Nota de remisión: qué es, para qué sirve y ejemplo práctico
La nota de remisión es un documento esencial para registrar ventas, entregas o servicios cuando todavía no se emite una factura en una empresa. Seguramente la has visto en más de una ocasión: la hoja donde el mesero anota el consumo antes de cobrar, o la nota que recibes en una papelería con el detalle de tu compra.
En este artículo te explicamos qué es una nota de remisión, para qué sirve y qué datos debe incluir para que las puedas utilizar estratégicamente en tu negocio y optimices tu orden administrativo.
¿Qué es una nota de remisión?
La nota de remisión es un documento mercantil usado como comprobante de compra. En ella se registran las ventas y entregas de productos o servicios en el momento en que ocurren, antes de emitir la factura.
Principalmente se usa como un comprobante interno y como referencia para el cliente, detallando artículos, cantidades y precios.
Aunque tiene un formato sencillo, cumple una función clave en la operación diaria para mantener el orden y trazabilidad de los movimientos comerciales.
¿Para qué sirve una nota de remisión?
La función principal de la nota de remisión es dejar constancia escrita de la venta o servicio para llevar un mejor control de inventario y de las operaciones. Pero, veamos sus funciones prácticas a profundidad:
Verificar inventario
Cada remisión permite registrar qué salió del almacén, en qué cantidad y con qué referencia. Esto reduce diferencias y facilita el control operativo, especialmente cuando se usa un sistema de control de inventario que integra remisiones, facturación y existencias.
Es una herramienta esencial para verificar el inventario de las empresas. Por ejemplo, al recibir productos del proveedor, el remitente genera la nota de remisión detallando qué productos se enviaron y cuántos. Una vez recibidos, el negocio destinatario puede comprar la información de la nota con el inventario, asegurando que los artículos recibidos
Comprobar la entrega de productos o servicios
La nota de remisión sirve como evidencia de que el cliente recibió lo solicitado, evitando disputas posteriores porque queda documentado qué se entregó y cuándo.
Respaldo en caso de errores
A pesar de no tener el mismo valor tributario que una factura, la nota de remisión puede funcionar como un punto de referencia para aclaraciones sobre la entrega, surtido o cobro de una transacción.
También ayuda cuando es necesario rehacer o corregir una factura, sirviendo como documento base para respaldar la operación.
Diferencias entre nota de remisión y una factura
La factura y la nota de remisión tienen varias similitudes, como la documentación de una venta; pero también diferencias muy importantes.
Una de las principales diferencias, es que la nota de remisión no tiene validez fiscal ante el SAT; mientras que el CFDI sí.
Veamos una por una en qué se diferencian:
| Diferencias |
Nota de remisión |
Factura |
| Propósito |
Documentar la entrega de productos o servicios |
Documentar la venta de productos o servicios |
| Momento de emisión |
Al momento de entregar los artículos |
Después de la entrega de artículos |
| Contenido |
Se centra en la descripción de los productos entregados, la cantidad y cualquier otra información relevante para la entrega |
Incluye detalles más amplios como precios unitarios, descuentos y términos de pagos, como forma y método |
| Uso en contabilidad |
No suele usarse en la contabilidad para registrar ingresos o gastos |
Es esencial para la contabilidad, permite registrar la venta, calcular impuestos y llevar un seguimiento de los ingresos y gastos de la empresa |
¿Qué debe incluir una nota de remisión?
Para que la nota de remisión pueda funcionar como un soporte administrativo, hay ciertos datos que debe contener; sin embargo, el nivel de detalle puede variar dependiendo de si utilizas un sistema para generarlas, donde el llenado de algunas secciones ya está automatizado, o si usas las versiones en papel que debes llenar a mano y, por ende, suelen contener menos información.
Usualmente, se compone de:
Datos de la empresa:
- Dirección de domicilio fiscal.
- Folio: el identificador de la nota.
Datos del cliente:
- Descripción de productos: principalmente nombre del artículo, cantidad y precio unitario.
- Total de la compra: desglosado en subtotal (antes de impuestos) y el total con impuestos.
Adicionalmente, y especialmente en los casos donde se utiliza la nota de remisión para la entrega de mercancía por parte de proveedores, se suele incluir las firmas de quien recibe los productos y de quien los entrega:
- Firma y nombre del cliente: siendo la firma de conformidad del cliente validando que el pedido llegó según lo acordado.
- Firma y nombre de quien entrega: constata quién se encargó de la entrega para un control interno.
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Ejemplo de una nota de remisión
Preguntas frecuentes sobre la nota de remisión
¿La nota de remisión tiene validez fiscal ante el SAT?
La nota de remisión no tiene validez fiscal, pero forma parte del flujo administrativo para documentar las operaciones, ordenar la información de inventarios y respaldar futuras aclaraciones o facturación.
¿Puedo emitir una nota de remisión en lugar de una factura?
La nota de remisión no reemplaza la facturación. Puedes utilizarla en el momento para agilizar tu proceso de venta, pero posteriormente sí deberás emitir el CFDI correspondiente, sobre todo si el cliente lo solicita.
¿La nota de remisión aplica para ventas de productos y servicios?
Sí, puedes utilizar la nota tanto para la venta de productos como para el cobro de servicios.
¿Cuánto tiempo debe conservarse una nota de remisión?
Aunque no es un documento fiscal, se recomienda conservarlas por, al menos, 1 año para aclaraciones operativas durante los cierres contables o auditorías internas.
¿Es obligatorio entregar una nota de remisión al cliente?
No es obligatorio entregar notas de remisión, pero sí es recomendable para formalizar la entrega, reducir errores y dar claridad al cliente de su compra.
¿Qué pasa si solo entrego nota de remisión, pero nunca facturo?
Independientemente de si generas o no la nota, no generar tu factura por ingresos es un incumplimiento a las obligaciones fiscales mínimas de cualquier negocio. Recuerda que la nota de remisión no tiene validez ante el SAT, por lo tanto, no sustituye al CFDI.
¿Las notas de remisión sirven como comprobante de pago?
No, aunque respalda la entrega de productos e incluye la información de los montos a pagar, no sustituye al recibo o al comprobante oficial de pago.
