¿Te ha pasado que necesitas descargar facturas electrónicas desde el portal del SRI, pero tienes dudas sobre el proceso? ¡No te preocupes! En este artículo te compartimos una guía completa sobre el proceso que puedes seguir. Fácil, práctico y sin complicaciones, no te lo pierdas.
¿Qué es la facturación electrónica y para qué sirve?
Las facturas electrónicas son documentos digitales que se crean desde un sistema contable especializado que aplica las normas exigidas por el SRI. En Ecuador, es un proceso obligatorio para todos los contribuyentes que realicen actividades económicas; sin embargo, hay excepciones. Por ejemplo, algunos contribuyentes del Régimen Simplificado para Emprendedores y Negocios Populares (RIMPE).
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¿Cuáles son las funciones de las facturas electrónicas?
La función de las facturas electrónicas es la de un comprobante de venta que proporciona un soporte de la transacción. Además, este tipo de comprobantes tiene validez fiscal, por lo que deben ser utilizados en la gestión contable de todo negocio y empresa.
Además, la factura electrónica ha producido múltiples beneficios para los ecuatorianos; como, por ejemplo:
- Mayor rapidez y eficiencia en los procesos administrativos.
- Ahorro en los gastos de impresión y archivo de documentos.
- Contribución al cuidado del medio ambiente.
- Mayor seguridad y protección contra falsificaciones.
- Disminución en los tiempos de envío de los comprobantes.
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¿Por qué es importante descargar tus facturas?
La opción para consultar y descargar facturas electrónicas recibidas y emitidas, es un servicio ofrecido por el SRI. Este beneficia a las personas naturales y jurídicas que deben utilizar las facturas electrónicas como parte de sus actividades económicas.
La factura electrónica, en particular, es un comprobante que necesitas al momento de declarar impuestos. Su incumplimiento, puede acarrear multas y sanciones según lo especificado en la Resolución número NAC-DGERCGC24-00000022.
Las multas pueden ir desde los 4 SBU hasta los 30 SBU (Salario Básico Unificado). Las contravenciones principales, según la Resolución, son:
- No entregar comprobantes o entregarlos con errores en la información.
- No hacer la transmisión de los comprobantes a la Administración Tributaria, o hacerla fuera del plazo establecido.
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¿Cómo descargar facturas electrónicas desde el portal del SRI?
Si no sabes cómo descargar facturas electrónicas no tienes que preocuparte. Debes saber que es sencillo, solamente debes seguir los sencillos pasos que te compartimos a continuación:
Pasos para descargar facturas electrónicas recibidas
Debes saber que a través del portal del SRI tienes la posibilidad de descargar tus diferentes facturas electrónicas. Incluyendo las que recibes por parte de tus proveedores y que te sirven para respaldar tus gastos; como aquellas que emites al vender un bien u ofrecer un servicio.
Entonces, los pasos a seguir son los siguientes:
- Ingresar al portal del SRI.
- Hacer clic en la opción SRI en línea.
- Buscar en el menú de la izquierda la pestaña Facturación electrónica, dar clic;y luego seleccionar Comprobantes electrónicos recibidos.
- Iniciar sesión con tus datos: número de identificación, RUC, cédula de identidad o pasaporte; y tu contraseña.
- Al ingresar, vas a encontrar un formulario donde puedes consultar tus comprobantes electrónicos recibidos. Puedes filtrar la información por número de identificación, clave de acceso o número de autorización.
También puedes filtrar tu búsqueda por el periodo de emisión y el tipo de comprobante, en este caso, factura electrónica.
- Dar clic en Consultar y vas a visualizar un cuadro con todas las facturas que tus proveedores han emitido.
- Dirígete a la columna titulada RIDEestán organizados los archivos. Al dar clic en cada ícono de PDF, se van a descargar las facturas automáticamente.
En esta misma plataforma tienes la opción de descargar otros comprobantes electrónicos como:
- Notas de crédito
- Notas de débito
- Comprobantes de retención
- Liquidación de compra de bienes y prestación de servicios.
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Pasos para descargar facturas electrónicas emitidas
En el portal del SRI también puedes descargar las facturas electrónicas que hayas emitido. Esto es posible siempre y cuando ya estés autorizado como facturador electrónico ante esta entidad.
Los pasos para descargar facturas electrónicas en el SRI son los siguientes:
- Sigue los pasos anteriores hasta el punto 4, y aquí, en vez de dar clic en Comprobantes electrónicos recibido, eliges la opción de Comprobantes emitidos. Después debes seleccionar el menú de Producción, y luego dar clic en Consultas.
- Ingresa con tus datos de usuario, te aparecerá una lista de opciones. Elige la que dice Comprobantes electrónicos recibidos y/o emitidos.
- En la pantalla que se muestra, además de consultar las comprobantes emitidas por fecha, puedes filtrarlas por autorizadas, no autorizadas y por procesar.
- Al dar clic en Consultarte aparecerá la lista de facturas y datos. Como el RUC y razón social del emisor; el tipo y serie de comprobante; la fecha y hora de autorización; y la fecha de emisión.
- En el cuadro de facturas emitidas, también se incluyen los íconos de PDF que te permiten descargar los documentos.
¡Y listo! Así es como descargas comprobantes del portal del SRI, para que tengas tus comprobantes siempre a la mano y puedas utilizar estos soportes en tus trámites tributarios.
Cómo consultar las facturas de tus clientes desde Siigo Contífico
Si cuentas con el software de Siigo Contífico podrás consultar en segundos las facturas que has emitido con cada cliente. Esto te va a permitir acceder a la información que necesites al instante.
Por ejemplo, si debes descargar unas facturas desde el SRI de determinado cliente, solo debes acceder a Siigo Contífico, buscar el nombre del cliente y listo. Sabrás la fecha, montos, productos vendidos y cantidades.
Conoce cómo hacerlo paso a paso en este video:
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Problemas más comunes al descargar facturas en el SRI
Al momento de descargar facturas electrónicas desde el portal del SRI pueden presentarse inconvenientes. Aquí te contamos los más comunes y cómo afrontarlos:
- Fallas en el portal por intermitencias: es posible que el portal del SRI presente caídas o fallas, principalmente cuando hay una alta demanda. Procura descargar tus facturas con anticipación para evitar retrasos por estas situaciones.
- Firma electrónica inválida o vencida: puede pasar al usar contraseñas incorrectas del archivo .p12 o cuando el archivo está dañado. También, puede ser porque el RUC o cédula no coinciden con los datos del SRI, en estos casos el sistema rechaza el comprobante. Verifica siempre tus datos antes de emitir tus comprobantes.
- Facturas no autorizadas o pendientes: un RIDE (Representación Impresa del Documento Electrónico) sin número de autorización o clave de acceso no tiene validez legal. Asegúrate de que tus comprobantes estén debidamente autorizados.
- Formato del archivo incorrecto: los comprobantes deben estar siempre en formato .XML. Para asegurar que cumplas con esta característica, es necesario generar y emitir las comprobantes con un Sistema de facturación electrónica.
¿Cuál es el software ideal para facturar electrónicamente en Ecuador?
Si estás obligado a emitir factura electrónica es importante que busques aliados efectivos que agilicen tus operaciones. Así podrás hacer más efectivos los procesos de venta y atención al cliente.
En este sentido, el software de facturación electrónica de Siigo Contífico se presenta como una gran opción. Principalmente, por soluciones innovadoras que se mantienen a la vanguardia para cubrir las necesidades actuales de sus clientes.
Dentro de sus funciones destacan grandes ventajas, principalmente las siguientes:
- Emitir comprobantes autorizados desde cualquier lugar y hora
- Envío de comprobantes electrónicos a tus clientes de forma inmediata a su correo electrónico
- Cumplimiento normativo asegurado con actualizaciones al día.
- Almacenamiento seguro para tus comprobantes.
- Altos estándares de seguridad para proteger los datos de tus clientes y tu negocio.
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Edna Moreno
12/5/2024
Buenos días Clara, es un gusto saludarte. Si estás interesada en nuestra solución de Facturación Electrónica, o tienes dudas al respecto, puedes solicitar asesoría personalizada a través del chat de nuestro sitio web o utilizar la opción de Contacto del menú principal. También, te invitamos a conocer más a detalle el software de Facturación Electrónica de Siigo Contífico aquí.