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En este artículo te mostraremos qué es una auditoría, sus diferentes tipos, cuándo es oportuno realizarla y más, ¡no te lo pierdas!
¿Qué es una auditoría?
Las auditorías son un proceso de gran valor para el mejoramiento de tu empresa. Su finalidad es revisar y verificar el funcionamiento interno, ya sea de manera integral o sobre un aspecto en específico. También, te ayudará a detectar los fallos o incumplimientos para que puedas tomar medidas oportunas.
El proceso de auditoría debe ser desarrollada por una persona cualificada e independiente, es decir, un profesional con conocimientos contables. Esta persona debe evaluar de forma precisa y detallada las incidencias, hacer un diagnóstico e identificar puntos de mejora en pro del crecimiento de tu empresa.
Objetivos de la auditoría
Los objetivos de una auditoría pueden variar dependiendo de las razones por las que se va a realizar el proceso. Sin embargo, trabajan bajo una misma premisa, por ende, tienen unos objetivos bases; estos son:
– Asegurar el cumplimiento de todas las regulaciones y leyes vigentes en los procesos contables.
– Identificar irregularidades en los procesos internos con el objetivo de asegurar una imagen fiel a la información entregada a las autoridades fiscales.
– Evitar evasión de impuestos u omisión en la información financiera.
– Identificar puntos de mejora en los aspectos auditados para proponer mejoras.
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Proceso de auditoría: fases y actores clave
En el proceso de auditoría los actores claves son, principalmente, el auditor responsable de llevar a cabo el proceso. Debe ser profesional en contabilidad, o especializado en auditorías contables.
Por otra parte, se encuentran la entidad auditada, la cual debe estar en disposición de facilitar todo lo necesario para el proceso. Desde documentación hasta la programación entrevistas con los colaboradores.
En caso de ser auditorías externas exigidas por terceros, el ente solicitante pasa a ser uno de los actores del proceso. Son de importancia porque son quienes determinan foco y objetivos del proceso.
En cuanto a las fases de las auditorías, vienen siendo las siguientes:
1. Fase de planificación
En esta primera etapa se deben definir los puntos clave de la auditoría, estos son: propósito, alcance y objetivos. Para ello, es necesario contar con la información que permite identificar los puntos a trabajar. Este paso lo debe realizar el auditor encargado.
2. Fase de ejecución: trabajo de campo
La fase de ejecución es la parte que más requiere tiempo y paciencia, ya que se deben llevar a cabo los procesos planteados al inicio. En esencia, se debe hacer la recolección de información y evidencias, esto se logra con diferentes métodos, como:
– Entrevistas a colaboradores.
– Pruebas en los procesos.
– Revisión de la documentación financiera.
– Evaluación de los procesos y controles internos.
3. Fase de preparación de informes
Una vez se tiene toda la información que necesaria, es momento de analizarla y ponerla en orden para preparar los informes. Pueden ser varios o solo uno, dependiendo la necesidad y enfoque de la auditoría.
Una vez están listos los informes, se deben presentar al ciento o solicitante. Ya que puede ser hecha por la misma entidad o por un ente externo, como las autoridades fiscales.
4. Fase de seguimiento
Es importante saber que una vez se han entregado los informes, la auditoría no finaliza en su totalidad. Esto se debe a que es necesario hacer recomendaciones de mejora, por ende, es necesario un seguimiento.
El auditor debe hacer visitas o reuniones pasado cierto tiempo para rectificar que sus propuestas se hayan implementado.
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Importancia de las auditorías en contabilidad y gestión empresarial
En contabilidad una auditoría evalúa lo que está funcionando o no en tu empresa y te mostrará qué estrategias debes seguir. Pero también descubrirás las debilidades que están impidiendo que tu negocio alcance su máximo potencial.
Piensa en una auditoría como un análisis completo que te permitirá organizar y mejorar los procesos que tienes actualmente. Sabemos que siempre hay algo por mejorar.
• ¿Por qué hacer auditorías anuales?
Las auditorías son un proceso evaluativo que permite identificar riesgos, fallas y puntos de mejora. Al realizarlas, es posible mejorar procesos y políticas internas, promoviendo la efectividad para tener mejores resultados.
Al realizar auditorías anuales, puedes perfeccionar puntos de mejora de tus operaciones. Esto impacta de forma significativa en tu competitividad y resultados.
• Beneficios de una auditoría bien ejecutada
Los principales beneficios de una auditoría son las siguientes:
– Proyectas una imagen de transparencia y confianza de tu empresa.
– Identificas riesgos a tiempo y trabajas en la prevención.
– Permite el fortalecimiento de la gestión administrativa, ya que promueve una mejora continua.
– Reducción de costos, ya que previenes errores que pueden generar pérdidas.
– Reconocer posibles fallas en procesos tributarios y fiscales para evitar multas y sanciones.
Tipos de auditoría esenciales para cualquier empresa
Dependiendo de lo que busques examinar y el modo en que se ejecutará, podemos encontrar diferentes tipos de auditoría, estos son:
• Auditoría interna
Dentro de la clasificación de las auditorías se encuentra la auditoría interna, la cual se refiere al sistema que permite dar seguimiento actualizado de la gestión de tu negocio y contar con procesos más seguros y productivos.
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Tipos de auditoría interna
– Auditoría forense: una auditoría forense se especializa en la prevención y detección de fraudes y delitos; para ello, utiliza una serie de pruebas, evidencias e información que posteriormente es usada ante las autoridades.
– Auditoría administrativa: una auditoría administrativa es un examen completo de las políticas, procedimientos, estructura organizacional, métodos de control, metas y objetivos de la empresa.
– Auditoría financiera o contable: consiste en la revisión y verificación exhaustiva de los estados financieros, cuentas y documentos contables de una empresa para emitir una opinión técnica y profesional. Este tipo de auditoría es realizada por un contador público al final de cada ejercicio contable.
• Auditoría externa
Una auditoría externa es un análisis independiente que se hace sobre la contabilidad, los estados financieros y demás documentos. Existen diferentes clases de auditoría externa, estos son: auditorías de segunda parte y auditorías de tercera parte.
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Tipos de auditoría externa
– Auditorías de segunda parte: se realizan cuando una entidad quiere comprobar que sus proveedores cumplen con los requisitos legales y de calidad que se exigen. La auditoría la pueden realizar a través de un profesional externo enfocado a la evaluación de este tipo de requisitos.
– Auditorías de tercera parte: este proceso se hace por medio de una entidad externa que cuente con las certificaciones correspondientes. Las organizaciones que la realizan y cumplen con todos los requisitos que se evalúan, reciben la certificación ISO 27001.
• Auditoría de calidad
En este tipo de auditoría se evalúa la eficacia del sistema de gestión de calidad y la capacidad para cumplir los requisitos del cliente. El propósito es evitar malas prácticas internas o desarrollar productos que puedan afectar a los consumidores.
En caso de que los resultados sean positivos, la organización auditada recibirá la certificación de la Norma ISO 9001.
La auditoría de calidad se puede dividir en diferentes tipos según su enfoque, por ejemplo: sistemas de gestión de calidad, procesos, calidad del producto, conformidad o externa.
• Auditoría de sistemas
Revisión técnica, especializada y exhaustiva de las redes y sistemas informáticos utilizados en una empresa. En esta auditoría se evalúa el desempeño de los equipos, su correcto funcionamiento y la seguridad de datos.
Diferencias entre una auditoría interna y una auditoría externa
Si bien, ambas son importantes y necesarias; pero no debemos confundir ambos conceptos. Aquí te compartimos sus diferencias principales.
| Diferenciador | Auditoría interna | Auditoría externa |
|---|---|---|
| Alcance | Preventiva y continua | Tiende a realizarse anualmente |
| Propósito | Evaluar el sistema de control interno detecta riesgos |
Analizar la confiabilidad de los estados financieros |
| Profesional responsable | Auditores de la misma empresa | Auditor independiente |
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Tipos de pruebas de auditoría: ¿cómo se validan los hallazgos?
La validación de los hallazgos en una auditoría es imprescindible, ya que son la base del proceso. Esto se debe a que son los que determinan si el proceso es exitoso y confiable o, por el contrario, no ofrece los resultados esperados.
En este espacio te contamos cuáles son los tipos de pruebas de auditoría más comunes:
• Pruebas sustantivas
Este tipo de pruebas se basan en evaluaciones diseñadas para obtener evidencia directa sobre aspectos financieras. Esto incluye los saldos, transacciones y normas aplicables en gestión contable.
En cuanto a su objetivo, es detectar datos sensibles que puedan ser erróneos. Asimismo, el de proporcionar seguridad respecto a la confiabilidad de la información.
• Pruebas de cumplimiento
Las pruebas de cumplimiento, también conocidas como pruebas de control; se deben trabajar bajo ciertos lineamientos. Estos fueron desarrollados de forma especial para cubrir las necesidades de la evaluación de pruebas de este proceso.
El foco de la metodología es evaluar la eficiencia con la que se validan los hallazgos obtenidos por el auditor. Dichos hallazgos deben estar orientados en los controles internos y el cumplimiento de leyes y regulaciones.
En otras palabras, son las pruebas que determinan si la entidad auditada cumple con sus controles internos; así como las normas y leyes.
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¿Cuándo hacer una auditoría y cómo implementarla en tu empresa?
Las auditorías pueden ser de carácter obligatorio o voluntarias. Es decir, hay auditorías que deben hacerse por cuestiones de norma o simplemente para saber si el negocio marcha bien, independientemente del tipo o tamaño que tenga.
Por supuesto, una buena idea es ejecutarlas al menos una vez al año, incluso si estás seguro de que no hay problemas por los cuales alarmarse.
Momentos clave para realizar auditorías
A lo largo de la historia de una entidad, pueden surgir diferentes situaciones que requieren de una auditoría, ya sea interna o externa. En este punto, te contamos cuáles son las más comunes para que las tengas presentes.
• Cuando es una auditoría externa de carácter obligatorio
En estos casos, la auditoría puede ser solicitada por entes externos, como autoridades fiscales o terceros que están interesados en tu negocio. Las situaciones más comunes por las que se deben hacer son:
– Asegurar que se estén cumpliendo los criterios legales de obligatoriedad.
– Casos especiales obligatorios.
– Cuando la empresa o entidad cotiza en la bolsa.
– Cuando hay contratos o relación con el sector público.
– En algunos casos, las fundaciones o entidades sin ánimo de lucro.
• Cuando es una auditoría externa voluntaria
Estas auditorías se realizan, generalmente, de forma estratégica, para identificar riesgos o trabajar mejoras. Las razones principales razones son:
– Cuando se desea buscar financiamiento, ya que la auditoría recolecta información de interés a acreedores e inversores.
– Cuando se desea un crecimiento significativo en la empresa, ya que identificas puntos de mejora.
• Cuando es una auditoría interna
Las auditorías internas se realizan según lo considere la empresa. Puede ser de forma periódica o en momentos puntuales cuando se desee identificar áreas de mejora.
Las situaciones en las que es ideal realizar una auditoría interna son:
– Cuando se implementan nuevas herramientas; como sistemas especializados, maquinarias, controles internos, etc.
– Para trabajar una adecuada gestión de riesgos; ya que facilita evaluar el rendimiento de los procesos e identificar aspectos que afecten la eficiencia operativa.
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Cómo aprovechar el informe de auditoría
Implementar todos los resultados de la auditoría es clave para optimizar y empezar a mejorar cada área evaluada. Para ello, debes tomar como base el o los objetivos que querías lograr con el proceso.
Revisa uno por uno los puntos que el auditor desarrollo en el informe final y trabaja en plan de acción para implementar las mejoras. Así podrás aprovechar de forma real la auditoría y verás mejores resultados.
Plan de acción: aplicar los resultados para mejorar procesos
Si deseas aprovechar al máximo una auditoría realizada en tu empresa, es necesario trabajar en un plan de acción. Para hacerlo, puedes guiarte en los siguientes puntos:
1. Traza los objetivos: ten en cuenta los que se propusieron para trabajar la auditoría en un principio. Luego, utiliza la información y recomendaciones del informe de auditoría final; así podrás enfocar de forma acertada los objetivos para tu plan.
2. Establece acciones: tener claras las acciones que vas a tomar es fundamental para obtener resultados. Determina una acción por objetivo, así aseguras que se trabajen los puntos de mejora de forma eficiente.
3. Organiza un calendario: establece las fechas en las que se van a trabajar las acciones propuestas y un plazo para entregar los resultados.
4. Implementa herramientas de apoyo: trabajar de la mano de la tecnología puede marcar la diferencia. Por ejemplo, el sistema contable online de Siigo Contíficoes una gran opción, ya que automatiza tareas como:
– Registro de datos
– Creación y emisión de facturas electrónicas
– Emisión de informes y anexos
– Además, asegura el cumplimiento de las normativas y leyes vigentes.
5. Presentación de resultados: al finalizar las acciones, es ideal reunir toda la información y determinar si los resultados fueron positivos. Asegúrate también de establecer controles para que las mejoras se mantengan el tiempo.
Edna Moreno
12/6/2024
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