Proporcionar seguridad sin dejar de lado la practicidad en el manejo de archivos con información sensible es un punto de gran relevancia para las empresas, principalmente, en los aspectos contables y financieros. Es por esta razón que se han desarrollado herramientas y mecanismos que cubren estas necesidades de funcionalidad y seguridad.

En este camino aparecen los archivos XML, los cuales se utilizan en diferentes contextos, ganando protagonismo en el sector contable. En este artículo te contamos qué son y todo lo que ofrecen, no dejes de leer.

 

¿Qué es un archivo XML?

 

Antes de definir qué es un archivo XML de una factura, debemos tener claro qué su nombre se trata de las siglas de Extensible Markup Language, en español: Lenguaje de Marcado Extensible. Así que, como lo indica el acrónimo, se trata de un lenguaje, el cual ha sido desarrollado para facilitar la estructuración, almacenamiento y transporte de datos de tal manera que resulte sencillo de leer tanto para las personas como para las máquinas.

Podemos decir que se trata de un metalenguaje que permite organizar datos o información mediante etiquetas. Además, vale la pena mencionar que el XML permite codificar documentos en diferentes formatos, como lo son los textos y las imágenes.

El propósito de este formato es permitir el intercambio de información entre distintas plataformas, una cualidad de gran utilidad dentro de los procesos contables.

 

Beneficios de los archivos XML

 

El XML garantiza una serie de funciones y buenas prácticas que no solo garantizan un correcto manejo de la información, también proporciona ciertas medidas de seguridad. A continuación, te mencionamos los beneficios más destacados:

• En caso de que se realicen modificaciones externas, el XML se encarga de evitar cambios en el código, reduciendo posibles vulneraciones en los archivos.
• Te permite utilizar herramientas para validar la estructura y la sintaxis de un archivo, lo que te permite asegurar que el XML cumpla con las reglas definidas por otros formatos, como los de tipo DTD o XSD, entre otros.
• Permite usar firma digital y cifrados, garantizando autenticidad y confirmación de identidad.
• El XML puede restringir el acceso a recursos externos, lo que evita posibles ataques de redireccionamiento.
• Es un formato fácil de usar y flexible, ya que es de fácil entendimiento. No debes ser un ingeniero para comprender cómo funciona. Además, editar la información es posible desde cualquier computadora.
• Hace que el intercambio de datos sea sencillo, puesto que tiene soportes como diversas aplicaciones en diversos programas.

 

¿Para qué se usa el XML en la factura electrónica?

 

 

El archivo XML en la factura electrónica tiene un papel protagónico en el proceso, debido a que posibilita que la información de los comprobantes electrónicos pueda viajar con mayor seguridad, reduciendo el riesgo de intercepciones o ser alterada. Además, su estructura puede ser validada fácilmente para que cumpla con la normatividad y los estatutos de ley.

Los usos del XML en la factura electrónica más comunes son:

• Ofrecer seguridad sobre los comprobantes y, por ende, sobre las transacciones que realices.
• Reducir el riesgo de pérdida de documentos.
• Cumplir con los aspectos técnicos y normatividad del SRI.
• Evitar fraudes fiscales o robos de identidad.
• Contener toda la información de las operaciones que se llevan a cabo, lo que lo convierte en una parte del proceso con gran relevancia.

Por último, cabe mencionar que en ocasiones el archivo XML se acompaña de un archivo en PDF con el objetivo de ofrecer una alternativa de lectura más sencilla; sin embargo, existen algunas diferencias. Principalmente, el hecho de que el XML es la factura electrónica oficial, por tanto, es el archivo que se envía al SRI.

Por otra parte, el archivo en PDF funciona más como un formato de almacenamiento digital que permite dar una representación gráfica del contenido del XML, siendo de más fácil de leer e interpretar.

 

Qué debe contener el XML de una factura electrónica

 

La información registrada en el XML de la factura electrónica brinda los detalles de la transacción realizada. Por tanto, siempre deberá incluir los siguientes datos:

• • Información del emisor y receptor
  • Firma electrónica en estándar XAdES-BES
  • Registro Único de Contribuyentes (RUC)
  • Clave de acceso
  • Número de autorización de 37 digitos.

Ten en cuenta: los campos de tipo alfanumérico no deben tener espacios, ya que esto será motivo de error, lo que puede ocasionar rechazo del comprobante o falta de respuesta en el envío.

 

Importancia del archivo XML de factura electrónica

 

La importancia del archivo XML de la factura electrónica radica en el valor fiscal que ofrece, ya que es el documento que se entrega en SRI. Esto quiere decir que se convierte en un comprobante de las operaciones comerciales que realices en tu empresa, siendo un soporte de gran valor en los procesos tributarios.

Además, al ser un formato con las funciones y beneficios que te mencionamos anteriormente, ofrece un nivel de seguridad significativo dentro de las transacciones que se realizan en la empresa. Así que ofrece tranquilidad ante la posibilidad de fraudes, intercepciones de datos, entre otros crímenes o fraudes.

 

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¡Muy bien! Ahora ya sabes qué es un archivo XML y por qué resulta tan atractivo y conveniente este formato, es momento de elegir el software de facturación electrónica que te permita cumplir con esta obligación de manera fácil.

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