Administración
Si te dedicas a vender productos, seguramente te has enfrentado a la compleja tarea de mantener el inventario al corriente. Es una de las actividades fundamentales para asegurar el correcto desempeño del negocio y alcanzar el éxito. La buena organización de tu inventario te permite a ti, y a tus clientes cuando son tiendas en línea, saber con precisión, qué mercancías hay o no en existencia.
Probablemente te has preguntado: ¿cuánto inventario debo manejar? Los especialistas dicen que para responderte esa duda debes encontrar un equilibrio, lo que implica que, por una parte, estés listo para atender cualquier pedido, evitando invertir en mercancía que sea difícil de vender o que solo podría salir con descuentos; en segundo lugar, usar herramientas tecnológicas que te ayuden a automatizar y eficientizar el proceso.
¿Qué es un inventario?
El inventario es el registro detallado y ordenado de los bienes o mercancías con las que cuenta una empresa para desarrollar su actividad. El estudio “Líderes Empresariales” de PricewaterhouseCoopers (PwC), reveló que los altos ejecutivos están atentos a los cambios estructurales en la economía mundial, a través de una mejor colocación de inventarios.
Aunque es uno de los activos más valiosos de una compañía, es uno de los más costosos, pues implica tener una fuente directa y continua de abastecimiento para asegurar la venta de mercancías y satisfacer al cliente. No tener un inventario o tenerlo erróneo, pone en riesgo el tener que cancelar órdenes por exceso de demanda y falta de bienes para satisfacerlas todas.
¿Por qué es importante el inventario?
Debemos estar conscientes de que el inventario tiene un impacto directo sobre los resultados y el balance general de nuestro negocio, por lo que es necesario monitorearlo permanentemente para obtener información y tomar mejores decisiones. Además, saber cómo hacer el inventario de la tienda es uno de los pasos esenciales para las estrategias de marketing de cualquier negocio físico o virtual.
Al tener en orden tu inventario y mostrarlo completo en tu página web, tus consumidores potenciales pueden encontrar fácilmente el producto que buscan, sabiendo los modelos, colores, tallas o tamaños que hay en existencia. De cierto modo, tu inventario se convierte en una herramienta de compra.
Adicionalmente, durante periodos de alta demanda, el manejo eficiente de tu inventario cobra una importancia crucial para garantizar la satisfacción del cliente y maximizar tus ventas.
Un inventario bien gestionado permite anticipar y satisfacer la demanda, evitando pérdidas por falta de stock o excesos que conducen a costos extra. La gestión precisa del inventario durante estas épocas puede fortalecer la reputación de tu marca, al asegurar tiempos de entrega rápidos y una experiencia de compra fluida, resultando en clientes leales a largo plazo.
¿Qué opciones existen para hacer el inventario de una tienda?
Para solucionar el cómo hacer un inventario, de forma precisa, funcional y ágil, una de las opciones es el outsourcing, una estrategia para no cargar con inventarios costosos. Consiste en tercerizar la fabricación de tus productos y solicitarlos conforme llegan los pedidos.
Es, por ejemplo, lo que hace Gaia Design, una de las startups de comercio electrónico más exitosas de México. Es una empresa que vende muebles y artículos de decoración en línea, trabajando con una red de talleres que fabrican y envían los productos al domicilio de los clientes. Y para evitar problemas, el proceso incluye un control de calidad por parte del equipo de Gaia Design.
Sin embargo, no todas las empresas pueden beneficiarse de este esquema, pues para negociar respuestas rápidas de los proveedores, es necesario un volumen alto de pedidos. Además, también implica aceptar costos más altos de producción, impactando al precio final del consumidor.
Por otro lado, otra de las opciones es aliarte con una solución tecnológica que conecte los procesos de compra y venta para manejar el inventario de tu negocio y tener información valiosa al instante. Un software empresarial, como Aspel SAE, no solo permite que tu operación sea más rentable, sino que sienta las bases para tu expansión.
Consideraciones para hacer un inventario de tu tienda
De acuerdo con la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios (Condusef), el control de inventario es uno de los principales procesos que omiten las pymes, conllevando a fallas en la operación de su organización. Los emprendedores deben centrar gran parte de su atención en llevar una gestión eficiente del inventario, pues permite que los negocios cumplan con las demandas y compitan en el mercado.
La administración efectiva de inventarios implica tener un plan de acción para cumplir las prioridades competitivas de tu compañía y evitar consecuencias negativas, como la pérdida de una venta, estancamiento en la producción, retrasos y pérdidas financieras, etc. Con el fin de prevenirte, considera lo siguiente para el inventario de tu tienda:
- Determina existencias: lo principal es saber cuánto tienes de cada artículo.
- Mantén una buena contabilidad: la correcta gestión de tu inventario requerirá una contabilidad rigurosa, de existir algún error en la valuación del inventario, se reflejará en los valores del costo de mercancías vendidas, la utilidad bruta por lo vendido y en el ingreso del periodo.
- Controla tus pérdidas: si bien, son inevitables, es importante concientizar a todos los involucrados de la importancia de llevar un control, para minimizar el efecto negativo derivado de las mermas.
- Usa tecnología: existen múltiples opciones de software especializado en la gestión de inventarios para facilitar la tarea de control, permitiendo la flexibilidad de hacerlo por categorías y determinar las variables que afectan el costo de los productos.
- Elige bien a tus colaboradores: asegúrate de que el personal dedicado al inventario sea metódico, riguroso, detallista y confiable.
- Estandariza las descripciones: usa términos similares para describir a los artículos, garantizando que ningún producto sea registrado dos veces, con códigos diferentes. Así facilitas el control del flujo de mercancías y evitas errores y excesos en el manejo de tu inventario.
- Evalúa la demanda: realiza periódicamente una solicitud para calcular los parámetros de la planificación, de forma que puedas asegurarte de que no sobren ni falten productos en tu inventario.
- Conoce la temporalidad: identifica tus temporadas altas y bajas, por ejemplo, durante el Buen Fin, el Hot Sale, etc. Para esto, te pueden servir de apoyo los históricos de venta de años pasados.
- Ajusta la rotación: mantener un inventario excesivamente grande puede implicarte un enorme capital ocioso. Equilibra el cálculo de las existencias para que el tiempo promedio de almacenaje sea el mínimo y se inviertan menos recursos.
A muchas pymes les preocupa el tener que negar una venta, por lo que deciden tener un gran inventario, pero es una práctica que suele desembocar en la falta de liquidez. Para evitarlo, considera un periodo adecuado de rotación de inventarios, donde el principal factor a considerar es el tiempo que te toma adquirir el nuevo pedido. La rotación no debe ser tan alta que compromenta la disponibilidad del producto, ni tan baja que implique tener productos almacenados mucho tiempo, recuerda, equilibrio.
“Sin inventarios, no hay ventas”, por lo que es vital un correcto control de tu inventario, además implica poder tomar mejores decisiones, reducir costos, obtener una mayor rentabilidad y mejorar la satisfacción de los clientes.
