiempo que aprenden a realizarlos de manera adecuada
