Si ya sabes qué es la DIOT y cómo funciona, sabrás que se necesita hacer una validación de proveedores antes de presentar la declaración, comprobando que el RFC, los CFDI, los pagos y los registros contables correspondan con las mismas operaciones. El objetivo es que la información de cada proveedor sea consistente con lo que realmente ocurrió durante el periodo y con los datos que reconoce el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Esto implica revisar desde la existencia y situación fiscal del contribuyente hasta el estado de sus comprobantes, el IVA trasladado, las fechas de pago, el IVA acreditable y su registro en contabilidad.
Antes de generar la DIOT, conviene trabajar con una revisión ordenada que permita validar, corregir y clasificar cada operación.
¿Qué información debes revisar de cada proveedor?
La validación fiscal de proveedores debe partir de una ficha completa que permita relacionar la identidad del contribuyente con sus operaciones. Conviene revisar:
- Información relacionada con su situación ante el SAT, cuando corresponda.
El propio SAT cuenta con herramientas para validar la autenticidad de un RFC de manera individual o masiva y verificar si se encuentra inscrito.
Después, revisa los CFDI asociados al proveedor:
- Fecha y tipo de comprobante.
- Importe, base, tasa e IVA trasladado.
- Estado vigente o cancelado.
La revisión también debe extenderse a los complementos de pago cuando se trata de operaciones a crédito.
Finalmente, relaciona estos datos con la póliza, la fecha de pago y la documentación que respalda la operación, como:
- El XML de las facturas recibidas.
- Papeles de trabajo del periodo.
Al final, la validación debe responder cuatro preguntas:
- ¿El RFC y la razón social corresponden con el tercero registrado?
- ¿La factura y la póliza contienen los mismos importes?
- ¿El pago está relacionado con el comprobante correcto?
- ¿La base y el IVA coinciden con los papeles de trabajo?
Si existe una diferencia, primero debe determinarse su origen y la acción correspondientes.
Pasos para validar la información antes de preparar la DIOT
1. Reúne los documentos del periodo
Concentra la información que corresponde exclusivamente al periodo que vas a revisar. Reúne:
- Auxiliares de proveedores.
- Comprobantes de las operaciones.
Cuando existan operaciones de importación con proveedores extranjeros, incorpora también la documentación aduanera y el pedimento que corresponda, pues el tratamiento del IVA depende de la naturaleza de la operación.
El objetivo de este primer paso es contar con una fuente de información completa y evitar que la declaración se construya únicamente a partir de las facturas almacenadas en el sistema contable. Conviene descargar o consultar la información que el SAT tiene registrada para identificar facturas electrónicas que no estén en los archivos internos o que presenten un estado diferente.
Una vez reunida la documentación, clasifica las operaciones por proveedor, fecha, tipo de operación y estado del comprobante. Si faltan documentos, marca el registro como pendiente, para identificar desde el inicio qué operaciones pueden validarse y cuáles necesitan una aclaración antes de generar el archivo de la DIOT.
2. Confirma el RFC y los datos fiscales
El siguiente paso consiste en validar RFC y comprobar que los datos del proveedor coincidan con la información fiscal utilizada en las facturas y registros contables. El SAT permite consultar la autenticidad de un RFC hasta para 5,000 registros en una misma validación.
Compara el RFC del proveedor contra el registrado en el CFDI, la póliza y el catálogo de proveedores. También verifica que el nombre o razón social y los demás datos relevantes correspondan. Esta revisión permite descubrir:
- Operaciones asignadas a otro tercero.
- Pólizas vinculadas con un registro incorrecto.
- Información desactualizada.
Si detectas una inconsistencia, identifica dónde se originó y corrígela directamente en esa fuente.
Adicionalmente, consulta si el proveedor aparece en los listados relacionados con el artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación (CFF). La lista negra del SAT incluye a los contribuyentes presuntos como EFOS, definitivos, desvirtuados y otros supuestos
Si identificas un proveedor en una lista 69-B, documenta el hallazgo y reúne la evidencia de materialidad de las operaciones para comprobar que el servicio o producto fue real.
3. Compara las facturas con los registros contables
Compara cada comprobante contra la póliza que representa la misma operación. El objetivo es confirmar que el UUID, fecha, importe, base, IVA, cuenta contable y proveedor correspondan entre el CFDI y el registro interno.
Esta conciliación permite encontrar diferencias como una factura que existe en el SAT, pero no está contabilizada, un registro contable sin CFDI asociado, un IVA registrado por un importe diferente o una factura asignada al proveedor equivocado.
Cuando exista una diferencia, determina si se trata de un error de captura, una operación todavía no contabilizada, un comprobante sustituido o una situación que requiere documentación adicional.
4. Identifica operaciones duplicadas
Las operaciones duplicadas pueden incrementar el monto de las compras y del IVA registrado, alterando los importes utilizados para la DIOT. Para detectarla, compara principalmente el UUID, RFC del proveedor, fecha, importe total y relación con la póliza.
Si dos registros contables contienen el mismo folio fiscal, revisa si se trata de la misma factura o si existe una situación particular, como una póliza de reclasificación. También puede ocurrir que el mismo comprobante se encuentre registrado dos veces con proveedores diferentes por un error de captura.
Cuando la duplicidad corresponda a un registro contable repetido, conserva el documento correcto y corrige la póliza que no corresponda. Si aparecen dos CFDI diferentes que parecen amparar la misma operación, deja el caso pendiente y revisa la documentación comercial antes de decidir la integración de las operaciones.
Al identificar un registro duplicado, comprueba cuál es válido, corrige el auxiliar y actualiza los importes afectados.
5. Relaciona cada factura con su pago
Compara las operaciones registradas con los movimientos bancarios y las pólizas de pago. La revisión del pago es indispensable cuando el tratamiento del IVA depende de que el impuesto haya sido efectivamente pagado, el cual es un requisito para el acreditamiento.
Relaciona cada CFDI con el movimiento correspondiente en bancos o caja y, cuando se trate de una operación PPD, verifica el complemento de recepción de pagos, el saldo pendiente y evita registrarla como liquidada en su totalidad.
Durante esta revisión, confirma que:
- El beneficio del pago corresponda con el proveedor registrado.
- El importe coincida con el movimiento bancario.
- La fecha sea consistente con el periodo revisado.
- La referencia se encuentre documentada.
- Los pagos parciales estén identificados.
- Las diferencias por tipo de cambio estén justificadas.
- Los documentos relacionados estén disponibles.
Si falta información, mantén el registro pendiente hasta aclarar la diferencia.
- Si la factura está pagada y el complemento corresponde, puedes validar la relación.
- Si existe un pago sin CFDI relacionado, aclara la situación con el proveedor.
- Si la factura fue registrada como pagada pero el movimiento bancario demuestra otra cosa, corrige el registro contable o fiscal según corresponda.
6. Revisa las bases y los impuestos
Con las operaciones identificadas, revisa que la base, tasa y monto de IVA correspondan con lo establecido en cada comprobante y con el registro contable. Compara el impuesto trasladado, retenciones cuando existan y tratamiento de operaciones a tasa cero, exentas o no objeto, según corresponda.
También debes considerar las operaciones de importación, en las que el IVA puede acreditarse con base en los requisitos aplicables y en la documentación correspondiente. La Ley del IVA contempla expresamente el pedimento a nombre del contribuyente y el pago del impuesto para determinados supuestos de importación.
Si encuentras una diferencia entre la factura y la póliza, identifica primero su causa; puede ser una tasa incorrecta, una base mal registrada, una nota de crédito omitida o una clasificación contable que no corresponde. Considera cualquier movimiento que pueda modificar el importe original, como:
- Ajustes realizados durante el periodo.
Recuerda que la DIOT debe reflejar operaciones sustentadas y correctamente clasificadas, y esta revisión ayuda a identificar riesgos de acreditamiento relacionados con errores en la información, por ejemplo:
- Facturas canceladas incluidas en los papeles de trabajo.
- Operaciones registradas más de una vez.
- Notas de crédito omitidas.
- Diferencias entre el XML y la póliza.
- Pagos vinculados con otro proveedor.
- Tasas capturadas de forma inconsistente.
- Registros pendientes de aclaración.
7. Registra y corrige las diferencias
Convierte los hallazgos de la revisión en acciones concretas. Por cada diferencia, registra el proveedor, UUID, importe involucrado, el origen del problema y la decisión tomada. Esto evita que una observación detectada vuelva a aparecer en el siguiente periodo sin resolver.
Puedes utilizar cuatro estados sencillos:
- Validar: cuando la información coincide y puede integrarse.
- Pendiente: cuando falta información o confirmación.
- Corregir: cuando existe un error que debe modificarse en los registros o solicitarse al proveedor.
- No integrar: cuando la operación no cuenta con elementos suficientes para formar parte de la información que se presentará.
Este control también ayuda a conservar evidencia del proceso. Si una diferencia afecta el IVA, una cancelación, una operación con proveedor extranjero o un posible supuesto del artículo 69-B, documenta el análisis y la decisión de corrección.
El ajuste debe realizarse donde se originó el problema: si la diferencia proviene del catálogo, corrige el alta; si proviene de la póliza, modifica el registro contable; si está relacionada con el pago, actualiza la asociación correspondiente.
Matriz de control por proveedor
Puedes utilizar una matriz como la siguiente para organizar la revisión. Te permitirá concentrar los detalles de cada proveedor en un solo registro y facilita saber qué operaciones ya fueron verificadas y cuáles requieren atención.
Los campos pueden adaptarse al volumen y tipo de contribuyente, pero debe mostrar con claridad qué operaciones están listas y cuáles requieren seguimiento para llevar un control en la preparación de la DIOT.
¿Cómo mantener un control mensual?
La validación de proveedores funciona mejor cuando se realiza durante el mes y no únicamente antes de presentar la DIOT. Un control mensual puede seguir esta lógica:
- Registrar CFDI recibidos, pagos, complementos y notas de crédito.
- Consultar, periódicamente, la información fiscal y detectar cancelaciones.
- Relaciona los pagos con sus facturas.
- Registra las notas de crédito y los ajustes.
- Validar RFC, proveedores y operaciones con mayor riesgo de inconsistencias.
- Resolver diferencias de IVA, pagos y comprobantes pendientes.
- Repite la conciliación después de cada ajuste.
Para despachos que manejan varios clientes, un software fiscal para validar proveedores y preparar la DIOT puede reducir la revisión manual. Siigo Fiscal es un sistema que se sincroniza con los visores del SAT para identificar CFDI cancelados, verifica proveedores en supuestos como EFOS del artículo 69-B y genera reportes de inconsistencias entre los comprobantes para agilizar la revisión y preparación de declaraciones.
Preguntas frecuentes sobre la validación de proveedores para la DIOT
¿Cómo validar proveedores antes de presentar la DIOT?
Revisa primero el RFC y los datos fiscales del proveedor; después, compara sus CFDI con la contabilidad, verifica el estado de cada comprobante, relaciona las facturas con sus pagos y comprueba bases e IVA. Finalmente, identifica cancelaciones, duplicidades, notas de crédito y diferencias entre el CFDI y la póliza para realizar los ajustes necesarios.
También conviene revisar la situación fiscal del proveedor contra la lista negra del SAT.
¿Qué información debes revisar de cada proveedor?
RFC, nombre o razón social, CFDI, UUID, base gravable, IVA, método de pago, complementos de pagos, pólizas y evidencia de la operación. Considera notas de crédito, cancelaciones y, cuando corresponda, la información relacionada con importaciones o proveedores extranjeros.
La clave es conciliar la información fiscal con la operación registrada internamente. Si un dato no coincide, identifica la fuente correcta y conserva evidencia de la corrección.
En materia del impuesto, presta especial atención a lo efectivamente pagado y a los requisitos para el IVA acreditable.
¿Cómo se detecta una factura duplicada?
La forma más directa es comparar el UUID de las facturas electrónicas registradas contra las pólizas y el catálogo de proveedores. Si el mismo folio aparece asociado a dos registros, revisa si se trata de una duplicidad real o una reclasificación contable.
Cuando se confirme la duplicidad, conserva el registro que corresponda a la operación y corrige el duplicado.
¿Qué documentos necesitas para validar a un proveedor?
La documentación puede depender del tipo de operación, pero comúnmente se utilizan:
- Auxiliares de proveedores.
- Documentación comercial que permita demostrar qué se adquirió y cuál fue el importe.
Para importaciones, incorpora los documentos aduaneros y el pedimento correspondiente, especialmente cuando el IVA pagado forme parte del análisis de acreditamiento.
En caso de requerir una revisión de materialidad, conserva también los documentos que sustenten la efectiva realización de los bienes o servicios.
¿Validar el RFC es suficiente?
No, validar el RFC únicamente confirma la autenticidad o inscripción de la clave consultada, pero no demuestra que una operación esté documentada, pagada, contabilizada o apta para el IVA acreditable y para la declaración.
La validación de proveedores implica confirmar al contribuyente, verificar el comprobante y relacionarlo con la operación económica y contable.
¿Qué debes hacer si el CFDI y la póliza no coinciden?
Identifica qué dato difiere, después consulta el CFDI y la documentación de la operación para determinar cuál refleja correctamente lo ocurrido.
- Si la póliza contiene un error: corrige el registro contable conforme a los procesos aplicables.
- Si el CFDI presenta un problema que debe resolver el proveedor: deja la operación pendiente y solicita la corrección.
¿Qué ocurre si un comprobante está cancelado?
Comprueba la fecha, motivo de la cancelación y si existe un comprobante que lo sustituya. Si fue sustituido, relaciona la operación con el CFDI vigente correspondiente.
¿Cómo detectar proveedores duplicados?
Compara el catálogo de proveedores utilizando el RFC como identificador principal y revisa coincidencias de nombre o razón social. Dos registros con nombres ligeramente diferentes pueden corresponder al mismo contribuyente.
Si necesitas validar el RFC correcto, el portal del SAT permite verificar si una persona física o moral se encuentra inscrita y la autenticidad de la clave.
¿Qué hacer con una operación pendiente de aclaración?
Registra el motivo de la diferencia, el proveedor involucrado, el importe, el folio y la documentación que falta. Luego, establece una acción concreta, ya sea solicitar un CFDI corregido, confirmar un pago, localizar un complemento, etc. Cuando se resuelva, actualiza la matriz y deja evidencia del proceso.
¿Cada cuánto conviene hacer esta revisión?
Lo más práctico es realizar una revisión mensual, alineada con el cierre contable y las obligaciones fiscales de cada contribuyente. Esperar hasta el momento de preparar la declaración concentra demasiadas tareas y deja poco margen para solicitar correcciones a los proveedores.
Cuando existe un volumen elevado de operaciones y clientes, la periodicidad puede ser menor. El punto es que la información fiscal se mantenga actualizada y que las diferencias se detecten cuando todavía pueden investigarse con facilidad.
