Loading...
El cierre contable de fin de año en Ecuador es uno de los momentos más complejos e importantes para empresas y contadores. La razón principal son los múltiples quehaceres en la gestión contable, incluyendo el cierre fiscal y el cumplimiento de diferentes impuestos.
Teniendo en cuenta su relevancia, desde Siigo Contífico, preparamos un artículo donde te contamos todo lo que debes saber sobre el proceso. ¡No te lo pierdas!
¿Qué es la liquidación de haberes y el cierre de fin de año en Ecuador?
La liquidación y el cierre fiscal en Ecuador es un proceso de gran importancia para el cumplimiento fiscal y tributario. No solo para grandes empresarios; también para emprendedores que se mantienen como personas naturales. Es decir que toda persona que realice actividades económicas debe hacer este proceso.
Es importante saber que la liquidación de haberes y el cierre de fin de año son dos procesos relacionados, pero diferentes. Sin embargo, si tienen un punto en común, y es que ambos deben realizarse antes del 31 de diciembre.
LA liquidación de haberes se trata del cálculo y pago de todos los valores que le corresponden a un trabajador. Esto ocurre porque es momento de pagar los beneficios anuales como décimos y utilidades.
En cuanto al cierre de año, es el proceso en el que se hace el cierre de registros financieros del año. Esto incluye una revisión detallada para hacer ajustes y preparar la información requerida para la preparación de obligaciones fiscales y tributarias.
Tema relacionado: Todo lo que debes saber sobre el cierre contable
¿Qué se entiende por “haberes” que deben liquidarse al final del año?
Los haberes son un conjunto de conceptos que todo empleador debe pagar a sus colaboradores. En el cierre de fin de año son los siguientes:
- Décimo tercer sueldo.
- Décimo cuarto sueldo.
- Vacaciones acumuladas y no gozadas.
- Horas extras, comisiones y bonos pendientes.
Diferencia entre liquidación de haberes y liquidación por terminación de contrato
La liquidación de haberes ocurre cuando el empleador debe pagar los beneficios anuales a sus colaboradores en relación de dependencia. En cuanto a la liquidación por terminación de contrato, también conocida como finiquito, tiene lugar cuando se termina la relación laboral.
El finiquito en Ecuador cubre cualquier motivo de finalización de contrato, tales como renuncia, despido, acuerdo mutuo y jubilación.
¿Por qué el cierre de fin de año es crítico para empleadores, empresas y contadores?
El cierre contable es un proceso clave en las obligaciones tributarias de fin de año en Ecuador. Esto se debe a que, en caso de no realizarlo de forma adecuadamente, se atribuyen consecuencias como sanciones y multas por parte del SRI.
Derechos laborales de fin de año: haberes que debes pagar en Ecuador
Todos los empleadores deben cumplir con ciertas obligaciones laborales a fin de año para con sus empleadores. Aquí te contamos cuáles son:
Décimo tercer sueldo: qué es, cómo se calcula y cuándo se paga
El décimo tercer sueldo en Ecuador, más conocido como bono navideño. Es una remuneración adicional que se debe dar a los trabajadores en relación de dependencia con una empresa por medio de un contrato.
El monto equivalente a la doceava parte del salario anual, para el cálculo se suman los salarios del año vigente y se divide en 12.
Décimo cuarto sueldo: fechas por región, monto y reglas clave
El Décimo cuarto sueldo en Ecuador, o también llamado bono escolar es un monto equivalente a un Salario Básico Unificado (SBU). Esta cifra es igual para todos sin importar cuánto gane el trabajador.
Vacaciones acumuladas y no gozadas: ¿cuándo se pagan y cómo se calculan?
En Ecuador, todo trabajador tiene derecho a 15 días de vacaciones por año de trabajado. Si el trabajador no solicita sus vacaciones en tiempo ese mismo año, entonces puede pueden ocurrir dos situaciones:
Las vacaciones se acumulan, estoy es válido hasta por tres años; después, el colaborador debe tomarlas obligatoriamente.
La segunda opción, es recibir el pago por las vacaciones acumuladas, algo que ocurre cuando termina un contrato laboral.
El cálculo de las vacaciones equivale a la veinticuatroava parte dl salario neto recibido anualmente. Es decir que, si al terminar la relación laboral hay vacaciones pendientes, se calculan proporcionalmente.
Liquidación de un trabajador en Ecuador: guía práctica paso a paso
La liquidación laboral en Ecuador se debe realizar cuando un empleador finaliza su contrato laboral, ya sea por renuncia o despido. Aquí te contamos los detalles.
¿En qué casos se debe hacer una liquidación de haberes?
Las principales causas son:
- Renuncia voluntaria.
- Despido con o sin justa causa.
- Acuerdo mutuo entre las partes.
- Jubilación.
- Muerte del trabajador.
- Terminación del contrato por tiempo fijo.
Rubros que se pagan según el tipo de salida de la empresa
En caso de renuncia voluntaria, la empresa debe asumir costos de:
- Sueldo proporcional hasta el último día trabajado.
- Décimo tercero proporcional correspondiente a meses pendientes.
- Décimo cuarto proporcional correspondiente a meses pendientes.
- Vacaciones proporcionales.
En caso de que el despido no tenga una razón justificada, se deberá sumar una indemnización por despido. El monto corresponde a la antigüedad del trabajador en la empresa.
Si la salida del colaborador se da en el marco de un acuerdo mutuo, los rubros son los mismos que en caso de renuncia. Además, se puede negociar una compensación o indemnización según sea el caso.
También puedes leer: Qué son los registros contables y cómo llevarlos
Cierre contable y fiscal de fin de año para empresas en Ecuador
Ahora, pasemos al lado contable y tributario del cierre de año, un aspecto clave para mantener al día tu negocio:
¿Qué implica el cierre contable del 31 de diciembre?
El cierre de obligaciones laborales a fin de año incluye diferentes procesos, los principales son:
- Asegurarse de que todas las transacciones realizadas durante el año estén debidamente registradas.
- Dedicar un espacio a la revisión de datos para evitar errores.
- Calcular y registrar provisiones, como las necesarias para el cierre de nómina en Ecuador, beneficios laborales, impuestos y contingencias.
- Cierre de cuentas de resultados, como las transferencias de saldos de ingresos y los gastos a la cuenta de resultados del ejercicio.
- Preparar la presentación de estados financieros a Superintendencia, informes claves en las obligaciones tributarias.
Ajustes y provisiones clave: nómina, beneficios laborales e impuestos
En el cierre contable se deben trabajar procesos normativos exigidos por el Código de Trabajo en Ecuador, los principales son:
- Provisión mensual para décimo tercer sueldo.
- Provisión mensual para décimo cuarto sueldo.
- Provisión mensual para vacacione.
- Provisión para fondos de reserva.
- Provisión para utilidades.
- Provisión para impuestos.
Inventarios al cierre de año: por qué son tan importantes frente al SRI
En el cierre contable el seguimiento de inventarios es clave para llevar el control de tu empresa. Ya que te permite saber qué existencias quedan de cada referencia; incluso, puedes analizar qué productos tuvieron mayor tráfico en el año.
También te permite determinar el costo de ventas; al tiempo que identificas errores o pérdidas.
Conciliación tributaria: cómo pasar de utilidad contable a base imponible
La conciliación tributaria en Ecuador consiste en un ajuste de utilidad contable que se hace para determinar la base sobre la que se pagará impuestos. Se debe realizar a través del Formulario 101, en el caso de las sociedades.
Ten en cuenta que la utilidad contable no es lo mismo que la base imponible para el IR. Puesto que existen gastos que contablemente son válidos, pero tributariamente no son deducibles.
Declaración del Impuesto a la Renta en sociedades: fechas y pasos principales
La declaración del Impuesto a la Renta es uno de los procesos contables más relevantes, a nivel contable, dentro de una empresa. Para realizarlo, solo debes seguir estos pasos:
Preparar toda la información financiera y contable del año fiscal que corresponda.
- Realizar la conciliación tributaria.
- Calcular la base imponible.
- Aplicar retenciones y deducciones.
- Llenar el Formulario 101 con toda la información requerida.
- Presentar la declaración en línea a través del SRI.
- Pagar el impuesto resultante.
En cuanto a los plazos, debes tener en cuenta que las fechas varían, generalmente cada año. El SRI hace publica esta información cada año, debes estar al pendiente para cumplir con tus obligaciones.
Te recomendamos leer: ¿Para qué sirve la contabilidad al día en las empresas?
Utilidades a trabajadores: reparto, plazos y tratamiento contable
Una de las obligaciones laborales de fin de año más importantes es el cálculo y pago de utilidades. Aquí te detallamos las más relevantes:
¿Quiénes tienen derecho a participar en las utilidades?
Según el Código del Trabajo, las utilidades de los trabajadores corresponden a las siguientes personas:
- Trabajadores bajo relación de dependencia.
- Empleados que hayan trabajado al menos un día en el ejercicio económico de la empresa.
- Tanto trabajadores permanentes como eventuales u ocasionales.
Cómo se calcula el 15 % de utilidades y cómo se reparte
Teniendo en cuenta que el 15% de las utilidades netas es el que se debe dar a los colaboradores, se realiza el siguiente cálculo:
- Se debe tomar el 10% para destinar a los colaboradores por igual, sin importar cargo ni salario.
- Después, se toma el 5% restante y se distribuye a los colaboradores con cargas familiares. En este caso, el monto que se entrega corresponde al tiempo trabajado y el número de cargas.
Plazos para pagar utilidades y consecuencias por incumplimiento
Las utilidades se deben pagar el 15 de abril de cada año. En caso de no realizar el pago antes de este plazo, se imputarán multas pecuniarias y sanciones.
Cómo se registran las utilidades en contabilidad y su impacto fiscal
Los registros se deben realizar, sin falta, en dos momentos: al cierre del año fiscal y al realizar el pago a los colaboradores. Es clave llevar este registro porque cuentan como gasto deducible en el IR, siempre cuando se cumpla con los plazos.
Te puede interesar: Obligaciones fiscales que una empresa en Ecuador debe asumir
Obligaciones societarias de fin de año
Las obligaciones societarias en Ecuador son múltiples; aquí te contamos las principales:
Estados financieros al 31 de diciembre: qué debe incluir el paquete completo
Una sociedad debe preparar diferentes estados financieros por año fiscal, los principales son:
- Balance general o estado de situación financiera: muestra todos los activos, pasivos y patrimonio.
- Estado de resultados integral: expone los ingresos y gastos del año. Son claves porque permiten saber el margen de ganancia o pérdida.
- Estado de cambios de la situación financiera: enseña las variables en los activos, pasivos y patrimonio en dos periodos fiscales.
- Estado de flujo de efectivo: muestra cómo se movió el efectivo de la empresa. Determinando cuánto efectivo ingresó, cuánto salió y por qué.
¿Cuándo se debe convocar a junta y qué se aprueba en esa reunión?
Una junta se puede programar por múltiples razones, las más relevantes son:
- Exponer los estados financieros.
- Presentar informe de gestión del gerente.
- La distribución de utilidades en caso de que se hayan generado o destinado como ganancia.
- Cambios en los altos cargos o socios.
Presentación de estados financieros a la Superintendencia: plazos, formatos y multas
Toda sociedad en Ecuador debe presentar sus estados financieros de manera anual ante la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros (SCVS). La fecha límite que se ha establecido es el 30 de abril; sin embargo, puede estar sujeta a cambios. Es clave mantenerse informado a través de medios oficiales.
¿Cuándo es obligatoria la auditoría externa y qué revisa el auditor?
En caso de que un ente del Estado o el Gobierno haya identificado anomalías y requiera investigar. La evaluación tendrá el enfoque puntual que estipule quién ordene la auditoría.
Por otro lado, se puede hacer cuando la empresa busca alianzas o inversiones. En estos casos, la parte interesada puede designar un auditor y solicitar evaluación a los puntos de interés.
Te contamos sobre las ventajas que tiene la centralización de la información y el uso de la nube como recurso para tener acceso desde cualquier lugar. ¡Todo en nuestro pódcast, escúchalo GRATIS ahora!
Cierre de año para contadores: responsabilidades y mejores prácticas
El cierre del ejercicio contable en Ecuador debe ser realizado por un contador, ya que es quien cuenta con bases legales y técnicas del proceso. Los puntos principales que se desarrollan son los siguientes:
Tareas clave del contador en el cierre contable y fiscal
- Verificar la información de los pagos y cobros en los registrados.
- Realizar conciliaciones bancarias completas.
- Calcular y registrar todas las provisiones necesarias.
- Preparar estados financieros para presentar al SCVS.
- Realizar la conciliación tributaria.
- Preparar el pago de las utilidades de los trabajadores.
- Preparar información tributaria para presentación de impuestos al SRI.
Asientos de cierre: qué cuentas se cierran y cómo cuadrar todo
Los asientos de cierre son el paso final del cierre contable. Este proceso se realiza de la siguiente manera:
- Cerrar cuentas de ingresos, transfiriendo los saldos de las cuentas de ingresos a la cuenta de resultados.
- Cerrar cuentas de gastos y costos.
- Determinar el resultado neto, así podrás conocer la utilidad o pérdida.
- Cerrar la cuenta de resultado.
Control de deducibilidad de nómina y beneficios laborales frente al SRI
En Ecuador, las empresas pueden acceder a deducciones siempre u cuando cumplan con los requisitos exigidos por el SRI. Dentro de los principales requisitos se encuentran:
- Estar re registradas en el RUC.
- Llevar registro organizado de cada colaborador.
- Estar al día con el cumplimiento de obligaciones fiscales y tributarias.
- Evidenciar que se cumple con las condiciones apropiadas para cada trabajador.
Las deducciones por contratación se aplican de manera porcentual dependiendo la edad de las personas, estudios y cargas familiares. Para acceder a los descuentos es indispensable cumplir con los requisitos mencionados anteriormente y los correspondientes a cada tipo de empleado.
Preparación para auditorías externas y requerimientos del SRI
Al momento de realizar una auditoría externa en Ecuador es necesario cumplir con una preparación según el SRI. Los principales son:
- Contar con los estados financieros debidamente detallados.
- Tener las conciliaciones bancarias de todo el año.
- Detalle de cuentas por cobrar y por pagar.
- Comprobantes de pago de obligaciones laborales y tributarias.
- Llevar registro de todas las facturas de venta.
- Comprobantes de retención emitidos y recibidos.
- Declaraciones mensuales y anexos presentados.
- Comprobantes de pago de impuestos.
- Contratos de trabajo y roles de pago.
Preguntas frecuentes sobre liquidación de haberes y cierre de año
A continuación, respondemos a algunas de las preguntas más frecuentes respecto a la liquidación de haberes y el cierre contable de fin de año.
¿Cómo sé si mi liquidación está bien calculada?
Realizar el cálculo de liquidación en Ecuador, solamente debes seguir los siguientes pasos:
- Confirmar la fecha de inicio y fin de la relación laboral.
- Asegurar que la remuneración sea correcta.
- Calcula cada rubro, como lo son los días trabajados, décimo tercero sueldo, décimo cuarto sueldo.
- Liquidar saldo total.
¿Qué puede y qué no puede descontar el empleador de mi liquidación?
Los descuentos permitidos en la liquidación según la Ley ecuatoriana son:
- Aportes al IESS.
- Préstamos quirografarios o hipotecarios del IESS.
- Anticipos de sueldo que hayas solicitado.
- Aportes a fondos de reserva.
- Pensiones alimenticias ordenadas por un juez.
- Cuotas sindicales o de cooperativas.
En cuanto los descuentos no permitidos, se encuentran:
- Daños a herramientas o equipos, a menos que se demuestre negligencia grave.
- Multas arbitrarias no establecidas en reglamento.
- Uniformes o herramientas de trabajo.
- Capacitaciones que son obligación del empleador.
¿Qué hacer si no me pagaron décimos, utilidades o liquidación a tiempo?
Si tu empleador no cumplió con los plazos del pago de décimos establecidos en Ecuador, puedes tomar las siguientes acciones:
En primera instancia puedes hablar directamente con tu empleador o el departamento de recursos humanos. En algunos casos puede tratarse de retrasos administrativos.
En caso de que lo anterior no resulte, debes pasar a hacer un reclamo administrativo. Si no hay respuesta o el empleador se niega a pagar, deberás dirigirte al Ministerio del Trabajo para presentar una queja formal.
¿Quién me paga décimos y utilidades si cambié de trabajo en el año?
Al momento de finalizar tu contrato laboral se te deben liquidar todos los saldos pendientes a la fecha de tu renuncia. Es decir que se te pagarán los décimos correspondientes a los meses trabajados, y será tu empleador anterior quien debe liquidarlo.
¿Cuándo debo declarar Impuesto a la Renta como persona natural?
Si eres persona natural, debes presentar tu declaración de IR en los siguientes casos:
- Superas el tope de ingresos brutos anuales establecido por el SRI.
- Obligados a llevar contabilidad.
- Personas que trabajan de manera independiente como freelance o con actividades económicas cuyos ingresos son propios.
- Trabajadores dependientes con dos o más empleadores.
Errores más comunes y cómo evitarlos en el cierre de año
En el cierre fiscal es común que exista el riesgo de cometer errores; sin embargo, lo ideal es evitarlos con una adecuada preparación. A continuación, te contamos cuáles son esos errores comunes y cómo evitarlos:
Errores frecuentes en el cálculo de décimos, vacaciones y fondos de reserva
Esto sucede, generalmente, por una mala gestión contable en donde no hay un orden ni control apropiado. Implementar un adecuado manejo de la contabilidad es clave para asegurar efectividad en cada proceso y cumplir con los pagos a los colaboradores.
Fallas contables y tributarias que generan glosas del SRI
Los errores en procesos tributarios suelen ocurrir por omisión de información, voluntaria o involuntariamente. La transparencia es la principal base para evitar inconvenientes con el SRI, ya que una infracción puede generar desde multas hasta cierres de establecimientos.
Por otro lado, es clave llevar un control riguroso de la información, así podrás cumplir con la documentación tributaria eficazmente.
Problemas típicos con los inventarios
El control de inventarios es un aliado clave para evitar acumulación de mercancía, caducidad en productos o falta de stock. Estos errores comunes no solo afectan la logística de almacenamiento; también afecta la línea de distribución las ventas y pueden generar pérdidas.
Buenas prácticas para evitar sanciones y cierres incompletos
La planeación estratégica a nivel contable será vital para cumplir con todas las obligaciones fiscales y tributarias. Esto incluye la creación de un cronograma en el que señales las fechas importantes del calendario tributario.
De esta manera tendrás siempre las fechas mapeadas, lo que te dará más tiempo para realizar los procesos con anticipación, evitando errores en los datos.
Software y herramientas que facilitan la liquidación y el cierre contable
Los sistemas especializados en contabilidad son ideales para asegurar efectividad, transparencia y agilidad en la gestión contable. Actualmente, existen múltiples softwares contables que se encargan del cierre fisca de forma automática.
Es decir que puedes estar tranquilo de que cada año cumplirás con tus obligaciones fiscales y tributarias. Lo mejor es que no hay riesgo de error, tendrás más efectividad en los resultados y aumentarás la competitividad de tu empresa.
¿Te gustó este artículo? Recuerda que puedes suscribirte al blog de Siigo Contífico y recibir cada semana nuestros contenidos más recientes. Solo debes llenar el formulario que encuentras aquí abajo.
Conéctate con nosotros en las redes sociales
