Errores frecuentes al manejar múltiples RUC en Ecuador y cómo evitarlos

En septiembre se contemplan fechas de gran importante para muchas empresas en Ecuador. Una de ellas es el pago de la contribución societaria a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. En Siigo Contífico entendemos la importancia de esta obligatoriedad. Por eso, creamos una guía donde te contamos lo esencial para entender la contribución societaria 2026 en Ecuador. ¡Quédate hasta el final y evita contra tiempo y complicaciones con las autoridades!   Qué es la contribución societaria     La contribución societaria es un pago anual que algunas compañías deben asumir de manera obligatoria en Ecuador. El pago se realiza a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros (SCVS). El objetivo de la contribución Supercias es financiar la supervisión y control que el organismo ejerce sobre las empresas. Ten presente que no es un impuesto en el estricto sentido de la palabra. Se trata de una tasa fijada en función de los activos reales de la compañía. Es decir que cada año la SCVS calculará el valor que corresponde a cada entidad.   ¿Qué sujetos están bajo control de la SCVS?   La contribución a Supercias en 2026 lo deben hacer las empresas y entidades sujetas a control de la SCVS. Las principales son: Compañías anónimas, de responsabilidad limitada y otras previstas en la Ley de Compañías. Sociedades bajo el control de la Intendencia de Compañías, Valores y Seguros. Sucursales de compañías extranjeras domiciliadas en Ecuador que reportan a la SCVS.   ¿Qué empresas no generan contribución?   Un punto clave en el pago de Supercias es que no aplica para todas las empresas, es decir que están exentas de esa contribución. Las principales exenciones son: Cuando los activos de la empresa están por debajo del umbral mínimo fijado por la SCVS. Este valor puede cambiar anualmente, recuerda consultarlo. La compañía está en proceso de liquidación y cumple ciertos requisitos formales. La normativa anual establece exoneraciones específicas.   Base legal y resolución aplicable al pago de Supercias   Esta obligación se sustenta en Ley de Compañías y normativa complementaria. Cada año, la SCVS emite una resolución que define la base de cálculo, tabla de rangos y tarifas; y los plazos y condiciones de pago. También se incluyen los beneficios, como el pago 50/50 a Supercias.   Cómo se calcula la contribución societaria 2026   Aquí te contamos cómo calcular contribución societaria. Empecemos aclarando que la contribución se determina sobre los activos reales de la compañía, no sobre los ingresos ni las utilidades. Cuando hablamos de “activos reales” nos referimos a el total de activos ajustados conforme a la metodología definida por la SCVS. Por ejemplo, depuraciones de cuentas que no forman parte de la base. Ahora bien, ¿cuál es el umbral o tope establecido para contribución Superintendencia de Compañías? En los últimos años, se ha mantenido en USD 100.000. Es decir que solo las entidades que superen este valor en sus activos deben asumir el pago. En cuanto a la tarifa de la de la contribución, se fija a partir de una tabla progresiva de rangos de activos reales. A cada rango le corresponde un valor básico y, en algunos casos, equivale a un porcentaje adicional sobre el excedente del rango. IMPORTANTE: la Ley de Compañías fija un límite máximo 1 por mil (0,1 %) de los activos reales de la compañía. Este es el tope legal de la contribución SCVS.   Fórmula para el cálculo de la contribución SCVS   En términos generales, el cálculo de las contribuciones societarias en Ecuador en 2026 sigue la lógica de los años anteriores. A continuación, te contamos cómo funciona: Tomar los activos reales según estados financieros al 31 de diciembre del año anterior. Ubicar la empresa en el rango de activos correspondiente. Aplicar el valor básico del rango y, si corresponde, el porcentaje sobre el excedente. Verificar que el resultado no supere el límite del 1 por mil.   Tabla de valores y tarifas para 2026     Cada año la SCVS publica una tabla con los rangos de activos reales acorde al calendario tributario. Cada rango cubre un tramo desde el umbral mínimo hasta cierto valor de activos; estos van de forma progresiva. La resolución específica para 2026 aún puede modificarse, por lo que no es posible reproducir una tabla oficial de rangos. Lo recomendable es revisar directamente el anexo de la resolución de contribución de este año. En cuanto a la tarifa aplicable, se trabaja por cada rango y la resolución detalla la tarifa aplicable. Esta puede consistir en un valor fijo para todo el rango o un porcentaje sobre el excedente de activos.   ¿Qué pasa cuando la contribución es de USD 0,00?   La tabla siempre incluye un rango inicial de activos reales de USD 0,00. Normalmente, este rango corresponde a compañías con activos por debajo de cierto umbral; en años recientes, USD 100.000. En caso de que tu empresa esté en ese rango, no deberás pagar la contribución por 2026. Sin embargo, si estás obligado a presentar los estados financieros y demás reportes que la normativa exija.   Cuándo se paga la contribución societaria de 2026   La fecha de pago a Supercias en 2026, así como en los últimos años, se mantiene para el 30 de septiembre. Ten en cuenta que esta fecha se puede mantener como límite de pago total o, en caso de usar el beneficio 50/50, sería el primer pago. El segundo pago para beneficiarios del 50/50, sería hasta el 31 de diciembre. En caso de no realizar el pago antes de plazo máximo, la deuda permanecerá pendiente. Además, se generarán intereses por mora de acuerdo con la ley.   ¿Cómo solicitar el pago 50/50 en la SCVS?   Si deseas acceder al beneficio de pago 50/50 a Supercias, debes cumplir con los siguientes requisitos: Estar al día en la presentación de estados financieros y demás obligaciones con la SCVS. No mantener deudas vencidas de contribuciones de años anteriores, o estar en arreglo de pago vigente. Aceptar los términos del fraccionamiento al generar la orden de pago. Si cumples con estos puntos, debes realizar la solicitud. Los pasos para ello son: Ingresar al portal institucional con usuario y clave. Acceder al módulo de contribuciones u obligaciones económicas. Generar la orden de pago escogiendo la opción de pago total o fraccionado. Confirmar la modalidad 50/50 y descargar la orden o código para pagar en Banco o en línea.   Fecha máxima para pagar el saldo   Si se te vuelves beneficiario del pago 50/50, podrás hacer dos pagos. El primero hasta el 30 de septiembre y el segundo hasta el 31 de diciembre de 2026. Si no cumples estos plazos el valor se considerará en mora y generará intereses.   Cómo consultar valores a pagar en la superintendencia de compañías   Si necesitas consultar valores de Supercias, la mejor opción es hacerlo a través del portal en línea de la SCVS. Allí puedes consultar cuánto debes pagar por la contribución, valores generados, deudas pendientes e historial de pagos. La búsqueda la puedes hacer fácilmente con tu RUC de empresa. También pueden habilitarse búsquedas por número de expediente o código interno, según el módulo utilizado. IMPORTANTE: la consulta en el portal de la SCVS es gratuita y está disponible las 24 horas.   Optimiza los cálculos financieros y toda tu gestión contable con Siigo Contador, una solución completa ideal para pymes y mipymes. Descubre todo sobre este producto en nuestro pódcast, escúchalo ahora aquí:   ¿Cómo pagar la contribución de Supercias?   El pago de las contribuciones societarias en Ecuador se puede realizar a través de varios canales habilitados. Dentro de ellas, se encuentran entidades financieras autorizadas y plataformas de pago en línea integradas al sistema de la SCVS. Procura consultar la lista de instituciones autorizadas antes de pagar, ya que se actualizan con frecuencia. Los métodos más seguros para realizar el pago son:   Pago en línea   El pago en línea se realiza a través de la banca electrónica de los bancos aprobados. También pueden usarse portales de pago integrados, donde se ingresa el número de orden o convenio. El pago se verá reflejado de manera automática en el sistema de la SCVS, en algunos casos puede tardar algunas horas.   Pago mediante entidades financieras autorizadas   Si lo prefieres, puedes hacer el pago de manera física en las ventanillas de los bancos y otras entidades financieras autorizadas. Debes tener a la mano tu número de RUC, código u orden de pago de la SCVS.   Qué pasa si no se paga la contribución societaria a tiempo   En caso de no realizar el pago de la contribución societaria dentro de los plazos establecidos, se entra en mora. Sobre el monto pendiente, se generan intereses según la normativa. Además, los montos impagos se mantienen como obligaciones económicas de la empresa. Esto genera consecuencias como la limitación de emisión de certificados de cumplimiento y obstaculiza trámites societarios. Por otro lado, tu empresa será considerada bajo incumplimiento de obligaciones legales ante la Superintendencia. Es clave que los contadores realicen seguimiento de cada pago para verificar su efectividad. Implementar un sistema contable contribuye en gran medida a asegurar el cumplimiento de obligaciones dentro de los plazos.   Facilidades o convenios de pago   El cumplimiento de las contribuciones puede complicarse en algunas situaciones. Por lo que, en algunos períodos, la SCVS habilita convenios de pago o facilidades para obligaciones vencidas. Ten en cuenta que estos regímenes son excepcionales y dependen de disposiciones específicas. Casos especiales de la contribución societaria   En el pago de contribuciones societarias existen algunos casos especiales; a continuación, te detallamos los más comunes:   Holdings y estados financieros consolidados   En algunos casos, los grupos empresariales y holdings, pueden tener particularidades. Como algunas resoluciones que consideran los estados financieros individuales para efectos del cálculo. En otros casos, pueden tomarse en cuenta financieros consolidados para determinadas entidades.   Empresas extranjeras que operan En Ecuador   Las sucursales de empresas extranjeras domiciliadas y registradas en Ecuador también están sujetas al pago de contribución. Esto aplica siempre que estén bajo control de la SCVS y superen el umbral de activos reales vigente.   Otras situaciones particulares según la normativa   Otros casos especiales en el pago de contribuciones son: Compañías en proceso de disolución y liquidación. Empresas con procesos de fusión, escisión o transformación. Entidades que solicitan exoneraciones o tratos especiales previstos en ley.   ¿Te resultó útil esta información? No olvides suscribirte a nuestro blog y recibir de primera mano nuestros contenidos y conocer como software contable para contadores optimiza tu gestión. ¡Llena el formulario que encuentras acá abajo y listo!  

¿Sabes qué es décimo cuarto sueldo, cómo se calcula y los pagos que se deben hacer en 2026? En este artículo te contaremos todos los aspectos claves sobre esta obligatoriedad y quienes deben asumirla. ¡No te lo pierdas! ¿Qué es el décimo cuarto sueldo? El décimo cuarto sueldo en Ecuador es una remuneración adicional obligatoria equivalente a un salario básico unificado (SBU). Este beneficio aplica a trabajadores bajo relación de dependencia y pensionistas. Su pago está regulado por el Código del Trabajo y la Ley Orgánica de Servicio Público (LOSEP). El cálculo del décimo cuarto sueldo es proporcional al tiempo trabajado, este punto es clave para el cálculo. Por ejemplo, si un empleado trabajó seis meses en una empresa, se haría el cálculo sobre este periodo de tiempo. El décimo cuarto sueldo no se tiene en cuenta a la hora de calcular el impuesto a la renta. Tampoco se considera en la remuneración anual para el pago de prestaciones sociales, indemnizaciones, jubilación y vacaciones. El pago del décimo cuarto sueldo puede variar entre mensual o, si el trabajador prefiere su pago acumulado, debe solicitarlo por escrito. ¿Quiénes reciben el décimo cuarto sueldo? Quienes tienen derecho al décimo cuarto sueldo en Ecuador en 2026 son: Trabajadores bajo relación de dependencia (sector público y privado). Trabajadoras y trabajadores del hogar. Jubilados y pensionistas del Instituto Ecuatoriano De Seguridad Social (IESS). Pensionistas del Instituto de Seguridad Social de las Fuerzas Armadas (ISSFA) y del Instituto de Seguridad Social de la Policía Nacional (ISSPOL). Ten en cuenta que recibir el monto del décimo cuarto sueldo no depende de: Tener hijos. Nivel salarial. Tipo de contrato, siempre que exista relación de dependencia. Valor del décimo cuarto sueldo en 2026 En 2026, el valor del décimo cuarto sueldo se estableció en USD 482, equivalente al salario básico unificado (SBU) vigente. El valor mensual aproximadamente es de USD 40,17. Este monto aplica para trabajadores que hayan laborado el período completo correspondiente. Es decir que, como mencionamos antes, se calcula proporcional al tiempo trabajado. ¿Cómo se calcula el décimo cuarto sueldo? En este apartado te contaremos cómo calcular el décimo cuarto sueldo​. Para empezar, se toma el Salario Básico Unificado (SBU) aplicado a un trabajador de jornada completa. El cálculo del décimo cuarto sueldo se basa en el salario básico unificado (SBU) y el tiempo efectivamente trabajado dentro del período correspondiente. La fórmula del décimo cuarto sueldo en Ecuador varía. El valor mensual se calcula de la siguiente manera: Décimo cuarto sueldo = (SBU ÷ 12) × meses trabajados Para conocer el valor diario, la fórmula es: Décimo cuarto sueldo por días = SBU ÷ 365 Si necesitas calcular varios días, debes utilizar la siguiente fórmula: Valor por día (el resultado de la fórmula anterior) X Días trabajados Ejemplo cálculo décimo cuarto sueldo: Imaginemos que un trabajador en la Costa laboró 6 meses del año. Por tanto, el cálculo se realizará durante este período. La fórmula en este caso sería: SBU 2026 = USD 482 Cálculo: Décimo cuarto sueldo = (482 ÷ 12) × 6 = USD 241 Entonces, el trabajador recibirá USD 241 como décimo cuarto sueldo. ¿Cuál es el período de cálculo del décimo cuarto sueldo? El periodo de cálculo para el décimo cuarto sueldo varía dependiendo la región en dónde te encuentras. En el caso de la región de la Sierra y El Oriente, el periodo de cálculo empieza desde el 1 de agosto hasta el 31 de julio de cada año. Mientras que en la Costa y Las Islas Galápagos se realiza el cálculo desde el 1 de marzo del año anterior al último día del mes de febrero del año siguiente. Cálculo para el décimo cuarto sueldo primer y segundo semestre Región Período de cálculo Sierra y Amazonía 1 de agosto – 31 de julio Costa y Galápagos 1 de marzo – 28/29 de febrero IMPORTANTE: estas fechas aplican únicamente al pago acumulado. Te compartimos los plazos para el registro según el noveno número del RUC: Región Período de cálculo Noveno número del RUC Plazo para registro Sierra y Amazonía 1 de agosto – 31 de julio 1 al 5 20 de septiembre Costa y Galápagos 1 de marzo – 28/29 de febrero 6 al 0 21 de octubre ¿Cuándo se paga el décimo cuarto sueldo a nivel regional? Saber cuándo se paga el décimo cuarto sueldo​ es clave para cumplir con tus empleados y las leyes. En cuanto a las fechas de pago, varían dependiendo la región en que te encuentres. A continuación, te contamos cuáles son las fechas máximas de pago son: Costa y Galápagos: hasta el 15 de marzo. Sierra y Amazonía: hasta el 15 de agosto. El incumplimiento de estos plazos genera sanciones para el empleador. Anímate a dar los primeros pasos en el mundo digital y automatiza tus procesos, asegurando el cumplimiento legal que se exige en Ecuador. El sistema contable de Siigo Contífico te ayudará a gestionar obligaciones laborales, mantener registros organizados y optimizar la administración de tu negocio. En nuestro pódcast te contamos más, escúchalo ahora: Aspectos que debes tener en cuenta sobre el décimo cuarto sueldo Al ser un factor regulado por las autoridades fiscales, es importante tener en cuenta quiénes reciben el décimo cuarto sueldo. Además de otros aspectos claves; aquí te contamos cuáles son: ¿Qué no incluye el décimo cuarto sueldo? Los aspectos que no incluye el décimo cuarto sueldo: No se incluye para el cálculo del impuesto a la renta. No forma parte de la base para aportes al IESS. No se considera para vacaciones, jubilación o indemnizaciones. Modalidades de pago del décimo cuarto sueldo El trabajador puede elegir entre dos modalidades: Pago acumulado: una sola vez, en la fecha oficial. Pago mensualizado: dividido en 12 cuotas. Ten en cuenta que la solicitud de mensualización debe presentarse por escrito y el plazo es hasta el 15 de enero de cada año. Registro obligatorio para empleadores El pago del décimo cuarto sueldo debe registrarse obligatoriamente en el Sistema de Salarios en Línea del Ministerio del Trabajo. Para el registro debes incluir la siguiente información: Datos del empleador. Período de pago. Firma del trabajador o extrabajador. Pago del décimo cuarto sueldo para jornadas parciales En caso de que se maneje un trabajo en modalidad parcial, el cálculo del décimo cuarto sueldo se hará proporcional al tiempo trabajado. El cálculo en estos casos de jornada parcial, es decir, menos de 8 horas diarias y 40 horas semanales, se hace según las horas diarias y semanales. Por ejemplo, si el trabajo es de 30 horas semanales, se debe obtener el coeficiente equivalente a esas horas, el cálculo es de la siguiente manera: Coeficiente = Horas jornada parcial / horas jornada completa = 0.75 Ahora, aplicamos la siguiente fórmula: Décimo cuarto sueldo jornada parcial = SBU × Coeficiente El cálculo sería: Décimo cuarto sueldo jornada parcial = 425 × 0.75 = 318.75 Décimo cuarto sueldo jornada parcial = $318.75 Sanciones por el incumplimiento al décimo cuarto sueldo por parte de empleadores El pago del décimo cuarto sueldo en Ecuador es obligatorio por parte de los empleadores, por tanto, no hacerlo genera sanciones. Esto se ratifica en la normativa laboral ecuatoriana, la cual garantiza el acceso a los beneficios de los empleados a través de diversos mecanismos. Las sanciones por incumplimiento del décimo cuarto sueldo incluyen: Multas. Procesos administrativos. Reclamos laborales ante el Ministerio del Trabajo. Preguntas frecuentes sobre el décimo cuarto sueldo Respondemos a las peguntas más comunes respecto al décimo cuarto sueldo: ¿Cuándo se aplica el cálculo por días del décimo cuarto sueldo? Ocurre cuando el trabajador no completó el periodo promedio (un mes o un año) para el pago del décimo cuarto sueldo. Esto puede ocurrir por la fecha de ingreso o finalización del contrato, ya sea por renuncia o despido. También se calcula por horas cuando el trabajador tiene un contrato a jornada parcial. ¿Qué pasa cuando se realiza un pago tardío del décimo cuarto sueldo? En estas situaciones es el empleador quien se puede ver directamente afectado a nivel legal. Se pueden imponer multas y sanciones dependiendo del tiempo de retraso. Los colaboradores también pueden llevar estos casos a instancias legales para exigir el pago del décimo cuarto sueldo. ¿Qué pagos y gravámenes acogen al décimo cuarto sueldo? El décimo cuarto sueldo no se incluye en los aportes al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) ni grava Impuesto a la Renta. ¿Te resultó útil esta información? No dudes en suscribirte al blog de Siigo Contífico para ser el primero en recibir más contenido relacionado. Solo debes llenar el formulario que encuentras aquí abajo, ¡y listo!

¿Aún no sabes cómo organizar documentos contables de manera efectiva para agilizar la contabilidad de tus clientes? Este artículo es para ti. Te contamos los principios, claves y acciones que asegurarán el orden de tu gestión para atender a tus clientes con agilidad. ¡No te lo pierdas! Principios clave aplicados a documentos contables La organización de documentos contables es parte del día a día de los despachos contables. Cuando se trabaja con múltiples empresas, la gestión se hace más robusta, pues hay más información y más papeleo. Por lo que se hace necesario tener mayor control. Además de contar con un sistema de almacenamiento que permita la accesibilidad la fácil y ágil. Se debe garantizar la trazabilidad, seguridad, cumplimiento normativo y eficiencia en el trabajo diario. La norma ISO 15489 establece principios generales para administrar documentos de manera sistemática. Puedes guiarte por estos protocolos para asegurar una adecuada organización de documentos. ¿Por qué importa en entornos con varios clientes? Garantizar una adecuada organización y seguridad en los documentos es indispensable porque evita: Acumulación de archivos, como scan001.pdf, sin contexto. Duplicidad de carpetas y versiones de archivos y documentos de la gestión contable. Es posible que se confundan períodos contables o incluso clientes, abriendo paso a errores, multas o sanciones. Principios de clasificación y retención documental Existen principios para organizar los documentos de tus clientes que aseguran efectividad y seguridad. Aquí te compartimos cuáles son: Clasificación por función, serie y cliente Consiste en la clasificación por categorías de los documentos. Las principales son: Cliente: cada empresa que atiendes debe tener una carpeta raíz propia, identificada con un código único de cliente. Ese código evita confusiones con nombres similares y facilita automatizaciones (reglas de correo, flujos en sistemas). Función / Serie documental: dentro de cada cliente, agrupa por medio de subcarpetas los diferentes tipos de documentos. Por ejemplo, facturación, tesorería y pagos, fiscal e impuesto, etc. Período contable: la contabilidad debe organizarse por año y meses. Esto permite localizar rápidamente cualquier documento relacionado con un período fiscal determinado.   Retención documental según tipo de documento La retención documental es el tiempo durante el cual mantienes un documento antes de ser archivado o eliminado. Aunque los plazos exactos dependen de la legislación de cada país y de la política interna de la empresa. En contabilidad suelen aplicarse los siguientes criterios: Documentos fiscales y contables: son facturas, libros y estados financieros. Se conservan por el mínimo plazo legal. A veces más tiempo por seguridad. Contratos, escrituras y documentos legales clave: se consideran de conservación permanente o de muy largo plazo. Documentos de apoyo: como borradores, copias de trabajo, comunicaciones informales. Se pueden conservar por períodos más cortos. Disposición, archivo histórico y eliminación controlada La ISO 15489 insiste en la necesidad de una disposición controlada de los archivos: no basta con guardar documentos; también hay que decidir qué se hace con ellos pasado su período de uso activo. En un esquema práctico: Documentos activos: de uso frecuente, por ejemplo, el último ejercicio y el ejercicio en curso, accesibles en carpetas principales. Archivo histórico: períodos cerrados y poco consultados, pero que deben conservarse (fiscalmente o por política de la empresa). Se guardan en carpetas de archivo histórico, bien etiquetadas por año. Eliminación controlada: cuando el plazo de retención ha vencido y no hay motivos legales para conservar el documento, se elimina siguiendo un procedimiento (registro, autorización, destrucción segura). Tema relacionado: seguridad de la información contable en la nube Estructura de carpetas para múltiples clientes En la gestión documental contable es necesario manejar una estructura de carpetas que faciliten el acceso a la información de cada cliente. Aquí te contamos cuáles son esas carpetas que debes crear por cada empresa: Carpeta raíz por cliente y subcarpetas por ejercicio Es clave cuando cuentas con múltiples clientes. La estructura de carpetas contables estándar sería: Cada cliente debe tener una carpeta raíz identificada con un código único de cliente más un nombre legible. Las subcarpetas se definen por año contable. Y después hay una carpeta específica de Archivo histórico para ejercicios más antiguos o para exportar cierres completos. Es recomendable que definas permisos y controles para restringir el acceso a datos sensibles y proteger a tus clientes. Separación por impuestos, facturas, bancos y nóminas   Dentro de cada año contable de un cliente, puedes estructurar las subcarpetas estándar, por ejemplo: Desglose del contenido de las carpetas: Subcarpetas estándar dentro de cada cliente contable: impuestos, facturas, bancos, nómina, contratos, reportes, etc. Organización por año y mes: dentro de cada serie puedes crear subcarpetas por mes: 2024-01, 2024-02, etc. También es posible incluir el mes en el nombre. Separación por estado: la carpeta Workflow te permite gestionar el estado de los documentos. Al recibir un archivo, va a Pendiente; cuando se revisa, En revision; y una vez contabilizado y validado, pasa a Archivado. Criterios para documentos activos e históricos Para mantener el orden en los archivos contables y no saturar las carpetas de trabajo, puede aplicar varias acciones. Las más efectivas son: Considera como activos documentos del ejercicio en curso y del inmediatamente anterior. Tras el cierre del ejercicio y pasado el período de ajustes, puedes mover todo el año a Archivo histórico. Deja solo una copia de los reportes clave en la carpeta principal si los consultas con frecuencia. Define una norma interna sobre cuándo revisar el archivo histórico, para asegurar cumplimiento. Nomenclatura de archivos contables Crear las nomenclaturas de archivos contables es un proceso relevante para asegurar el orden de la gestión. Te recomendamos fijarte en los siguientes aspectos: Formato recomendado para nombrar documentos Define una regla de nomenclatura clara y evita los nombres por defectos, así evitas confusiones. Un formato muy práctico que podrías implementar es: Código único del cliente_ tipo de documento_ fecha del documento _Serie de proveedor o cliente_Descripción corta.pdf Algunos ejemplos de nombres para facturas, contratos y reportes son: Factura de venta: C001_FACV_2024-03-15_F001-000234_ClienteXYZ_ServiciosMarzo.pdf Factura de compra: C001_FACC_2024-03-10_F125-00456_ProveedorABC_CompraInsumos.pdf Estado de cuenta bancario: C001_ESTBAN_2024-03-31_BancoNacional_Cta1234.pdf   Errores comunes en nombres de archivo Si deseas evitar los errores comunes en la gestión de documentos contables al asignar nombres, debes evitar: Usar nombres genéricos (scan001.pdf, doc1.pdf). No incluir ni cliente, ni tipo de documento, ni fecha. Mezclar mayúsculas, espacios y caracteres especiales. Cambiar la norma de nombre según quién sube el archivo. No reflejar cambios de estado; por ejemplo, conservar “BORRADOR” en el nombre cuando el documento ya está aprobado. Cómo ayuda y simplifica estas acciones un sistema contable multiempresa como Siigo Contífico Tener un software contable multiempresa para contadores facilita la gestión documental en contabilidad. Especialmente cuando trabajas con múltiples empresas. Siigo Contífico es proveedor de software contable diseñado para entender cómo organizar documentos contables. Sus soluciones integrales te entregan las siguientes ventajas: Gestión multiempresa centralizada: crear perfil para cada cliente con código único. Asociación de documentos al cliente y período: los comprobantes y estados de cuenta se vinculan a la empresa. Así como al tipo de documento y al período contable. Flujos de trabajo y estados: configura flujos, sustituyendo o complementando las carpetas de workflow. Centralización de recepción digital: puedes integrar correos, portales de clientes o cargas masivas de documentos. Así los archivos llegan directamente al expediente contable de la empresa. Control de permisos por empresa: es posible asignar accesos al equipo por cliente y por rol. Aplicando seguridad a la información. Registros y auditoría: se mantiene un historial de quién cargó, modificó o aprobó cada documento. Así mejora la trazabilidad exigida por normas ISO. Buenas prácticas y preguntas frecuentes Estas son las buenas prácticas en la gestión documental para contadores que deberías aplicar en tu día a día: Documenta tu norma interna de organización y compártela con todo el equipo. Usa siempre el código único de cliente en carpetas y nombres de archivo. Establece una revisión mensual de expedientes. No olvides verificar que los documentos importantes de cada cliente estén completos. Lleva un control riguroso del registro de los documentos que se recibieron de cada cliente cada mes y, su estado. Implementas la automatización en tus procesos para aumentar productividad y mejor resultados. Preguntas comunes sobre ISO 15489 y la organización contable   La norma ISO 15489 es clave en la organización de archivos contables. Aquí te contamos de qué se trata y cuál es su relación. ¿Qué es la ISO 15489 y por qué importa en contabilidad? Se trata de una norma internacional que establece los principios para la gestión de documentos y archivos. Es necesario aclarar que no aplica únicamente para contabilidad, pero cubre las necesidades del área. ¿Debo certificarme en ISO para organizar bien los documentos de mis clientes? No necesariamente. Puedes tomar la norma ISO 15489 como referencia para crear tus propias políticas internas de organización y control. La clave es que sean coherentes, estén documentadas y se apliquen de manera sistemática. Además, al seguir la normativa, tus servicios tendrán valor agregado y transmites más seguridad a tus clientes. ¿Cómo se relaciona la ISO 15489 con la estructura de carpetas y nombres de archivos? La norma promueve que los documentos estén organizados de forma lógica y recuperable. La estructura que propone la ISO 15489 permite llevar la información de forma práctica y confiable. Si aplicas estas pautas, podrás organizar los documentos contables de tus clientes con efectividad. Promoviendo agilidad en cada proceso, aumentando la confianza de tus servicios. Además, si implementas la automatización de procesos contables, tendrás la tranquilidad de tus documentos siempre están seguros. Ya que las herramientas tecnológicas aplican las normas más efectivas, como la ISO 15489, para gestionar los documentos. Los softwares contables multiempresa cuentan con robustas medidas de seguridad, para que nadie pueda vulnerar los datos. Al tiempo que automatiza otras tareas repetitivas, como registros, facturación electrónica, conciliaciones bancarias, y más. Si deseas aumentar la cantidad de clientes que atiendes sin comprometer la calidad, lo ideal es implementar un software.