Qué son los gastos en contabilidad y cómo gestionarlos

¿Tienes un negocio propio o recién decidiste aventurarte a emprender y llevas tu propia contabilidad? Si es el caso, tu siguiente paso es aprender a cómo mantener la rentabilidad y salud financiera que garantice el crecimiento económico.

Esta labor implica conocer qué es un gasto, cómo clasificarlo según su tipo y toma de decisiones estratégicas para mantenerlos controlados. Por eso, en el presente artículo, te presentamos todo lo que debes saber acerca de ellos y cómo gestionarlos sin abrumarte.

¡Quédate y lee este post hasta el final!

¿Qué son los gastos contables?

Los gastos en contabilidad son el concepto de egreso o desembolso de dinero, representando la disminución de los ingresos. Se hacen para adquirir determinado bien o servicio en función del correcto desarrollo de las actividades. Constituye una disminución de las utilidades y, por ende, un aumento de la deuda.

Básicamente, un gasto es una salida de recursos que se utiliza en aspectos operativos de la empresa. Por ejemplo, los sueldos de los colaboradores, el alquiler de sus oficinas o la adquisición de materia prima.

Clasificación de los gastos

La clasificación de los gastos en contabilidad está conformada por cuatro grandes categorías. Aquí te contamos de qué se trata cada una de ellas:

Gastos directos

Están íntimamente ligados con la elaboración del producto o prestación del servicio, por lo que afectan de manera directa la fijación de los precios. Entre ellos encontramos la mano de obra, las tasas de envío, el transporte y logística, entre otros.

Gastos indirectos

Como su nombre lo indica, estos no están directamente relacionados con la fabricación del producto, pero también son necesarios dentro de la organización. Algunos ejemplos de gastos indirectos son el mantenimiento o pago de sueldo a promotores.

Gastos operativos o fijos

Los gastos fijos son aquellos que se caracterizan por mantener más o menos el mismo importe en el largo plazo o cada mes. Como, por ejemplo, el alquiler, servicios públicos o pago de nóminas.

Gastos no operativos

Costos no relacionados con las actividades principales de la empresa, como intereses de deuda, pérdidas en venta de activos o diferencias. Es decir que no hacen parte del resultado operacional sino del resultado financiero.

Gastos variables

Estos varían de importe según las circunstancias o el volumen de las diferentes operaciones llevadas a cabo por cada empresa. Haciendo que sean más difíciles de prever.

Este tipo de gastos abarcan aspectos como los impuestos y tributos, pago de horas extra a los empleados administrativos, etc.

Gastos de capital (CapEx)

Se trata de inversiones en activos de largo plazo que generan beneficios futuros, como maquinaria, equipos o infraestructura. Esto quiere decir que son gastos que se capitalizan y se amortizan, o deprecian, a lo largo de su vida útil.

Gastos acumulados o prepagados

Los gastos acumulados son aquellos que ya se generaron, pero aún no han pagado. Por ejemplo, una nómina pendiente al cierre, anticipos por beneficios futuros, como seguros o arrendamientos.

Ejemplos de gastos contables

En esta parte, te compartiremos dos ejemplos de gastos en contabilidad, así podrás tendrás más claro el concepto y los contextos en que se usa. Empecemos.

Caso 1: gastos por mantenimiento en el restaurante ‘El Sabor Manabita’

El restaurante El Sabor Manabita está ubicado en el Malecón Escénico de Manta. En el primer trimestre del año, se registraron gastos de mantenimiento preventivo para sus equipos de refrigeración.

Este gasto contable se ha catalogado como operativo, y los costos serían de USD 600. Los conceptos del gasto enmarcan la revisión técnica de 2 congeladores industriales y 1 cámara frigorífica.

En el registro, se deben detallar datos claves como:

• Fecha
• Concepto
• Cantidades
• Cifras
• Entidad con la que se genera el gasto

Esta información es clave para la preparación de la presentación y declaración de impuestos. Al mismo tiempo, es una garantía del cumplimiento fiscal.

Caso 2: gastos de capacitación en emprendimiento ‘Tejidos con amor’

El taller artesanal Tejidos con amor es una microempresa con la que Ana ha decidido emprender. Su objetivo es enfocar sus productos a la sostenibilidad, por lo que decidió hacer un curso de técnicas de teñido textil con tintes naturales.

El curso, tuvo un costo de USD 60, y lo ha registrado como un gasto contable de su emprendimiento. Lo ha ubicado dentro de la categoría de inversión en capital humano; además, ha incluidos los materiales necesarios para el curso.

Esta documentación, le permitirán a Ana llevar una contabilidad organizada y saber en qué está gastando el dinero de su negocio.

Caso 3: gastos fijos e indirectos de tienda ‘Gadgets electrónicos’

Gadgets electrónicos es una tienda local en Quito, se enfoca en la venta de fundas para celulares, cargadores, audífonos, etc. En su reciente análisis contable, enlistaron los gastos fijos e indirectos; a continuación, te lo cuento:

Gastos fijos:

Concepto	Valor mensual
Arriendo del local	USD 800
Sueldos del personal administrativo	USD 1.200
Plan de internet y telefonía	USD 90
Seguro del local	USD 60
Total	USD 2.150

Gastos indirectos:

Concepto	Valor mensual
Luz y agua del local	USD 120
Útiles de oficina y empaque genérico	USD 45
Publicidad en redes sociales	USD 150
Mantenimiento del punto de venta	USD 70
Total	USD 385

Diferencia entre gasto, costo y pérdida

Un costo no es sinónimo de gasto. Si bien se trata de dos conceptos contables muy importantes, cada uno tiene características diferentes.

Los costos son los recursos que se invierten en la producción de un bien o servicio, como la mano de obra y las materias primas. Y su propósito es el de obtener una utilidad a cambio.

En cuanto a los gastos de la empresa tienen como finalidad garantizar el desarrollo de las operaciones.

Mientas que las pérdidas son salidas involuntarias de dinero cuando los gastos son superiores a los ingresos.

Para aclarar mejor las diferencias, te compartimos la siguiente tabla:

Diferencias entre gasto, costo y pérdida

Gasto	Costo	Pérdida
Asociado a la administración general del negocio	Está ligado directamente con la producción	Representa una disminución del activo

Control de gastos: qué es y cómo te ayuda en tu negocio

El control de gastos es una estrategia financiera que implica identificar los gastos y encontrar formas de reducirlos para aumentar las ganancias. Este proceso trae múltiples ventajas para las empresas, entre las que destacan:

• Puedes detectar gastos innecesarios: cuando empiezas a registrar, organizar y monitorear los gastos, es más fácil descubrir si te excediste en tus gastos. También, sabrás cómo reducirlos en el futuro, sin afectar el proceso.
• Tomas decisiones efectivas: tener un panorama completo de todos tus gastos, te permitirá tomar decisiones basadas en datos y potenciar cada vez más tus resultados
• Tienes mayor control sobre los mismos: incluyendo los pagos, costos de inventario, cobros pendientes u otros movimientos de tu negocio.

Tema relacionado: Implementa registros contables efectivos con esta guía

¿Cómo llevar el registro de los gastos de una empresa?

Trabajar un registro de gastos es indispensable para una empresa, ya que es un punto angular para una gestión contable efectiva. Actualmente, existen múltiples opciones que no solo facilitan este trabajo, también lo optimizan y hacen posible tener mejor resultados.

Las formas más comunes de llevar un registro de gastos en una empresa son:

Registro manual

Este método lo puedes trabajar de dos maneras: con lápiz y papel o con herramientas ofimáticas. La primera no es muy recomendada, pues es inseguro y poco práctico; dejando tu información financiera susceptible. Además, no será fácil hacer consultas de datos puntuales que necesites.

Las herramientas ofimáticas, por su parte, pueden ser un gran apoyo, pero requieren de precisión en la consignación de datos. Esto se debe a que se presta para cometer errores, aunque si manejas un flujo de transacciones bajo, puede funcionarte.

Registro con herramientas tecnológicas

Las herramientas tecnológicas usadas para este tipo de gestión son los sistemas contables, los cuales se basan en la automatización de tareas. Sus funciones destacan por la eficiencia y efectividad, facilitando de forma significativa el trabajo contable.

Además, son ideales cuando deseas aumentar tu competitividad, pues están pensados para gestionar un alto volumen de información. Al mismo tiempo, ofrecen la ventaja de reducir el margen de error, evitando reprocesos.

4 tips para gestionar mejor los gastos de tu empresa

Para finalizar, te traemos 4 tips infalibles para una gestión de gastos más efectiva:

 

1. Planifica tus gastos

Crea un presupuesto mensual que puedas ir ajustando según las necesidades de tu empresa para controlar mejor el gasto. No te olvides de incluirlos todos, por pequeños que sean; así tendrás los insumos para poder elaborar posteriormente un plan general de contabilidad.

2. Establece mejores prácticas de gestión

Así podrás conocer cómo se comporta financieramente tu negocio y tener un mejor flujo.

3. Compara y analiza los gastos de tu negocio periódicamente

Esta práctica te permitirá tener un enfoque claro para conseguir tus objetivos.

4. Digitaliza tus gastos

Es una manera rápida y fácil de asegurar el bienestar de las finanzas de tu negocio es adoptando alguna de las herramientas digitales. Estas te ayudarán a eliminar los procesos manuales, liberando tiempo para la planificación estratégica.

Descubre cómo tomar decisiones estratégicas que contribuyan a la salud financiera de tu negocio, al tiempo que proyectas tu crecimiento. En nuestra masterclass te contamos cómo hacerlo realidad, mírala ahora aquí:

El Sistema contable de Siigo Contífico, por ejemplo, te ayuda a tener una mayor trazabilidad de tus procesos. Además, aporta información de interés para una óptima toma de decisiones sobre los gastos.

Nuestro Software contable para contadores es la herramienta perfecta para mantener los gastos de tu empresa bajo control. Lo mejor, es que al mismo tiempo puedes optimizar tus ingresos.

Ahora ya sabes por qué los gastos son necesarios en contabilidad​, y que, sin una adecuada gestión, las finanzas se pueden ver afectadas. Lo que significa que una empresa no puede descuidar este aspecto.

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