Saber cómo llevar la contabilidad de tu negocio es clave porque es la base de la contabilidad. Ya que es donde se registran todas las transacciones económicas de forma ordenada.
En este artículo te contaremos en detalle qué es el libro de contabilidad, para qué sirve, cómo hacerlo y más. ¡No te lo pierdas!
¿Qué es el libro diario de contabilidad?
El libro diario en la contabilidad es el documento el registro principal dentro de la gestión contable. En él, se deben encontrar todas las transacciones que realiza una empresa diariamente.
Cada transacción o movimiento se denominan asientos contables. Estos están compuestos por dos anotaciones: el DEBE y el HABER. El libro diario de contabilidad en Ecuador es obligatorio.
Es decir que, el libro diario es una herramienta clave para organizar y controlar todas las operaciones económicas de una empresa. Por tanto, forma parte de la contabilidad y sigue el actual sistema de partida doble.
¿Para qué sirve el libro diario?
La función principal del libro diario de contabilidad es llevar el registro de todas las transacciones de una empresa. En Ecuador, es obligatorio llevar el registro de las transacciones en el libro diario, así lo dictamina el SRI.
Asimismo, se suman otra serie de funcionalidades claves en la gestión contable, estas son:
- Es indispensable para el cumplimiento contable legal, ya que dan cuenta de información imprescindible para la presentación y declaración de impuestos.
- Construye una radiografía clara y exacta de la actividad económica que se realiza en una empresa.
- Dada la información que contiene, permite crear históricos y hacer análisis efectivos, contribuyendo a la toma de decisiones estratégicas.
¿Quiénes están obligados a llevar libro diario en Ecuador?
En Ecuador son varios los obligados a llevar el libro diario de contabilidad; entre ellos destaca quienes están obligados a llevar contabilidad. En este caso serían:
- Sociedades: personas jurídicas constituidas como sociedades, al igual que sus sucursales. Aplica para todas las sociedades sin importar sus ingresos, actividad económica ni capital.
- Personas naturales obligadas: califican aquellos contribuyentes que supere los topes de ingresos anuales definidos por el SRI. Asimismo, depende de su capital, costos y gastos y actividades empresariales.
¿Cómo hacer un libro diario de contabilidad?
Hacer un libro diario de contabilidad desde cero requiere idear el formato en el cual te vas a basar. Para ello, debes seguir los siguientes pasos:
- Planifica el formato según tus necesidades: en este primer paso, puedes basarte en un cuadro básico de columnas y filas. El objetivo es crear una columna para cada dato que debes consignar, y las filas serán para ir agregando los datos correspondientes.
- Identifica las cuentas involucradas: el segundo paso, es ingresar las cuentas de dónde vas a debitar o acreditar las transacciones. El objetivo es asignar los gastos según corresponda. Así, en cada transacción, podrás ubicar el concepto del ingreso o egreso en la cuenta correspondiente.
- Establece un protocolo que garantice el registro de las transacciones: al tener un libro diario de contabilidad es imprescindible que se garantice cada registro. Puede parecer sencillo, pero omitir un solo dato puede acarrear grandes efectos negativos en la gestión contable.
- Asegura un seguimiento de los registros: para evitar problemas de contabilidad con el libro diario, te recomendamos hacer revisiones periódicas de las transacciones, puede ser una vez al mes. Así podrás garantizar la exactitud de tus gastos.
¿Qué información se debe incluir en el libro diario de contabilidad?
En la elaboración del libro diario, te sugerimos que tengas en cuenta estos aspectos:
- Nombre y descripciónde la cuenta afectada por la transacción.
- Número del asiento contable a lo largo del ejercicio.
- Importe de la transacción.
- Fecha de la operación(en orden cronológico).
- DEBE: columna que refleja los cargos.
- HABER: los abonos o ingresos.
- Saldo: la diferencia entre el DEBE y el Haber.
A continuación, te presentamos el formato de un libro diario de contabilidad:
¿Cuáles son las características del libro diario?
Estas son las principales características de un libro diario:
- Asegurar el control interno: te ayudará a determinar cómo está la salud financiera de tu empresa y prever posibles descuadres. Asimismo, te ayudará a evitar errores en la información de las cuentas.
- Trazar un histórico:con el libro diario podrás mantener un registro cronológico de toda la actividad económica de la empresa. Esto incluye todas las compras, ventas, pagos a proveedores, inversiones, etc.
- Registro base para otros documentos contables: proporciona datos valiosos para la elaboración de otros documentos contables, como el libro mayor, reportes e informes.
- Recurso legal: en caso de que se realicen auditorías o se presenten situaciones legales, la información registrada en el libro diario será una herramienta de apoyo verás.
¿Qué tipos de asientos contables existen?
Descubre los tipos de asientos que conforman el libro diario y en qué momento debes aplicar cada uno para que la contabilidad de tu empresa sea perfecta:
- Asiento de apertura: es la primera entrada que se hace en el libro diario cuando comienza un nuevo período contable. Muestra la situación financiera de la empresa justo al inicio del período. Su naturaleza también refleja el balance final del año anterior, permitiendo tener un punto de partida claro.
- Asiento operativo: es cualquier registro que refleja las transacciones cotidianas de una empresa. Permitiendo reunir de forma cronológica las operaciones contables que se han hecho a lo largo de un ejercicio contable.
- Asientos contables de ajuste: se realizan al final del ejercicio contable, previo a la presentación del balance general. Su finalidad es incorporar las operaciones pendientes y las modificaciones en el saldo o importe de las cuentas.
- Asiento de regularización: se utiliza para saldar y cerrar todas las cuentasde gastos e ingresos, y así, poder trasladar el resultado a la cuenta de ganancias y pérdidas.
- Asiento de cierre: es una anotación que se hace al finalizar el ejercicio para cancelar todas las cuentas que tengan saldo o importe. Siendo la entrada final que marca el cierre del periodo fiscal actual y dar paso al siguiente.
- Asiento simple: se trata de la entrada más simple del libro diario. Su registro es breve y puntual, y solo incluye dos cuentas: una en la que se debita (DEBE) y otra en la que acredita (HABER).
- Asientos contables compuestos: son anotaciones donde intervienen dos o más cuentas en el DEBE o en el HABER. Es decir que, con un asiento compuesto, es posible tener anotaciones contables en más de una cuenta.
Recuerda que: es indispensable mantener un registro actualizado de los datos de tu empresa desde el primer día. Al hacerlo, podrás tener la certeza de que todo marcha como debería; al tiempo que evalúas los resultados de tus finanzas con datos veraces.
También puedes leer: Qué es y cómo se hace un cierre contable
Ejemplo de libro diario en contabilidad
Te compartimos un ejemplo de libro diario:
Veamos los principales registros del mes de abril de 2026 de un minimercado en Quito:
|
Libro diario general |
||||
|
Fecha |
Cuenta |
Descripción |
Debe |
Haber |
|
01/04/2026 |
Banco: Ventas |
Venta de mercancía al contado |
500 |
800 |
|
05/04/2026 |
Gastos de arriendo: Banco |
Pago arriendo oficina abril |
800 |
800 |
|
Totales |
1300 |
1300 |
||
|
Debe = Haber: el libro está cuadrado |
||||
Aprende a tomar decisiones estratégicas que garanticen la salud financiera de tu negocio con nuestro webinar gratuito. Míralo ahora aquí:
¿Cuál es la diferencia entre libro diario y libro mayor?
Estas son las principales diferencias entre el libro diario y libro mayor:
- El orden del diario es cronológico; por su parte, el mayor se organiza por cuenta contable.
- La función del libro diario registra cada transacción al momento en que se realiza. Mientras que, en el libro mayor, se agrupan y acumulan movimientos según la cuenta contable.
- En cuanto al formato, el libro diario usa asientos narrativos (DEBE/HABER). En cuanto al libro mayor, se usan cuentas en forma de “T”.
- El diario incluye una descripción detallada de las transacciones; en el libro mayor, la descripción muestra débitos, créditos y saldo.
- La finalidad del libro diario es producir una lista de asientos; en cuanto al libro mayor, el objetivo es mostrar el saldo actualizado de cada cuenta.
- En cuanto a obligaciones fiscales y tributarias, el libro diario es exigido por el Código de Comercio. Mientras que el libro mayor es complementario según lo estipulado por las normas NIIF.
¿Cómo registrar los asientos contables adecuadamente?
Si tienes dudas sobre cómo registrar tus asientos contables, aquí te damos algunas recomendaciones para perfeccionar la gestión:
- Identificar las cuentas: determina qué cuentas del plan contable intervienen en la transacción (activo, pasivo, patrimonio, ingreso o gasto).
- Registrar debe y haber: asienta los valores correctamente, asegurando que cada movimiento tenga su contrapartida en la columna correspondiente.
- Validar el equilibrio: verifica que el total del debe sea igual al total del haber antes de cerrar el asiento.
- Revisar los datos: confirma que la fecha, descripción y valores coincidan con los documentos fuente (facturas, recibos, contratos).
Te podría interesar: Descubre qué son los registros contables y cómo llevarlos
¿Cuáles son los errores más comunes al llevar el libro diario?
Los errores más frecuentes al llevar el libro diario son:
- Omitir registros: ocurre al no asentar las transacciones en el momento exacto en el que se realizan. Registra cada operación el mismo día en que sucede.
- Desbalances en el DEBE y el HABER: esto pasa al registrar valores que no cuadran entre sí. Para evitarlo, es fundamental verificar que el total del DEBE iguale al HABER antes de cerrar el asiento.
- Clasificar incorrecta de las cuentas: asignar una transacción a una cuenta incorrecta del plan contable. Consulta siempre el plan de cuentas vigente antes de registrar.
¿Cómo optimizar el libro diario con software contable?
Contar con el apoyo de un profesional simplificar y agiliza el proceso. Sin embargo, si deseas garantizar una gestión efectiva y libre de errores, la mejor alternativa es implementar herramientas tecnológicas.
Los sistemas contables especializados son una alternativa efectiva, ya que agilizan los procesos contables, ayudan a reducir costos, optimizar tiempos y mejorar resultados. Esto permite proyectar mejor el crecimiento de tu empresa.
Los programas informáticos están diseñados para que cualquier empresa pueda gestionar de manera rápida y efectiva las tareas administrativas. Algunas de las áreas principales que trabajan estas herramientas son la facturación electrónica, inventarios, nómina, presupuestos, asientos contables, entre muchas otras.
Ahora bien, cada empresa tiene sus propias necesidades específicas, lo que significa que elegir el software adecuado para tu negocio implica cierto análisis. Es decir que deberás prestar especial atención a las funcionalidades, ventajas y tarifas de los diferentes proveedores del mercado.
Al tener una noción completa de tus opciones, podrás comparar y elegir la mejor para tu negocio.
Tema de interés: Qué es la contabilidad, cuál es su importancia y sus conceptos básicos
Software contable para gestionar el libro diario de contabilidad
Las soluciones tecnológicas de Siigo Contífico están pensadas para empresarios como tú, que desean impulsar su negocio, además, el software contable para contadores facilita la gestión del libro diario. Sus funciones principales son:
- Evitar errores causados por la entrada manual de la información y que pueden llegar a comprometer seriamente la estabilidad de tu empresa.
- Llevar un registro detallado de todas las operaciones, tales como: compras, ventas, gastos, proveedores, reportes de ganancias y pérdidas, entre otras.
- Acceder a los registros desde cualquier dispositivo móvil, sin importar donde estés.
- Generar informes personalizados que contribuyan a la toma de decisiones estratégicas basadas en datos.
- Revisar la información de tus anexos transaccionales, donde y cuando quieras.
- Gestionar tus facturas y retenciones electrónicas autorizadas por el SRI.
