¿Cansado de lidiar con montones de papel y dolores de cabeza fiscales? Un sistema de facturación electrónica es la herramienta ideal para encargarse del papeleo, permitiéndote generar, enviar, gestionar, almacenar y hasta automatizar la emisión de tus Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).
Con un software simplificas los procesos relacionados con la generación de los CFDI 4.0, mientras te aseguras de cumplir con los requisitos fiscales establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
En México, implementar un sistema de facturación electrónica adecuado se ha convertido en una necesidad. Por eso, en este artículo te contamos todo lo que necesitas saber para dar el paso hacia el ahorro de tiempo, la simplificación de tu cumplimiento fiscal y la optimización de tu flujo de trabajo.
¿Qué es la facturación electrónica y cómo ha evolucionado?
La facturación electrónica es un sistema digital implementado por el SAT para sustituir las facturas impresas. Su propósito principal es garantizar una mayor eficiencia, seguridad y transparencia en los procesos de emisión y recepción de comprobantes fiscales.
Desde su introducción obligatoria en 2010, la facturación electrónica ha evolucionado, marcando un antes y un después en la manera en que las empresas y los contribuyentes llevan el control de sus operaciones. Con cada nueva versión de facturas, el SAT establece lineamientos para combatir la evasión fiscal, facilitar la fiscalización y fomentar una cultura tributaria más sólida.
Uno de los hitos más recientes es la entrada en vigor del CFDI en su versión 4.0, representando un salto importante hacia la precisión de datos y un mejor control tributario. Manejar correctamente las facturas vigentes es obligatorio y fundamental para una operación eficiente; por eso, implementar un sistema de facturación adecuado para el cumplimiento fiscal se ha vuelto indispensable.
La evolución del CFDI y los cambios del SAT
Antes de la digitalización, las facturas en papel presentaban múltiples desafíos que ponían en riesgo la integridad de la información. Por ejemplo:
- Falta de control y seguridad: las facturas impresas eran vulnerables a falsificaciones, alteraciones y omisiones, lo que facilitaba prácticas fraudulentas y dificultaba el seguimiento de operaciones reales.
- Ineficiencia administrativa: el proceso de impresión, distribución, resguardo y archivado físico representaba un gasto considerable de tiempo y recursos, con alta probabilidad de errores.
- Limitaciones en el análisis de datos: la información contenida en las facturas no podía ser procesada de forma automática como ahora, lo que limitaba la capacidad de análisis del SAT para el control fiscal.
Para resolver estas problemáticas, el SAT introdujo el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), un formato electrónico que le permite tener visibilidad inmediata sobre las operaciones de los contribuyentes.
Desde entonces, el CFDI ha pasado por varias versiones, cada una con mejoras sustanciales para cubrir las necesidades de control fiscal. La más reciente, la versión 4.0, incorporó cambios clave en su estructura y el contenido, como:
- Inclusión obligatoria del nombre y código postal del emisor y receptor.
- Validación más estricta de los datos del receptor.
- Mayor precisión en el tipo de régimen fiscal y uso del CFDI.
- Implementación de complementos obligatorios, como la Carta Porte, complemento de pago, entre otros.
Esta evolución responde a un objetivo de fiscalización y a la necesidad de generar facturas electrónicas robustas con información clave.
¿Cómo funciona el sistema de facturación electrónica paso a paso?
Los sistemas de facturación siguen un flujo claro para que todas las operaciones comerciales queden debidamente registradas y validadas ante la autoridad fiscal.
Entender el proceso de cómo funciona el sistema de facturación electrónica es fundamental para evitar errores, retrasos o inconsistencias en el cumplimiento de tus obligaciones fiscales.
A continuación, veremos el paso a paso de cómo funciona, desde la generación del CFDI hasta su entrega:
Generación del comprobante fiscal
Todo empieza con la creación del CFDI. La factura electrónica se genera en un sistema de facturación electrónica autorizado, ya sea el portal del SAT o a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
En esta etapa, se captura información como:
- Datos del emisor y receptor.
- Conceptos facturados: productos o servicios, descripción, cantidad, unidad de medida y precio unitario.
Una vez recopilados los datos, el sistema genera los archivos correspondientes con la información estructurada conforme a los lineamientos del SAT.
Timbrado, sellado digital y validación ante el SAT
El timbrado y sellado son dos procesos esenciales que validan oficialmente el CFDI.
- El timbrado consiste en incorporar el folio fiscal (UUID) y un código de barras bidimensional (QR) al CFDI con información fiscal relevante sobre la factura, como el RFC del emisor y receptor y el monto total. Este proceso se lleva a cabo cuando “avisas” a la autoridad de la emisión del comprobante.
- El sellado digital se refiere a la firma digital que el emisor realiza con el Certificado de Sello Digital (CSD). Este sello garantiza que la factura no sea modificada desde su emisión.
Con ambos pasos, el CFDI queda validado ante el SAT.
Entrega al cliente y almacenamiento
Una vez timbrada, la factura debe entregarse al cliente en dos formatos: XML y PDF. Al utilizar un sistema de facturación electrónica ambos archivos son generados automáticamente para enviarse al receptor.
Estos documentos deben ser almacenados durante, al menos, cinco años en caso de que la autoridad los requiera para una auditoría o revisión.
XML y PDF: ¿qué significan y cómo se usan?
Uno de los elementos clave de la facturación electrónica es el uso del archivo XML, que ha reemplazado por completo a las facturas en papel.
- El XML (eXtensible Markup Language) es un archivo digital que contiene los datos fiscales del CFDI codificados, organizados en etiquetas definidas por el SAT. Este archivo es el que tiene validez legal y fiscal.
- El PDF es simplemente la representación visual y amigable del contenido del XML. Facilita su lectura, impresión o envío, pero no sustituye la función oficial del XML.
El uso del XML ha sido la solución del SAT para automatizar la lectura, validación y registro de los comprobantes fiscales dentro de su sistema. Gracias a esta estandarización, la autoridad puede analizar los movimientos, detectar inconsistencias y tener un mejor control sobre la actividad económica del país.
La facturación en línea ha hecho posible emitir estos documentos de forma rápida y eficiente. Aunque el SAT ofrece una herramienta gratuita para generar facturas electrónicas, al tener una alta demanda, presenta inconvenientes por saturación de sus servidores.
Para solucionarlo, la autoridad permitió la aparición de los “Proveedores Autorizados de Certificación” (PAC), como Siigo Aspel, quienes están autorizados para emitir CFDI de manera legal, generando sus archivos XML y PDF correspondientes.
Carta Porte y tipos de comprobantes especiales
Dentro de la facturación electrónica mexicana, existen distintos tipos de comprobantes fiscales, cada uno con un propósito específico según la operación realizada. Conocerlos te permitirá emitir correctamente tus facturas.
Los principales son:
- Comprobante de Ingreso: se usa para registrar la venta de bienes o prestación de servicios. Representa la entrada de dinero de un negocio.
- Comprobante de Egreso: reflejan devoluciones, notas de crédito, descuentos u otros conceptos que afecten a una factura previamente emitida.
- Comprobante de Traslado: acredita la posesión legal de mercancías durante su transportación. Por ejemplo, si el contribuyente necesita mover los bienes entre sucursales, almacenes o puntos de distribución. Debe ir acompañado por el complemento Carta Porte.
- Complemento de Pagos: se emite al recibir el pago de una factura de ingreso con método de pago diferido (PPD). Permite reflejar el momento en que se percibe el ingreso.
- Complemento Carta Porte: respalda la posesión de la mercancía que circula en el territorio nacional e incluye detalles sobre:
-
- Origen y destino del traslado.
-
- Descripción de los bienes.
El complemento Carta Porte debe acompañar a los CFDI de traslado o de Ingreso, cuando involucre el movimiento de artículos.
La correcta emisión de los comprobantes fiscales junto y sus complementos correspondientes es vital para evitar multas o sanciones. Por eso, contar con un sistema de facturación electrónica es necesario para mantener tu operación en regla y sin contratiempos.
¿Qué requisitos debe cumplir una empresa para facturar electrónicamente?
Toda empresa o persona física con actividad empresarial está sujeto a emitir facturas electrónicas; sin embargo, es necesario que cumplan algunos requisitos para poder facturar:
1. Estar inscrito en el RFC: lo primero es que tu negocio o emprendimiento debe estar dado de alta ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
2. Contar con un Certificado de Sello Digital (CSD): posteriormente, debes solicitar tu Certificado de Sello Digital para firmar las facturas. El proceso se realiza en el portal del SAT con la e.firma vigente.
3. Utilizar un sistema de facturación electrónica autorizado: puedes elegir entre el portal del SAT o un sistema de facturación electrónica de un PAC como Siigo Aspel.
¿Cómo elegir y contratar un sistema de facturación electrónica?
Sabiendo las generalidades de cómo funciona un sistema de facturación electrónica, es momento de ahondar en el proceso de selección para asegurarte de realizar una inversión que no solo te permita cumplir con las obligaciones fiscales, sino que también signifique una optimización para tus procesos.
Algunos de los pasos que debes considerar en tu elección son:
1. Define tus necesidades:
Para esclarecer tu posición, te puedes preguntar: ¿cuántas facturas emites al mes?, ¿cuánto estás dispuesto a invertir?, ¿qué funcionalidades necesitas?, o ¿cuál es la experiencia del Proveedor Autorizado de Certificación?
2. Investiga las opciones:
Compara proveedores en el mercado, sus características, precios, funciones, etc. Y, de ser posible, solicita demostraciones para conocer mejor el software y cómo funciona.
3. Selecciona el servicio que mejor se adapte a lo que buscas:
Toma en cuenta tus necesidades y presupuesto, además asegurate de que el sistema que elijas ofrezca un buen soporte técnico, no te dejes llevar por las ofertas más baratas.
En Siigo Aspel contamos con soluciones intuitivas asi como numerosos recursos para asegurarnos de que conozcas a fondo tu software, desde tutoriales, foros informativos y diversos materiales que te convierten en un experto.
También, considera las siguientes características para escoger el sistema adecuado:
- Software robusto: asegúrate de que cubra las principales necesidades de generación y timbrado de facturas electrónicas, la cancelación de comprobantes y la emisión de complementos.
- Plataforma segura: verifica que utilice medios de protección para acceder a la información, como son verificación en dos pasos, contraseñas y uso de administración de accesos.
- Almacenamiento en la Nube: un gran plus es que integre el servicio de almacenamiento en la Nube para guardar los CFDI emitidos para futuras consultas.
4. Impleméntalo:
Dedica un tiempo para capacitar a tu personal y asegurarte de que utilicen el sistema de forma eficiente. Una vez listos, comienza su implementación y monitorea su uso para asegurarte de que cumpla con tus necesidades.
¿Cómo funciona Siigo Aspel para facturar en la Nube?
Siigo Nube Facturación es una solución moderna y eficiente para facturar electrónicamente desde cualquier lugar. Al estar alojado en la Nube, no necesitas realizar instalaciones locales ni servidores físicos, puedes acceder a la plataforma desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
En Siigo Aspel queremos ofrecerte las herramientas ideales para simplificar tus procesos, por eso, con Siigo Nube Facturación no estás limitado a una oficina o a un equipo específico. Si estás de viaje, trabajas de forma remota o necesitas emitir una factura de último momento, solo necesitas ingresar al sistema desde tu navegador y entrar con tus credenciales.
Es un sistema de facturación electrónica que te permite mantener el control de tu negocio en todo momento, sin depender de horarios ni ubicaciones. Además, tu información queda protegida contra ciberataques gracias a los protocolos de seguridad y cifrado de datos.
Si buscas un sistema de facturación electrónica que agilice tu proceso a través de una interfaz práctica e intuitiva, Siigo Nube Facturación es lo que necesitas. No solo obtienes tranquilidad de cumplir con los requisitos fiscales, sino también libertad y eficiencia.
