Si estás emprendiendo o ya tienes una empresa en crecimiento, uno de los pasos más importantes para formalizar tus relaciones laborales es tramitar el registro patronal del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
Hacer el registro es una obligación establecida en la Ley Federal del Trabajo (LFT) y en la Ley del Seguro Social (LSS), y es la puerta de entrada para cumplir con tus obligaciones de seguridad social.
Aunque pueda sonar complicado, obtener el registro patronal IMSS es más sencillo de lo que parece si conoces los requisitos y el proceso correcto. Para ayudarte, en este artículo te explicamos a fondo qué es y cómo tramitarlo sin contratiempos.
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¿Qué es el registro patronal ante el IMSS?
El registro patronal del IMSS es la clave que te identifica como empleador dentro del sistema de seguridad social en el país. El trámite te permite dar de alta a tus trabajadores, garantizándoles acceso a servicios de salud, prestaciones y otras coberturas conforme a la ley.
Una vez registrado, se te asigna un Número de Registro Patronal (NRP), que te permitirá realizar diversas gestiones, como dar de alta o baja a tus empleados, pagar las cuotas obrero-patronales y consultar historiales laborales.
Este número único, compuesto por 11 caracteres, es asignado por el IMSS y vincula directamente a tu empresa con la institución para asegurar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley del Seguro Social. Además, te facilita la realización de cualquier trámite con la institución.
¿Quién está obligado a registrarse como patrón?
Tanto las personas físicas con actividad empresarial como las personas morales (empresas) que contraten personal están obligadas a realizar el registro patronal del IMSS.
La Ley del Seguro Social, en su artículo 15, fracción I, establece que todo patrón debe inscribirse ante el IMSS y dar de alta a sus colaboradores dentro de los cinco días hábiles posteriores al inicio de la relación laboral. Además, la fracción III del mismo artículo indica la responsabilidad a calcular y pagar las cuotas obrero-patronales correspondientes.
La obligación también se respalda por la Ley Federal del Trabajo, la cual señala que toda persona empleadora debe hacer su registro patronal ante el IMSS y cumplir con los deberes derivados para garantizar los derechos laborales de sus trabajadores.
En resumen, si alguien trabaja para ti de forma subordinada, estás legalmente obligado a realizar tu registro patronal IMSS.
Requisitos para obtener el registro patronal IMSS
Antes de contratar legalmente a tu equipo y cumplir con tus obligaciones de seguridad social, necesitas tramitar el registro patronal. Se puede hacer tanto en línea como de forma presencial, y los documentos varían dependiendo de si eres persona física o persona moral.
Documentos necesarios para personas físicas
Si operas como persona física con actividad empresarial o profesional, los documentos necesarios dependerán de cómo realices tu registro patronal IMSS. El gobierno ofrece 3 modalidades:
- En línea, con e.firma.
- En línea, con CURP.
- Presencial.
Para tu registro con CURP, no se necesita ningún documento adicional, pero únicamente los contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) con los beneficios del Decreto por el que se otorgan estímulos para promover la incorporación a la Seguridad Social pueden realizar el trámite por este medio.
Si haces tu registro con la e.firma, necesitarás el comprobante de domicilio del centro de trabajo.
Por último, para realizar el trámite de manera presencial, necesitarás:
- Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del domicilio fiscal y/o Aviso de apertura de establecimiento (original y copia).
- Comprobante del domicilio del centro de trabajo (original y copia).
- Croquis de localización del domicilio del centro de trabajo (original).
- Identificación oficial vigente del patrón (original y copia).
- CURP (original y copia).
Y, en dado caso de contar con representante legal:
- Poder notarial donde se especifique que puede realizar trámites y firmar documentos ante el IMSS (original y copia).
- Identificación oficial vigente del representante (original y copia).
- RFC del representante (original y copia).
- CURP del representante (original y copia).
Documentos necesarios para personas morales
Para hacer el registro patronal IMSS como persona moral (empresa o sociedad legalmente constituida), se tiene la posibilidad de realizar en línea con la e.firma, de manera presencial o hacer el prerregistro en línea y finalizar presencialmente.
Si optas por hacer el trámite con la e.firma, necesitarás:
- Comprobante de domicilio del centro de trabajo.
- Primera y última hoja del Poder notarial para actos de dominio, administración o poder especial donde se especifique que puedes realizar trámites y firmar documentos ante el IMSS, así como la hoja donde aparezca el nombre del representante legal.
- Primera y última hoja de la Escritura Pública o Acta Constitutiva con el sello del Registro Público de la Propiedad y del Comercio, así como la hoja donde aparezca el nombre del representante legal.
Para el registro presencial, los documentos necesarios son:
- Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del domicilio fiscal y/o Aviso de apertura de establecimiento (original y copia).
- Comprobante del domicilio del centro de trabajo (original y copia).
- Croquis de localización del domicilio del centro de trabajo (original).
- Escritura Pública o Acta Constitutiva con el sello del Registro Público de la Propiedad y del Comercio (original y copia). Si todavía no tiene el folio mercantil, también se debe presentar una copia de la solicitud de registro o constancia notarial que acredite el trámite.
- Poder Notarial donde se especifique que puedes realizar trámites y firmar documentos ante el IMSS (original y copia).
- Identificación oficial vigente del representante legal (original y copia).
- RFC del representante legal (original y copia).
- CURP del representante legal (original y copia).
¿Dónde se realiza el trámite?
El registro patronal del IMSS puedes hacerlo en línea o de manera presencial, según te convenga.
El trámite en línea se realiza a través del Escritorio Virtual del IMSS. Para ingresar, necesitarás crear una cuenta utilizando tu CURP y tu e.firma vigente.
Por otro lado, si decides hacer el registro de manera presencial, deberás acudir a la Subdelegación u Oficina Auxiliar de Afiliación y Cobranza correspondiente, de acuerdo con el domicilio fiscal o centro de trabajo. El horario de atención es de lunes a viernes, de 8:00 am a 3:30 pm, en días hábiles para el IMSS.
Paso a paso para hacer el registro patronal en el IMSS
Para el trámite presencial, puedes hacer una cita, a través de la página del IMSS, o ir directamente a la subdelegación correspondiente y hacer fila para que el personal en ventanilla capture los datos.
Al finalizar, te entregarán lo siguiente:
- Si eres persona física: Aviso de Registro Patronal Personas Físicas en el Régimen Obligatorio (ARP-PF) y el original de la Tarjeta de Identificación Patronal (TIP).
- Si eres persona moral: Aviso de Registro Patronal Persona Moral en el Régimen Obligatorio (ARP-PM) y el original de la Tarjeta de Identificación Patronal (TIP).
Hablando del paso a paso para el registro en línea, lo desglosamos a continuación.
Alta en el portal del IMSS
1. Ingresa al Escritorio Virtual.
2. Crea tu cuenta, siguiendo los pasos del sistema. Recuerda que necesitarás tu CURP y los archivos de la e.firma (.cer, .key y contraseña). Una vez creada, el sistema te pedirá esperar 30 minutos antes de poder ingresar.
3. Si eres persona física, al acceder a tu cuenta, dirígete a la opción de “Mis registros patronales” y da clic en el botón de + para que se abra el apartado.
3.1. Posteriormente, da clic en “Acciones” y selecciona “Iniciar un registro patronal”.
Si vas a dar de alta a una empresa, una vez dentro de la cuenta en el Escritorio Virtual, primero necesitarás ingresar los datos de representante legal y socios, como vemos a continuación:
1. Dirígete a “Empresas representadas”, da clic en el botón de + para abrir el apartado y selecciona “Registrar empresa representada”.
2. El sistema abrirá una ventana con pasos e información. Da clic en “Iniciar solicitud” e ingresa el RFC de la persona moral y el tipo de contribuyente.
3. Luego, el sistema te pedirá:
- La firma electrónica de la persona moral.
- La última hoja del poder notarial y su carátula, donde se vea el nombre del representante legal, en formato PDF.
4. Posteriormente, aparecerán los datos de la empresa y deberás seleccionar el tipo de poder que tienes como representante legal.
5 Al guardar, el sistema abrirá una ventana emergente dejándote saber si la solicitud se procesó correctamente. Da clic en “Ver documentos” para ver los detalles y descargar el Acuse de recibo y la Carta de términos y condiciones.
6. Hecha la solicitud de representante legal, actualiza el apartado de “Empresas representadas” para que la información del negocio aparezca.
7. Da clic en el RFC, que debe salir como enlace, e ingresa al apartado de “Datos particulares”. Rellena los campos solicitados del Acta Constitutiva y guarda. Recuerda descargar el Acuse de recibo.
8. Dirígete al apartado de “Socios” para darlos de alta e ingresa la información solicitada (tipo de socio, RFC y CURP). Una vez procesada la información, descarga el Acuse de recibo.
9. Teniendo los datos particulares actualizados y los socios dados de alta, despliega el apartado de “Registros patronales” y da clic en “Iniciar un registro patronal”.
Llenado del formulario electrónico
1. Una vez que des clic en “Iniciar registro patronal”, seas persona física o moral, el sistema te guiará por los apartados para que llenes los campos con información relacionada a:
- El centro de trabajo (domicilio, ubicación, etc.)
- Datos generales (clasificación de actividad en el Seguro de Riesgos de Trabajo, clasificación conforme al reglamento de la Ley del Seguro Social, información de la actividad declarada, procesos, empleados, entre otros.).
2. Cuando termines de llenar los campos, da clic en “Finalizar trámite” y el sistema te solicitará adjuntar un comprobante de domicilio en PDF.
3. Al procesar la solicitud, aparecerá una pantalla emergente con el estatus exitoso y deberás dar clic en “Ver documentos” para descargar:
- Acuse de recibo.
- Aviso de Registro Patronal (ARP).
- Tarjeta de Identificación Patronal (TIP).
¿Qué sucede después de obtener el registro patronal?
Una vez concluido tu registro patronal IMSS, inicias formalmente tu etapa como empleador ante las autoridades laborales, lo cual implica una serie de obligaciones que debes cumplir de forma periódica. Su correcta ejecución garantiza la protección social de tus trabajadores.
Obligaciones como patrón ante el IMSS
Convertirte en patrón registrado conlleva responsabilidades que debes atender desde el primer momento. Entre las principales obligaciones se encuentran:
- Inscribir a tus trabajadores en el Instituto Mexicano del Seguro Social.
- Calcular y pagar las cuotas obrero-patronales mensuales.
- Mantener actualizado el salario base de cotización de cada empleado.
- Presentar avisos de alta, baja o modificaciones salariales dentro de los plazos establecidos por la Ley del Seguro Social.
- Realizar la determinación anual de la prima de riesgo de trabajo.
Registro de trabajadores
El principal propósito del registro patronal es asegurar que tus colaboradores tengan la protección del sistema de seguridad social. Por eso, uno de los primeros pasos después de obtener tu número patronal es dar de alta a cada uno de tus trabajadores.
Este trámite puede hacerse en línea a través del portal IMSS Desde su Empresa (IDSE).
Para el proceso, deberás ingresar al sistema y seleccionar la opción de “Movimientos afiliatorios”, completando los siguientes datos por cada trabajador:
- Tipo de movimiento: reingreso.
- Número de Seguridad Social (NSS).
- Nombre completo.
- CURP.
- Clave del trabajador.
- Salario Base de Cotización.
- Tipo de trabajador.
- Tipo de salario.
- Jornada.
Recuerda que el proceso debe hacerse dentro de los primeros 5 días hábiles a partir del inicio de la relación laboral.
Pagos de cuotas obrero-patronales
Una vez que tus trabajadores están dados de alta, como patrón estás obligado a cubrir las cuotas obrero-patronales, es decir, las aportaciones al IMSS para financiar la cobertura médica, incapacidades por enfermedad, maternidad, riesgos de trabajo, entre otras prestaciones.
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