El proceso de timbrar una factura, generalmente, es pan comido, pero a veces nos topamos con obstáculos que lo complican. Si estás batallando con esto, ¡respira! Puedes estar seguro de que no eres el único.
Cuando aparecen estos problemas, muchos contribuyentes se preguntan por qué no se puede timbrar una factura, sobre todo cuando el sistema lanza mensajes de error sin mucha claridad. Estos inconvenientes pueden darse por múltiples causas, desde aspectos fiscales, fallas técnicas o hasta simple errores al capturar datos.
En este artículo exploraremos las situaciones más comunes que pueden entorpecer tu proceso de timbrar facturas electrónicas y te daremos consejos para resolverlos efectivamente.
1. Errores en la información del emisor o receptor
Uno de los errores más frecuentes al querer timbrar una factura tiene que ver con los datos fiscales. El Servicio de Administración Tributaria (SAT) revisa con lupa toda la información del comprobante para verificar que coincida con los datos en sus registros.
Si te equivocas con el nombre, el RFC o el Código Postal Fiscal del receptor, el SAT no te dejará facturar.
¿La solución? Solicítale a tu cliente su Constancia de Situación Fiscal actualizada y copia los datos tal cual aparecen. Así, al timbrar la factura, todo fluirá y evitarás atrasos en tus procesos administrativos.
2. Problemas con la firma electrónica o certificado de sello digital
Toparse con la sorpresa de que tu Certificado de Sello Digital (CSD) está suspendido o tu e.firma caducó es algo que definitivamente impedirá que logres timbrar una factura. Sin un CSD activo, el sistema no podrá validar el comprobante y no se completará el timbrado.
Esto puede suceder cuando el contribuyente no cumple con sus obligaciones fiscales en tiempo y forma, desencadenando sanciones como la suspensión del CSD. Si es tu caso, para arreglarlo puedes enviar una aclaración para eliminar la restricción o cuando se deje sin efectos el certificado, desde el portal del SAT.
Por otro lado, si tu e.firma venció, necesitarás renovarla para seguir facturando y tener acceso a tu buzón tributario y a los servicios del SAT.
3. Inconsistencias en la clave del producto o servicio
Muchos contribuyentes cometen el error de elegir claves genéricas que no corresponden con el giro del negocio, o usan códigos incompatibles. Estas equivocaciones generan inconsistencias y ponen trabas al proceso de timbrar una factura, especialmente cuando la clave no está alineada con la actividad económica que tienes registrada ante el SAT.
Para evitarlo, ten a la mano el catálogo de claves y escoge la que mejor defina tu producto o servicio. Muchos sistemas de facturación, como los de Siigo Aspel, incluyen las claves del SAT y tienen filtros que facilitan el proceso.
Antes de timbrar la factura, revisa y valida que la clave elegida sea la correcta. Si el catálogo no incluye a precisión tu producto o servicio, elige la opción que más se acerque.
4. Falta de timbres fiscales
Un detalle sencillo que a veces se pasa por alto al preguntarse por qué no se puede timbrar una factura es: ¿tienes timbres disponibles? Si no tienes timbres fiscales, no podrás completar tu proceso.
Los timbres fiscales son como sellos digitales que validan y registran tu factura ante el SAT. Funcionan como un folio único y obligatorio que da validez legal a cada CFDI. Al agotarse, tu sistema probablemente te mostrará un mensaje de error o simplemente te dejará colgado a mitad del proceso.
La solución es fácil: consigue más timbres para facturar con un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). Sistemas como ADM Timbres te permiten adquirir paquetes de timbres fiscales de acuerdo con tus necesidades de facturación, de forma que puedas llevar un mejor control de consumo y evites quedarte sin timbres cuando más los necesites.
¿Qué se necesita para timbrar una factura correctamente?
Timbrar una factura correctamente va más allá de rellenar campos en un formulario. Necesitas cumplir requisitos fiscales, técnicos y operativos para garantizar que el SAT dé luz verde a tu CFDI.
Para asegurarte de que cumplas con todo lo que la autoridad fiscal pide, te compartimos 3 puntos clave:
- Contar con un sistema de facturación autorizado:
La autoridad fiscal ofrece su propio servicio para facturar, pero ¿te ha pasado que el SAT no deja facturar, aunque todo esté correcto? Esto suele ocurrir porque su sistema está saturado. Por eso, te recomendamos usar un programa de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), para asegurarte de tener la disponibilidad para timbrar tus facturas.
Con un software como los de Siigo Aspel, puedes estar seguro de que tus comprobantes seguirán el formato vigente de acuerdo con las disposiciones fiscales, cumpliendo con todo lo que pide el SAT, de forma que simplificas el proceso y te ahorras dolores de cabeza.
- Tener un control administrativo interno claro:
Antes de timbrar una factura, es indispensable saber qué estás vendiendo, cuándo lo vendiste, cómo te van a pagar y quién es tu cliente.
Mantén tu negocio bien organizado para no repetir procesos y agilizar operaciones. Una recomendación es usar herramientas tecnológicas que no solo ofrezcan servicios de facturación, sino que incluyan funciones para controlar tu inventario, ventas, clientes y proveedores. Por ejemplo, ADM Timbres no solo obtienes timbres fiscales, sino también acceso a los módulos administrativos de ADM para optimizar tu operatividad.
- Estar al día con tus obligaciones fiscales:
Evita que restricciones o inconvenientes para timbrar una factura cumpliendo a tiempo con tus declaraciones, pagos de impuestos y manteniendo tu información fiscal actualizada. Recuerda que el SAT puede inhabilitar tu CSD si detecta irregularidades.
Si te sientes perdido, no dudes en pedir asesoría contable personalizada para regularizar tu situación fiscal.
Verificación del timbrado de una factura
Después de timbrar una factura, es importante asegurarse que el proceso se haya completado correctamente. De esta forma no solo verificas que el comprobante haya sido validado legalmente ante el SAT, sino que también evitas problemas con clientes o líos en tu contabilidad.
Puedes verificarlo con cualquiera de las siguientes formas:
- Revisa que tu CFDI incluya el UUID (folio fiscal) y los sellos correspondientes.
- Escanea el código QR de la factura con la app del SAT.
- Ingresa el folio fiscal en la herramienta de verificación del SAT para confirmar su estado.
Recuerda estar actualizado sobre lo que pide el SAT, aliarte con las herramientas adecuadas de facturación y seguir estos consejos para nunca más preguntarte “¿Por qué no se puede timbrar mi factura?”. En Siigo Aspel tenemos las soluciones que buscas para simplificar tu cumplimiento fiscal, tus procesos administrativos y los contables. No dudes explorar nuestras herramientas para encontrar la que se ajusta a tus necesidades.
