Todas las empresas o emprendedores que presten un servicio o producto en México tienen la obligación de ofrecer facturas para respaldar la transacción realizada. La facturación implica emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), detallando la operación comercial, donde se indica el producto o servicio vendido, el precio, la aplicación de impuestos correspondientes e información del receptor y emisor de dicha factura.
Dichos documentos electrónicos deben cumplir con lo establecido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para tener validez fiscal.
Ya sea que estés iniciando con tu empresa o simplemente quieres saber más del tema de la facturación en empresas, este artículo es para ti. Abordaremos técnicas para mejorar el proceso de facturación, los requisitos que debes cumplir, el tema de los catálogos del CFDI 4.0 y más.
¿Cómo puedo facturar en mi negocio?
Al hablar de la facturación electrónica, es importante entender el concepto de Proveedores Certificados Autorizados (PAC), los cuales están autorizados por el SAT para el servicio de generar comprobantes fiscales.
Al momento de facturar, se debe timbrar al SAT para asignarle un folio fiscal que da la validez oficial. Los PAC aseguran que, al emitir los CFDI, estén correctamente timbrados ante el SAT.
Por lo tanto, para empezar a facturar es importante contar con herramientas PAC que garanticen la validez de tus facturas ante el SAT. Teniendo esto en cuenta, debes considerar lo siguiente:
- Los requisitos que pide el SAT.
- El método de facturación.
El SAT requiere que los contribuyentes que facturen cuenten con su Certificado de Sello Digital (CSD). Para tramitarlo es necesario sacar la e.firma, ambos procesos se solicitan y son expedidos por el SAT.
El proceso de facturación electrónica, como lo indica su nombre, requiere de usar un programa o software digital, por lo que puedes usar una solución tradicional o la facturación en la Nube.
Facturación tradicional
Es el proceso que comúnmente se utiliza. Adquieres un sistema de facturación electrónica con un PAC, ingresas tu Certificado de Sello Digital, tu información como emisor, los datos del receptor y los productos o servicios que estás vendiendo.
Suele implicar el uso de un software instalado en tu computadora. Puedes acercarte a la prueba gratuita de nuestro sistema Aspel FACTURE para conocer sus funciones y las facilidades que te da para facturar electrónicamente.
Facturación en la Nube
Con la facturación en la Nube tienes la opción de emitir comprobantes fiscales desde cualquier dispositivo con acceso a internet, sin la necesidad de instalar un software.
Un ejemplo es el sistema de facturación que ofrece el SAT en su plataforma, sin embargo, por la alta demanda que presenta, es común toparse con fallas técnica. Diversos PAC han optado por ofrecer la facturación en la Nube, como Siigo Nube Facturación de Siigo Aspel, donde no solo obtienes un sistema para facturar, sino también funcionalidades para optimizar los procesos comerciales de tu empresa.
Requisitos para facturar a un cliente
En México, para emitir una factura a tus clientes es necesario cumplir con los requisitos fiscales que establece el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Anteriormente mencionamos el Certificado de Sello Digital, pero también existen unos más en el proceso de facturación de una empresa:
- Estar inscrito en el régimen correspondiente: debes estar dado de alta en el régimen fiscal correspondiente a tus actividades, ya sea que estés en el de persona moral o persona física con actividad empresarial.
- Contar con RFC: es importante que tengas el Registro Federal de Contribuyente (RFC) con el que vas a emitir facturas. Así mismo, debes tener el RFC de tu cliente.
- Tener tu Certificado de Firma Digital (CSD): junto con el CSD es necesario que tengas tu contraseña del SAT para firmar electrónicamente los CFDI.
- Usar un Proveedor Autorizado de Certificación.
- Tener los datos fiscales del cliente: nombre o razón social, RFC, domicilio fiscal y código postal.
¿Cómo se hace la factura de un proveedor?
Al momento de comprar materia prima, la responsabilidad de generar la factura recae en los proveedores.
¿Cómo puedo mejorar el proceso de facturación en mi negocio?
Un correcto proceso de facturación de una empresa asegura el cumplimiento de las obligaciones fiscales, mejora la gestión interna y la relación con los clientes, por lo que optimizar el proceso es crucial para mantener la competitividad y eficiencia en el mercado.
No solo implica utilizar herramientas tecnológicas, sino también establecer prácticas y políticas claras que aseguren la precisión y puntualidad en la emisión de tus comprobantes fiscales. Te compartimos algunos consejos que puedes seguir:
- Establece la periodicidad: definir una periodicidad clara para la emisión de facturas ayuda a mantener un flujo de caja constante y predecible. Esto significa decidir si se emitirán semanal, quincenal o mensualmente, dependiendo de la naturaleza de tu negocio y de tus necesidades financieras.
Es una práctica que facilita tu planificación financiera y asegura que tus clientes reciban sus CFDI de manera consistente, mejorando las relaciones comerciales y reduciendo los tiempos de espera entre pagos.
- Registra toda venta ejecutada y pendiente por pagar: llevar un registro detallado de todas las ventas liquidadas y pendientes por pagar es esencial para la transparencia y el control financiero de tu empresa. Implica usar sistemas de gestión que permitan el seguimiento de cada transacción, desde su inicio hasta la liquidación. Tener un registro preciso ayuda en la conciliación de cuentas, facilita la generación de reportes financieros y en la preparación de declaraciones fiscales.
- Realiza facturas profesionales y completas: asegúrate de realizar las facturas profesionalmente y que estén llenadas correctamente. Deben contener los datos necesarios y cumplir con los requisitos establecidos por el SAT, incluyendo la información del emisor y receptor, la descripción de los productos o servicios y el desglose de los impuestos.
Emplear un formato estándar y usar herramientas de facturación electrónica, como Siigo Nube Facturación, asegura que cada factura sea clara, legible y conforme a las normativas, reduciendo el riesgo de errores o rechazos.
- Domina los usos del CFDI como persona moral: una de las características más destacadas del CFDI 4.0 es el uso del comprobante, pues justifica para qué se emite la factura. Es un elemento obligatorio, por lo que es importante dominar a la perfección el catálogo de usos y aplicar las claves para cada caso.
- Conoce el proceso de facturación entre personas físicas y morales: como empresario debes entender las normativas que permiten a una persona física emitir una factura a una persona moral. Es una capacidad que puede ser muy útil en situaciones comerciales, permitiendo mayor flexibilidad y asegurando el cumplimiento de obligaciones fiscales de todas las partes.
¿Qué puedo facturar como persona moral?
En este punto vale la pena hacer una diferenciación entre la factura que uno emite, como persona moral, y la que uno solicita ante gastos hechos. Para este segundo, puedes solicitar la factura de tus gastos relacionados a tu actividad para el tema de las deducciones autorizadas.
Por otro lado, puedes emitir facturas por:
- Venta de productos: puedes facturar todas las ventas de bienes físicos que comercialices, incluye productos manufacturados por tu empresa, como aquellos adquiridos para su reventa.
- Prestación de servicios: también puedes facturar la prestación de servicios profesionales o técnicos, sean servicios de marketing, servicios de mantenimiento, asesoría legal, entre otros. En tu factura habrá que describir claramente el servicio prestado y las condiciones del mismo.
- Arrendamientos: si tu empresa se dedica al arrendamiento de inmuebles y muebles, puedes emitir facturas por los ingresos generados de dichos contratos.
- Importación y exportación de mercancías: en el caso de exportaciones, puedes facturar los productos y servicios que vendas a clientes en el extranjero, siempre que cumplas con los requisitos fiscales y aduaneros aplicables. Por otro lado, aunque tú directamente no emitas factura por importaciones, puedes solicitarla para deducir los gastos relacionados, siempre y cuando formen parte de tus deducciones autorizadas.
- Anticipos: al recibir anticipos por bienes o servicios que entregues en un futuro, puedes emitir una factura por el monto del anticipo. Se debe especificar que es un adelanto y, posteriormente, generar la factura complementaria cuando se realice el pago final y se entregue el producto o prestación.
- Honorarios y comisiones: al pagarle honorarios o comisiones a terceros, puedes emitir facturas por dichos conceptos, siempre y cuando estén debidamente documentados y justificados.
- Gastos reembolsables: en ocasiones, se puede incurrir en gastos o cuenta de un cliente, los cuales pueden ser reembolsados. Estos gastos deben ser facturados, incluyendo detalles del gasto y adjuntando los comprobantes correspondientes.
- Ventas a crédito: las ventas a crédito también las puedes facturar, especificando las condiciones de pago acordadas. Es indispensable mantener un registro adecuado de las cuentas por cobrar y emitir las facturas conforme se realicen los pagos parciales o totales.
Aplicación del catálogo y usos del CFDI para personas morales en las facturas electrónicas
Como mencionamos anteriormente, al momento de emitir un CFDI 4.0, es importante que las empresas llenen correctamente el campo de Uso del CFDI. Por eso te damos las claves a utilizar cuando emitas facturas como persona moral.
¿Qué es el ciclo de facturación de una empresa?
Para todos los empresarios que apenas empiezan sus actividades comerciales, es importante tener clara la información relacionada con el proceso de facturación, que implica una serie de pasos para asegurar el cumplimiento fiscal.
Obligaciones en la facturación si soy empresario
Como empresario, tienes que cumplir con ciertas obligaciones para asegurar la transparencia, cumplir con la recaudación de impuestos y mantener un control financiero adecuado.
Las principales que debes cumplir para evitar sanciones son:
- Emitir facturas electrónicas en su versión vigente, o sea CFDI 4.0.
- Mantener vigente la e.firma.
- Registrar y conservar tu contabilidad electrónica, incluyendo todas las facturas emitidas y recibidas.
- Realizar tus declaraciones mensuales de IVA, ISR y retenciones, según corresponda y la Declaración Anual de ISR.
- Pagar tus impuestos: IVA, ISR e IEPS, este último solo si corresponde.
- Emitir los complementos según sea el caso, sean de pago, Carta Porte, de Comercio Exterior, etc.
- Validar los RFC de clientes y proveedores.
SAT y empresas
Si a estás alturas tienes algunas dudas de cómo se relaciona el SAT con tu empresa, recordemos que este artículo está aquí para ayudarte. El Servicio de Administración Tributaria (SAT) es el organismo gubernamental encargado de supervisar y garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales en México.
Frente a las empresas, el SAT desempeña un papel crucial e la regulación y facilitación de sus operaciones financieras. Por ejemplo, todas las empresas o personas morales, deben registrarse ante el SAT para operar legalmente en México y obtener su Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
Además, el SAT es quien regula la emisión de CFDI, para mantener un registro de ingresos y egresos de las empresas, estando al tanto de los pagos de impuestos, posibilidades de deducciones, etc. Al ser el organismo encargado, también es quien lleva a cabo la devolución de impuestos cuando se tienen saldos a favor.
En resumidas cuentas, es la autoridad fiscal que determina el marco regulatorio para cumplir con las normativas fiscales. Entender al SAT no es solo una obligación, sino que también es una práctica que ayuda a las empresas a operar de manera más eficiente.
Ejemplos de facturación electrónica por tipo de empresa:
Tradicional de productos físicos
Tradicional de servicios
E-commerce
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Para mantener la facturación de una empresa al cien, es importante invertir en herramientas que no solo garanticen el proceso sencillo, sino que también ofrezcan funcionalidades complementarias para mantener en orden tu negocio. En Siigo Aspel buscamos transformar la vida de empresarios como tú, ofreciéndote un sistema de facturación en línea para emitir tus comprobantes fiscales desde donde estés, cumpliendo con las normativas vigentes.
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