¿Te has preguntado por la importancia del soporte y capacitación del software contable de tu negocio? Estos pueden ser un factor clave en el desempeño de la herramienta, ya que puede impactar en la efectividad y facilidad de uso.
En este artículo te contamos de qué se trata la mesa de ayuda de un software, cuál es su importancia y cómo impacta en tu gestión contable. ¡No te lo pierdas!
Qué debe incluir el soporte y la capacitación en un software contable
Al momento de elegir, es clave fijarse en el soporte y capacitación de un software contable. Ya que determina si podrás usar de forma correcta, rápida y sin interrupciones en el negocio.
Piensa que, si no puedes realizar una tarea en tu software y no cuentas con un soporte apropiado, tendrás retrasos en tus procesos. Por eso es ideal que el paquete de soporte y capacitación cuente con:
- Onboarding inicial: acompañamiento estructurado desde la compra hasta el primer mes de uso.
- Capacitación funcional: formación en tareas diarias de contabilidad, facturación y gestión administrativa.
- Soporte técnico continuo: ayuda para resolver errores, dudas y fallos del sistema a través de varios canales.
- Documentación y autoservicio: base de conocimientos con manuales, FAQs, videos y guías prácticas.
- Actualizaciones y cambios legales: formación específica cuando cambian normas tributarias o de contabilidad.
Diferencia entre onboarding, training y soporte
Es común que estos puntos se confundan durante la curva de aprendizaje y adaptación de un nuevo software. Sin embargo, debes saber que son completamente diferentes, y acá te contamos de que se tratan:
Onboarding
Este punto es el proceso de incorporación inicial al sistema, aquí se trabajan aspectos como:
- Configuración básica del software contable y administrativo.
- Definición de parámetros de contabilidad, impuestos y facturación.
- Primeras tareas guiadas para que el sistema inicie la operación del negocio.
Training o capacitación
Se trata de la formación estructurada para que los usuarios aprendan a manejar adecuadamente el software. Algunos proveedores cuentan con tutoriales y guías de usuario que son de gran ayuda para este proceso.
Los puntos clave a aprender en la capacitación son:
- Cómo registrar operaciones de contabilidad y facturación.
- Cómo generar reportes contables y administrativos.
- Cómo usar las diferentes herramientas del sistema según tu rol.
Soporte
El soporte es un servicio que debería ofrecer tu proveedor de software contable en la nube de manera permanente. Es fundamental porque proporciona acompañamiento continúo para resolver cualquier inquietud o inconveniente que se pueda presentar.
También, es indispensable para resolver casos urgentes que pueden afectar tu gestión. Por ejemplo, errores en nómina, problemas para facturar o enviar reportes a la autoridad tributaria.
Es fundamental contar con canales de atención inmediatos, como chats, WhatsApp, correo o líneas de teléfono.
Por qué esto impacta en la adopción y retención de clientes
Cuando cuentas con un buen diseño de soporte y capacitación aseguras efectividad en aspectos claves de tu gestión. A continuación, te mencionamos cuáles son:
- Adopción del sistema: si el equipo entiende cómo usar el software, habrá mayor optimización de tiempos y mejora de resultados.
- Reducción de errores: una capacitación sólida evita errores en los procesos o confusiones en el uso del sistema.
- Eficiencia operativa: menos tiempo en curva de aprendizaje con el sistema y más tiempo dedicado al análisis del negocio.
- Retención de clientes: cuando el proveedor acompaña bien el onboarding y el soporte, la empresa tiene menos razones para cambiar de plataforma.
Componentes esenciales del onboarding inicial
Te contamos paso a paso cómo iniciar el onboarding de un software contable de manera eficiente:
Configuración de cuenta y perfiles
El onboarding comienza con una fase estructurada de configuración de cuenta y perfiles que incluya:
- Creación de la cuenta principal de la empresa en el sistema.
- Definición de usuarios y definición de perfiles y permisos.
- Configuración de datos básicos de la empresa.
- Definición de flujos para procesos de facturación, compras, pagos y conciliaciones bancarias.
Es ideal que esta etapa de SaaS onboarding (incorporación de usuarios en software como servicio) sea guiada. Para ello, es ideal que el sistema contable incluya:
- Asistentes paso a paso dentro del propio software.
- Checklists de tareas a completar antes de comenzar a operar.
- Acompañamiento remoto del equipo de implementación (llamada o videollamada) para validar que todo está bien configurado.
Migración de datos y parámetros contables
En la implementación de un software contable la migración de datos es crítica y marca la diferencia entre un inicio ordenado y no. Por eso, es fundamental asegurar los siguientes puntos:
- Definición del plan de cuentas y demás parámetros contables.
- Importación de saldos iniciales, maestros de clientes, proveedores, productos, centros de costo y bancos.
- Verificación de que los datos importados cuadran con la contabilidad anterior.
En este proceso, es ideal que el proveedor:
- Entregue plantillas para cargar la información.
- Ofrezca asistencia remota para revisar archivos antes de importarlos.
- Apoye en pruebas de registro y en cierres de prueba.
Primer seguimiento por funciones clave
Una vez la cuenta está configurada y los datos migrados, el onboarding debe contemplar un seguimiento práctico por puntos claves. Como facturación, transacciones, procesos bancarios, etc.
Capacitación práctica para usuarios y administradores
La capacitación es imprescindible para que cada colaborador pueda ejercer sus funciones con eficiencia. Para hacerlo, puedes guiarte por los siguientes puntos:
Tareas contables y administrativas prioritarias
La capacitación debe estar organizada por módulos funcionales para cubrir tareas las prioritarias como:
- Contabilidad general: asientos, cierres, ajustes, manejo de centros de costo.
- Facturación y ventas: emisión de facturas, notas crédito, impuestos, integración con facturación electrónica (si aplica).
- Cuentas por cobrar y pagar: gestión de cartera, pagos, conciliaciones.
- Tesorería y bancos: registros, conciliaciones y flujos de caja.
- Reportes para dirección: estados financieros, informes de gestión, reportes para la toma de decisiones del negocio.
Capacitación por roles y niveles de experiencia
La capacitación por roles es necesaria porque no todos los usuarios necesitan saber lo mismo. Los roles en los que puedes basarte son:
- Usuarios operativos
- Contadores y jefes de contabilidad
- Directivos y gerentes
- Administradores del sistema
Materiales de aprendizaje: guías, videos y ejercicios
En la adopción de un software contable es necesario contar con material de apoyo que resuelva dudas frecuentes. Un proveedor completo te proporcionará elementos como:
- Guías paso a paso en PDF o en línea.
- Videos cortos por funcionalidad
- Ejercicios prácticos con ejemplos de casos.
Soporte continuo y autoservicio después del arranque
El soporte técnico contable de un software puede definir si la adaptación a la herramienta te resulta realmente útil. Por eso, no puedes pasar por alto este aspecto; además, lo mejor es que te inclines por una opción que cuente con:
- Línea telefónica directa: útil para urgencias de alto impacto, por ejemplo, cuando haya inconvenientes con la facturación.
- Chat en línea: ideal para dudas rápidas de uso durante la jornada.
- Correo electrónico: adecuado para consultas que requieren análisis o adjuntos.
- Sistema de tickets: imprescindible para hacer seguimiento, priorizar y medir tiempos de respuesta.
Además, es importante tener claros los siguientes aspectos:
- Horarios de atención claros.
- Opciones de soporte de emergencias para cierres o fechas tributarias crítica.
- Tiempos de respuesta definidos y que se asegure su cumplimiento.
- Niveles de prioridad definidos según el impacto en la operación.
¿Quisieras mejor la gestión contable de tu negocio y asegurar un adecuado control de los gastos? En nuestro webinar GRATUITO te contamos por qué Siigo Contífico es tu mejor aliado para lograrlo, míralo ahora aquí:
Mejores prácticas para mejorar adopción y medir resultados
Implementar buenas prácticas al momento de utilizar un software contable para pymes permite aprovechar al máximo sus funciones. Aquí te contamos cuáles son las que no puede ignorar:
Personalización y automatización del proceso
Debes saber que no todas las empresas tienen los mismos procesos ni la misma madurez digital. De igual manera, no todos los sistemas son iguales, por eso, debes inclinarte por un software contable flexible para tu empresa.
La clave para tener una buena implementación es trabajar bajo un plan personalizado del onboarding process. También, se debe tener en cuenta el tamaño del negocio, necesidades y objetivos.
Métricas de éxito: activación, uso y tickets
Conocer si el soporte y la capacitación funcionan adecuadamente, se deben medir varios puntos, tales como:
- Activación: porcentaje de usuarios que completan las tareas básicas de onboarding.
- Uso: qué tan frecuentemente se usan los módulos clave de contabilidad, facturación y reportes.
- Tickets y soporte: volumen, temas repetitivos, asegurar reducción progresiva de tickets.
Estas métricas te conocer si la capacitación fue efectiva y si se hay errores de implementaciones y corregirlos.
Preguntas frecuentes sobre onboarding de software contable
Te respondemos a las preguntas más comunes sobre soporte y capacitación de software contable:
¿Qué debe aprender primero un usuario nuevo?
Cuando se está utilizando un software contable para contadores por primera vez, el usuario debe enfocarse primero en:
- Navegación básica: entender la estructura del sistema, menús y módulos principales.
- Tareas del día a día según su rol
- Si factura: cómo emitir, anular, corregir y reportar facturas.
- Si registra compras: cómo cargar facturas de proveedores y gastos.
- Si concilia: cómo relacionar movimientos bancarios con registros contables.
- Buen uso de la ayuda: saber dónde encontrar la base de conocimientos, FAQs y cómo contactar soporte.
¿Cuánto soporte necesita una pyme?
El soporte que requiere una pyme de parte de su software depende de la complejidad de sus operaciones. Sin embargo, hay varios puntos generales, como:
- En los primeros meses tras la implementación, es normal un mayor volumen de consultas.
- Pasado el tiempo y, si la capacitación fue buena y la base de conocimientos es sólida, el soporte se concentra en temas puntuales o cambios normativos.
Lo recomendable es que el proveedor de software contable te ofrezca un plan de onboarding intensivo.
¿Cómo saber si la capacitación fue efectiva?
En esta fase, es importante no guiarse por percepciones. Lo realmente útil es utilizar métodos de análisis y medición, como:
- Pruebas prácticas: ejercicios que simulan tareas reales de contabilidad y facturación.
- Indicadores de operación: menos errores, menos correcciones, cierres contables a tiempo.
- Uso del sistema: si los usuarios usan más funciones útiles (reportes, conciliaciones, automatizaciones).
- Disminución de tickets repetitivos: señal de que las dudas más comunes ya se resolvieron con formación y documentación.
Descubre cómo los sistemas contables de Siigo Contífico facilitan una implementación exitosa
Los sistemas contables de Siigo Contífico son un referente por el acompañamiento que brinda a sus clientes. Su servicio de soporte se garantiza de forma permanente mientras se utilice el software contable y administrativo.
Dentro de las funciones principales de Siigo Contífico más destacables, se encuentran:
- Un onboarding estructurado, que guía la configuración inicial, la migración de datos y el arranque de los módulos. Incluyendo la facturación electrónica y gestión de bancos.
- Capacitación por módulos y por roles, con cursos prácticos, videos, guías y ejercicios. Todo enfocado en las tareas reales de cada área de tu negocio.
- Un servicio de soporte multicanal con seguimiento de incidencias y acompañamiento remoto cuando lo necesites.
- Una base de conocimientos actualizada, con FAQs, manuales y tutoriales que facilitan la autonomía de los usuarios.
- Actualizaciones constantes frente a cambios legales y tributario. Además, entregan material explicativo para que el equipo adopte los nuevos procesos sin frenar la operación.
Al elegir una solución como Siigo Contífico, tu empresa no solo adquiere un sistema. Obtienes un aliado que asegura una gestión contable y administrativa integrada y ordenada.
Al tiempo que cuentas con un servicio de soporte y de capacitación permanente. Puntos necesarios para una implementación exitosa y sostenible en el tiempo.
