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Si estás emprendiendo tu negocio, facturar es indispensable, te recomendamos empezar a facturar electrónicamente. Lo mejor de usar este método, es que hace todo el trabajo más fácil, reduce tus costos en obligaciones tributarias, resguarda documentos con mayor seguridad, y más.
Aprender a facturar de esta forma puede parecer complicado, pero es realmente sencillo. En este artículo te contamos todo sobre la facturación electrónica ante el SRI en Ecuador. ¡No te lo pierdas!
Ley de facturación electrónica en Ecuador: aspectos clave
El SRI es el ente gubernamental encargado de hacer cumplir la ley de facturación electrónica en Ecuador. La base legal de la normativa está conformada por diferentes leyes, resoluciones y reglamento, las principales son las siguientes:
– Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, emitida el 17 de abril de 2002.
– Reglamento General a la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, emitida el 31 de diciembre de 2002.
– Circular NAC-DGECCGC15-00000007, emitida el 04 de mayo de 2015.
– Resolución NAC-DGERCGC15-00000745-B, emitida el 30 de octubre de 2015.
– Resolución NAC-DGERCGC16-00000428, emitida el 24 de octubre de 2016.
– Resolución NAC-DGERCGC17-00000616, emitida el 28 de diciembre de 2017.
– Resolución NAC-DGERCGC18-00000431, emitida el 28 de diciembre de 2018
– Resolución NAC-DGERCGC19-00000023, emitida el 04 de junio de 2019
– Resolución No. NAC-DGERCGC22-00000005, emitida el de enero de 2022
– Resolución NAC-DGERCGC22-00000064, emitida el 5 de junio del 2018.
Requisitos para facturación electrónica en Ecuador
Existen varios requisitos para facturación electrónica Ecuador, su cumplimiento es fundamental para evitar sanciones por parte del SRI. Los principales requisitos que debes considerar son:
– RUC actualizado.
– Credenciales de acceso al sitio web del SRI.
– Contar con un certificado de firma electrónica actualizado.
– Contar con un software que genere los comprobantes de venta.
– Asegurar un sistema de almacenamiento de los comprobantes.
Cómo facturar electrónicamente en Ecuador
Ahora te contaremos cómo facturar electrónicamente ante el SRI de manera efectiva con este práctico paso a paso:
I. Registra tu firma electrónica
Lo primero que debes hacer para configurar tu factura electrónica es obtener tu firma electrónica. Siigo Contífico, es una entidad certificada para emitir la firma, ofrecemos este servicio con rapidez y confianza, lo que permite una carga inmediata al sistema.
A continuación, te contaremos los pasos para hacer factura electrónica en tu negocio. Para ello, debes hacer el siguiente proceso de registro de tu firma electrónica:
1. Identifícate:
Acércate a una entidad certificadora autorizada: Estas entidades son las encargadas de emitir los certificados digitales que respaldan tu firma electrónica. Algunas de las entidades certificadoras más comunes en Ecuador son las instituciones financieras y las empresas de telecomunicaciones.
2. Presenta tu documentación:
Deberás llevar contigo tu cédula de ciudadanía, pasaporte o cualquier otro documento oficial que acredite tu identidad.
También puedes leer: Mitos de la facturación electrónica en Ecuador
3. Solicitud y generación del certificado:
Para realizar la solicitud, la entidad certificadora te proporcionará un formulario que deberás completar con tus datos personales y la información requerida.
Una vez que se verifique tu identidad y se procese tu solicitud, la entidad generará tu certificado digital. Este certificado contendrá una clave pública y una clave privada, siendo esta última la que deberás mantener en secreto.
4. Instalación del software:
La entidad certificadora te proporcionará un software o un dispositivo de seguridad (token) que te permitirá utilizar tu firma electrónica. Deberás seguir las instrucciones de instalación proporcionadas.
5. Configuración:
Para el último paso deberás configurar el software o dispositivo de seguridad con tu certificado digital, y así establecer las opciones de seguridad necesarias.
Descubre más sobre la facturación electrónica en Ecuador con nuestro podcast:
II. Realiza sesiones de pruebas online
Una vez que tengas tu sistema de facturación y hayas iniciado a emitir tu firma electrónica, debes realizar las pruebas obligatorias. Para ello, debes ubicar la sección del SRI llamada: Ambiente de Prueba.
En dicha sección podrás hacer una simulación del facturador electrónico del SRI de los distintos tipos de comprobantes. Para ingresar a la prueba, debes entrar a tu cuenta del SRI usando tu RUC y contraseña asignada. Ingresa aquí para realizar las pruebas.
Los pasos para realizar las pruebas online son:
1. Ingresa a la plataforma del SRI y accede al portal web del SRI con tu usuario y contraseña.
2. Ubica la sección de Facturación Electrónica o Ambiente de Pruebas.
3. Seleccionar el tipo de comprobante que deseas probar, puede ser factura, nota de crédito, etc.
4. Completa todos los campos obligatorios con los respectivos datos. Esto, de acuerdo con la normativa vigente. Recuerda utilizar datos ficticios para realizar las pruebas.
5. Genera y valida el comprobante haciendo clic en el botón para generar el comprobante.
6. Después, el sistema validará la información ingresada y te mostrará un mensaje de confirmación o error.
7. Finalmente, debes descargar y revisar el XML y PDF del comprobante generado. No olvides verificar que la información contenida en ambos archivos sea correcta.
III. Consigue tu autorización oficial
Ahora que pasaste el ambiente de prueba, puedes conseguir tu autorización para emitir los comprobantes que necesites. Para ello, debes habilitar el Ambiente de Producción, este se encuentra también en la página de SRI. Partiendo de este punto, ya estás prácticamente listo.
A continuación, te detallamos el paso a paso para obtener la autorización:
1. Asegúrate de estar debidamente registrado e inscrito en el SRI.
2. Obtén tu clave de acceso a los servicios en línea del SRI. Esta clave es indispensable ya que te permitirá realizar trámites, consultas y utilizar el facturador de SRI.
3. Ahora debes solicitar la autorización, para ello debes acceder al portal del SRI y buscar la opción de Facturación Electrónica.
4. Completa el formulario de solicitud de autorización para emitir comprobantes electrónicos. Este, generalmente requiere información sobre tu empresa como razón social, número de RUC y actividad económica.
5. Adjunta los documentos solicitados, como el certificado de votación y otros que puedan ser requeridos.
IV. Implementa un software facturar electrónicamente
Un factor clave para empezar a facturar electrónicamente es contar software especializado. Este sería el paso final del proceso y, para llevarlo a cabo solo debes seguir los siguientes pasos:
1. Busca dentro de la oferta un software de facturación electrónica que cumpla con los requisitos técnicos establecidos por el SRI.
2. Asegúrate de integrar tu sistema con los servicios web del SRI, así podrás emitir y recibir comprobantes electrónicos. Recuerda que existen softwares que ya cuentan con esta función, este es el caso de Siigo Contífico.
3. También puedes integrar tu nuevo software a otros sistemas que ya tengas en tu negocio, como CRM, sistema de punto de venta (POS) o administrativo. Esto, te permitirá tener toda la información disponible en un solo lugar, agilizando procesos y aumentado la efectividad de resultados.
4. Una vez has asegurado que todo está integrado, lo ideal es realizar pruebas para verificar que tu sistema funciona correctamente. Asegúrate de que emita los comprobantes electrónicos en el formato establecido.
5. Ahora, deberás solicitar el Ambiente de Pruebas al SRI. Esto, te permitirá realizar simulaciones de emisión de comprobantes electrónicos antes de pasar al ambiente de producción.
6. Finalmente, debes realizar la solicitud formal de Autorización en Ambiente de Producción. En este paso, deber presentar la solicitud formalmente al SRI. Así poder emitir comprobantes electrónicos en el ambiente de producción bajo cumplimiento normativo.
De esta manera empezarás a facturar electrónicamente en tu negocio, simplificando el proceso y asegurando el cumplimiento normativo que exige el SRI. Recuerda que, si deseas dar este gran paso, puedes hacerlo con Siigo Contífico, un proveedor de facturación electrónica en Ecuador.
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