Registros contables: qué son, cómo llevarlos y por qué son clave en tu contabilidad empresarial

Los registros contables son una piedra angular en la gestión contable, permitiendo a las empresas tener control de sus transacciones. Asimismo, resultan claves en el cumplimiento tributario y fiscal, y la planeación estratégica para proyectar el crecimiento.

¿Te gustaría conocer más a detalle sobre cómo funcionan los registros contables y por qué son fundamentales en la contabilidad? En este artículo te contamos todo esto y más, ¡quédate hasta el final y descubre todo el potencial de estos registros!

¿Qué son los registros contables y para qué sirven?

En la contabilidad empresarial, los registros contables son un mecanismo de control financiero que se basa en el registro de las transacciones. Es decir, anotaciones sobre cada entrada y salida de dinero, así es posible tener una noción de dónde viene y a dónde va el dinero.

En sí, son documentos que se deben trabajar de manera sistemática y cronológica. Esto significa que las transacciones deben registrarse siguiendo el mismo orden en el que se realizan.

La función principal de los registros contables es proporcionar información clave para el control financiero de las empresas. Esto permite tener una visión clara de lo que se está haciendo con el dinero, facilitando la toma de decisiones a nivel estratégico.

• Finalidad de los registros contables en una empresa

La finalidad de los registros contables, en el marco de una empresa, se centra en los siguientes aspectos:

– Un mejor control y seguimiento financiero: porque sabes cuánto dinero entra y sale de tu empresa. Además, identificas patrones de gastos e ingresos; y oportunidades de mejora.

– Podrás tomar de decisiones estratégicas basadas en datos reales: los registros contables contienen información actualizada y confiable. Es decir que evaluarás la situación con datos reales antes de tomar una acción.

– Aseguras el cumplimiento normativo de tu negocio: en Ecuador, todas las empresas deben contar con registros contables. Ya que son indispensable para la presentación, declaración y pago de impuestos.

– Evaluación del rendimiento: Los registros te ayudan a medir si tu empresa está creciendo, manteniéndose estable o perdiendo rentabilidad, comparando períodos anteriores y estableciendo metas realistas.

• Diferencia entre registro contable y asiento contable

Es común que en contabilidad un asiento contable se confunda con un registro contable. Por eso, aquí te contamos cuáles son sus principales diferencias:

Tipos de registros contables que debes conocer

En la gestión financiera empresarial, existen diferentes tipos de registros contables. En Ecuador, algunos son obligatorios, otros son opcionales; sin embargo, todos son indispensable a nivel administrativo.

A continuación, te detallamos cuáles son los más comunes:

1. Registros contables obligatorios según la normativa en Ecuador

Son los libros obligatorios que se exigen legalmente y se dividen en dos subtipos que te explicamos a continuación:

Libro Diario y estructura de un asiento contable:

En el libro diario se registran diariamente las operaciones que una empresa realiza a nivel financiero, operativo y de impuestos. Estos se denominan como asientos contables, los cuales se elaboran cronológicamente conforme se vayan dando las operaciones.

Libro de Inventarios y Balances: activos y pasivos:

Da cuenta detallada de la actividad empresarial y del patrimonio desde el inicio hasta el final.

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2. Registros contables no obligatorios pero recomendados

Es el registro en el que se consignan las entradas y salidas de dinero en efectivo de la empresa.

Estado de flujos de efectivo:

Se trata del registro en el que se consignan las entradas y salidas de dinero en efectivo de la empresa.

Estado de resultados o pérdidas y ganancias:

En este libro se registran la totalidad de los ingresos y egresos con el fin de medir y analizar qué tan rentable es el negocio. A diferencia del anterior, en este punto se lleva seguimiento de todos aquellos clientes que aún no han pagado. También, se incluyen los gastos acumulados que se encuentran también sin amortizar.

Balance general o situación financiera:

En el balance se inscriben todos los activos y pasivos de la empresa.

Documentos contables y datos clave en un registro contable

Cuando hablamos de documentos contables, se hace referencia a los registros, ya sean físicos o digitales. Su función es respaldar cada transacción que se realiza; además de dan validez legal. Los principales son los siguientes:

– Facturas de venta: son aquellos que registran las ventas realizadas a los clientes.

– Facturas de compra: registran las adquisiciones de bienes o servicios por parte de proveedores.

– Recibos de caja: son documentos que soportan los pagos recibidos en efectivo.

– Notas de crédito y débito: se utilizan para hacer ajustes a las cuentas en caso de devoluciones o correcciones.

– Comprobantes de egreso: se utilizan para respaldar los pagos realizados por la empresa.

– Estados bancarios: son documentos que confirman los movimientos en las cuentas bancarias de la empresa.

En cuanto a los datos, estos son los que debes tener en cuenta:

– Fecha en la que se realiza la anotación, inscripción o registro

– Número de anotación del ejercicio económico.

– Cuentas que intervienen en el proceso con su código y denominación.

– Importes registrados a cada cuenta.

– Descripción detallada de la operación.

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Beneficios de llevar un registro contable actualizado

Son múltiples los beneficios de llevar un registro contable en tu empresa. Aquí te contamos cuáles son los más destacables:

• Control financiero y toma de decisiones:

Impactan puntualmente estos aspectos:

– Contribuyen al análisis y detección de tendencias financieras, así como la identificación de problemas financieros. Esto permite trabajar en áreas donde puede haber pérdida de dinero o situaciones críticas en el flujo de efectivo.

– Facilitan la planificación financiera de tu empresa, ya que es posible conocer el estado y salud financiera. Puesto que pueden trabajarse presupuestos realistas basados en datos históricos

– Ofrece beneficios operativos, como acceso rápido a tu información financiera, contribuyendo a la toma de decisiones asertivas.

• Cumplimiento de obligaciones tributarias ante el SRI

En cuento a las obligaciones tributarias, los beneficios de los registros contables son los siguientes:

– Los registros contables son claves dentro del marco legal obligatorio de Ecuador, ya que son exigidos por el SRI.

– Contribuyen al cumplimiento de tributario, ya que son claves al momento de hacer las declaraciones, cálculo y presentación de impuestos.

– Son un gran beneficio fiscal, ya que tienen validez legal. Por lo que pueden ser de gran ayuda al momento de solicitar deducciones fiscales.

Descubre cómo tomar decisiones estratégicas que contribuyan a la salud financiera de tu negocio, al tiempo que proyectas tu crecimiento. En nuestra masterclass te contamos cómo hacerlo realidad, mírala ahora aquí:

Errores comunes contables que debes evitar como emprendedor

Existen errores comunes contables que puedes cometer al momento de trabajar tus registros contables. Para que los puedas evitar, te contamos cuáles son:

– Utilizar recursos de la empresa para cubrir tus gastos personales puede generar problemas con la información financiera. En consecuencia, pueden aparecer dificultades tributarias. Asegúrate de separar tus gastos personales de los de tu negocio.

– Omitir el registro de transacciones pequeñas, sin tener en cuenta que cada gasto es imprescindible para el registro. Ten en cuenta que los gastos pequeños se acumulan y, con el tiempo, pueden representar sumas importantes.

– Dejar pasar los días, incluso semanas para hacer los registros de las transacciones. Esto da paso a posibles omisiones e incluso errores que pueden afectar toda la gestión financiera.

– No realizar las conciliaciones bancarias correspondientes, las cuales son fundamentales. Puesto que permiten asegurar que los registros bancarios correspondes con los registros de tu empresa.

– No trabajar una clasificación adecuada de los gastos, afectando el cálculo de impuestos, incluso, afectando el análisis financiero.

Guía contable práctica: ¿cómo llevar un registro contable paso a paso?

Tener una guía contable para hacer unos adecuados registros puede marcar la diferencia de tu gestión financiera. En este sentido, desde Siigo Contífico hemos preparado un paso a paso práctico que te será de gran ayuda:

1. Establece un mecanismo que asegure la organización de tus documentos:

Asegúrate de que sea un sistema que se base en un orden cronológico de todos tus documentos contables. Procura que sea digital, así tendrás más flexibilidad para acceder a tu información cuando lo requieras.

2. Crea categorías para clasificar el tipo de cuentas de tu negocio

Procura que las categorías estén pensadas en pro de las necesidades de tu negocio, así podrás tener una mejor gestión contable.

3. Establece protocolos para asegurar el registro diario de las transacciones

Es indispensable que los registros se hagan de manera inmediata y a diario, así se evitan omisiones que puedan afectar la gestión contable.

4. Trabaja en la preparación de estados financieros

Esto lo puedes hacer de manera mensual, principalmente en Estado de Resultados y el Balance General. Puesto que es el que permite evaluar el desempeño empresarial.

Buenas prácticas contables para empresarios y pymes

Estas son las prácticas que puedes aplicar para asegurar una adecuada gestión contable en tu negocio:

– Separa las tareas contables de las demás; por ejemplo, que la persona que se encarga de las ventas no sea la misma que gestiona los registros contables.

– Establece tiempos a corto, mediano y largo plazo, con el objetivo de asegurar que los registros sean correctos y estén actualizados.

– Mantente actualizado sobre el panorama tributario y fiscal de Ecuador, así te aseguras de aplicar las mejores prácticas contables. Al tiempo que cumples con todas las normativas vigentes.

– Crea respaldos de seguridad de tus registros contables, así evitas pérdidas de información en caso de daños de equipos.

– Implementa herramientas tecnológicas para garantizar efectividad en los registros, así como agilidad y facilidad en la gestión.

Herramientas y software contable recomendados

En la actualidad, la tecnología es clave para optimizar procesos, crecer y mantener competitivo en el mercado. Por eso, es clave implementarlas en tu negocio si deseas un verdadero crecimiento.

A continuación, te contamos cuáles son las herramientas que puedes implementar:

– Software especializado en gestión contable: implementar herramientas de este tipo, asegura efectividad y ahorra tiempo, ya que cuentan con funciones de automatización. Siigo Contífico es una alternativa altamente efectiva, ya que realiza registros de forma automática, sin margen de error y con agilidad.

– Hojas de cálculo de programas ofimáticos: esta es una alternativa que puede funcionar en una primera instancia. Sin embargo, al funcionar de manera manual puede ser tedioso si se trabajan grandes cantidades de datos.

– Aplicaciones móviles: hoy en día también es posible contar con aplicaciones que permiten llevar el registro contable de forma práctica. Pero no siempre son profesionales y sus funciones son básicas, por lo que con el tiempo no serán de apoyo para el crecimiento de tu negocio.

¿No sabes qué Sistema Contable implementar en tu negocio? Aquí te contamos algunas opciones: Sistemas contables más usados en Ecuador