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En México, emitir una factura electrónica implica cumplir ciertos requisitos fiscales establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Más allá de tener acceso a un sistema de facturación, contar con la documentación correcta es indispensable para que el CFDI 4.0 salga correctamente.
Si te preguntas qué documentos se necesitan para facturar, en este artículo te explicamos cuáles son los principales, por qué son necesarios y cómo obtenerlos.
Al emitir facturas electrónicas, el SAT requiere que el CFDI 4.0 incluya información precisa sobre el emisor, el receptor y los productos o servicios que se están avalando como compra o venta.
Ahora bien, son indispensables 3 documentos para facturar sin ningún inconveniente: el Certificado de Sello Digital, la e.firma vigente y la Constancia de Situación Fiscal; aunque, esta última no es obligatoria. Veamos a detalle cada uno.
El Certificado de Sello Digital (CSD) es un archivo electrónico que identifica al emisor de la factura y garantiza la autenticidad del comprobante. Es un documento para facturar indispensable porque firma electrónicamente cada CFDI, funcionando como la firma oficial del contribuyente.
Sin el CSD, no se pueden timbrar los comprobantes y es imperativo mantenerlo vigente ya que el sistema del SAT valida esto y su relación con el RFC del emisor.
La e.firma, compuesta de dos archivos (.cer y .key) y una contraseña, es otro documento obligatorio para facturar y tiene el mismo valor legal que una firma autógrafa.
Si bien, la e.firma no está directamente relacionada con la facturación ni es indispensable para timbrar; pero es necesaria para obtener o renovar el Certificado de Sello Digital, descargar la Constancia de Situación Fiscal y hacer cualquier otro proceso administrativo ante el SAT.
Tener la e.firma activa y vigente garantiza que puedas obtener y mantener la vigencia de tu CSD y, por consiguiente, garantiza que puedas facturar.
Por último, la Constancia de Situación Fiscal es uno de los documentos más solicitados para facturar ya que contiene toda la información fiscal registrada ante el SAT.
Es considerado el documento base para facturar correctamente el CFDI 4.0 porque incluye datos que solicita el llenado del comprobante, como:
La constancia no es obligatoria, sin embargo, es costumbre solicitarla para asegurar que la información capturada en la factura coincida con los registrados en el SAT. Por lo tanto, es importante tenerla actualizada.
Tener cada documento para facturar es la base para garantizar que los comprobantes fiscales sean válidos, deducibles y correctamente timbrados ante el SAT. Cada uno representa medidas y estrategias que ha implementado el SAT para garantizar la trazabilidad de las operaciones, combatir la evasión de impuestos y mejorar el control fiscal.
El sistema del SAT valida automáticamente toda esta información al momento de timbrar una factura. Si algún dato no coincide, el CFDI es rechazado.
Si todavía no cuentas con alguno de estos documentos para facturar, puedes obtenerlos fácilmente desde el portal del SAT. Veamos cómo.
Puedes descargar tu Constancia de Situación Fiscal tu constancia accediendo al portal del SAT y desplegar el menú contenido en el ícono flotante del búho, la primera opción suele ser la de la CSF. Esto te llevará directamente a la página para iniciar el trámite.
Puedes acceder al trámite desde la página de inicio del SAT, seleccionando entre “e.firma, personas” o “e.firma, empresas”, dependiendo de tu caso.
Considera que, si es la primera vez que tramitarás este documento, es necesario acudir a una cita en las oficinas del SAT, llevando la información que indica la autoridad fiscal.
Para obtener tu Certificado de Sello Digital recuerda que primero necesitas obtener tu e.firma. Luego, ingresa al portal del SAT y sigue los pasos que aparecen. Toma en cuenta que necesitarás descargar el sistema de “Certifica” del SAT para el proceso de solicitud.
Si no tienes la Constancia de Situación Fiscal del receptor o te falta un dato fundamental como el RFC, puedes sacar el RFC genérico como una opción secundaria o validar la información con tu cliente para evitar errores en la emisión del CFDI.
El único documento que te impedirá facturar si no lo tienes o no está vigente, es el Certificado de Sello Digital.
Si se cuenta con la información precisa del receptor, sí se puede facturar sin la CSF. No es obligatorio contar con este documento para facturar, pero funciona como un verificador de los datos al llenar el comprobante.
Implementar un software de facturación en línea de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) asegura:
Además, las funciones y protocolos de almacenamiento de un software de facturación simplifican la generación de reportes y documentos necesarios para cumplir con las declaraciones fiscales.
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