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Una factura proforma es un documento de gran importancia en el manejo de un negocio. Ya que permite justificar las operaciones comerciales que se realizan. Además, ofrece datos útiles a los clientes sobre una transacción económica, evitando confusiones en el proceso de compraventa.
En este artículo te explicaremos en detalle qué es una factura proforma y cuáles son los elementos que la componen. Asimismo, te contaremos cómo facilitar su gestión para optimizar tus procesos contables. ¡Quédate con nosotros!
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es un documento provisional que sirve para detallar las condiciones de la actividad comercial que se va a llevar a cabo. Para trabajar este archivo, se toma información de los servicios o productos como, por ejemplo:
– Precios.
– Cantidades.
– Medios de pago.
– Condiciones de pago.
Estos datos son registrados para posteriormente trasladarlos a la factura definitiva.
En resumen, una factura proforma es un archivo preliminar que contiene los detalles más relevantes de la factura final. Ten en cuenta que esta factura final es la que se les remitirá a los clientes o a proveedores antes de concluir la compra.
¿Para qué sirve una factura proforma?
Son una buena alternativa para gestionar procesos de venta a largo plazo y establecer acuerdos con posibles compradores. Adicionalmente, suelen ser de utilidad para solicitar un crédito o gestionar algunas de las operaciones de comercio internacional.
• ¿En qué casos se debe emitir una proforma?
Una factura proforma debe emitirse cuando se presentan las siguientes situaciones:
– En caso de que se requiera proporcionar una imagen general de la factura final.
– Funciona como parte de los procedimientos de importación y exportación.
– Realizar ajustes en una etapa posterior en caso de que haya un cambio en el costo de la mercancía durante el proceso.
– Funciona como cotización u orden de compra para el cliente. Ya que en muchos casos es un requisito para que se apruebe una venta y se pague la factura final.
• ¿Cuál es la diferencia entre una proforma y una factura ordinaria?
Confundir los diferentes tipos de facturas electrónicas es algo que puede ocurrir. Por eso, en este apartado te detallamos las principales diferencias entre una factura proforma y una factura ordinaria.
Requisitos de una factura proforma en Ecuador
Realizar una factura proforma modelo requiere de ciertos datos, si bien pueden trabajarse de forma personalizada, lo ideal es incluir los siguientes:
• ¿Qué datos debe incluir una factura proforma?
Lo primero que debes tener en cuenta para saber cómo hacer una factura proforma es tener claros los datos que debes consignar. A continuación, te detallamos cuáles son:
– Encabezado: incluye el rótulo de “Proforma” o “Factura Proforma” de forma visible en el documento
– Fecha: indicar el día, mes y año de emisión
– Datos del emisor y del receptor: tales como el nombre comercial, razón social, información de contacto, correo electrónico, entre otros
– Información de los productos o servicios: especifica cuál ha sido el producto o servicio que ha dado origen a la transacción que quedará reflejada en la proforma. Asimismo, se debe incluir la cantidad, el precio unitario y total
– Condiciones de envío: señalar el peso total de cada artículo y el modo de transporte que está utilizando para el envío.
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• Ejemplo modelo de una factura proforma
En esta parte, te compartimos un ejemplo de proforma donde puedes ver de forma clara los datos que se deben incluir.
• ¿Quién puede emitir una proforma?
La factura es utilizada de forma común en vendedores o empresas y proveedores de bienes o servicios. Se utilizan para detallar aspectos respecto a una compra, tanto de servicios como de productos.
• ¿Se necesita firma o sello en una proforma?
No. Una factura proforma no tiene valor fiscal, pues no es un documento oficial; por tanto, no requiere de firma ni sello.
¿Cómo crear una factura proforma? ¡Mira el paso a paso!
La emisión de facturas proforma la puedes realizar de manera sencilla y en pocos pasos a través del software de Siigo Contífico. Nuestro sistema ya tiene configurados los campos necesarios para generar el documento, solo necesitas seguir estos pasos y completar los datos:
• Paso 1
Ingresa al sistema y dirígete a la opción de Transacciones, después a Proformas y, finalmente, da clic en Crear.
• Paso 2
Completa los campos obligatorios para la emisión de la proforma:
– Fecha de emisión.
– Tipo de documento.
– Datos del destinatario o cliente.
– Referencia.
– Vendedor.
– Vencimiento.
– Proyecto.
– Forma de pago.
– Garantía.
• Paso 3
Dirígete a la pestaña de Productos, en esta parte podrás completar los datos correspondientes a la mercancía. Al finalizar, no olvides verificar que todo esté correctamente diligenciado. Finalmente, haz clic en Guardar para que el registro sea efectivo.
Ahora, ya sabes cómo llenar una factura proforma desde el sistema de Siigo Contífico. Recuerda que también puedes ver el proceso en nuestro Centro de Ayuda Siigo Contífico.
¿Una proforma tiene validez legal o tributaria en Ecuador?
No. En Ecuador, la factura proforma no tienen ninguna validez legal o tributaría. Su uso está enfocado más a la practicidad en la gestión contable de los negocios. Puesto que es una medida para asegurar el cumplimiento de acuerdos comerciales, como pagos pendientes.
- ¿Es válida ante el SRI como factura oficial?
No. Ante el SRI, una factura proforma no tiene validez, ya que son los comprobantes electrónicos los que deben respaldar las transacciones.
- ¿Se puede usar como respaldo contable o contractual?
La factura proforma funciona como respaldo contable al interior de la entidad que las genera. Es un gran aliado para llevar un adecuado seguimiento de cuentas pendientes o ventas pactadas.
Sin embargo, como respaldo contractual no tendría validez, ya que no tiene peso fiscal ni legal.
¡Has llegado al final! Ahora ya sabes qué es una factura proforma y cómo elaborarla. Recuerda que siempre puedes optimizar tu gestión contable y emitir documentos, como la proforma de manera automatizada. ¿Cómo es posible? ¡Con las soluciones tecnológicas que te ofrece Siigo Contífico!
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