¿Qué es la facturación de una empresa y cómo optimizarla?

Todas las empresas o emprendedores en México tienen la obligación de facturar sus ventas para respaldar la transacción.  

Ya sea que estés iniciando con tu negocio o simplemente quieras saber más sobre la facturación de una empresa, en este artículo abordamos desde el proceso y los requisitos, hasta técnicas para mejorar el procedimiento de facturación en una empresa.

¿Qué es la facturación de una empresa?  

 

La facturación de una empresa implica emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) en su versión vigente. En la factura se debe detallar la operación comercial, indicando: 

• El producto o servicio vendido.
   

• El precio unitario y total.
   

• Impuestos.
   

• Información del receptor y emisor del CFDI. 

 

Es una forma de respaldar cada transacción de un negocio para cumplir con las obligaciones fiscales relacionadas con las declaraciones de impuestos y contabilidad electrónica. 

 

Importancia de la facturación en una empresa  

Como mencionamos en un inicio, la facturación de una empresa es una obligación fiscal que requiere el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para asegurar la transparencia de movimientos comerciales y el recaudamiento de impuestos.  

Dentro de las principales obligaciones que se debe cumplir en la facturación electrónica para personas morales, destacan:  

• Emitir CFDI en su versión vigente.
   

• Mantener vigente la e.firma.
   

• Registrar los movimientos (facturas emitidas y recibidas) y llevar la contabilidad electrónica.
   

• Pagar impuestos: IVA, ISR e IEPS; este último, solo si corresponde.
   

• Emitir los complementos, sean de pago, Carta Porte, de Comercio Exterior, etc., según sea el caso.
   

• Validar los RFC de clientes y proveedores.  

 

Cumplir con la facturación de una empresa es esencial para evitar multas o sanciones. 

Por otro lado, la importancia de la facturación también se hace notar al ser una herramienta para mantener la salud financiera del negocio, facilitar la gestión contable y mantener un control financiero adecuado.  

La facturación de una empresa permite tener una visión detallada de las operaciones para un seguimiento de ingresos y egresos. Esto facilita tomar decisiones financieras basadas en datos reales.  

  

Tipos de facturación de una empresa 

 

Para facturar en un negocio se tienen 2 opciones básicas: la facturación tradicional o a través de la Nube. Cada empresa puede elegir el que mejor le acomode, dependiendo de la flexibilidad que necesite.  

Toma en cuenta que, para ambos casos, es indispensable utilizar un sistema de facturación empresarial de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) o el mismo sistema del SAT, para asegurar la validez fiscal.  

 

Facturación tradicional 

La facturación de una empresa de forma tradicional implica el uso de un sistema de facturación electrónica instalado en tu computadora.  

Usualmente es el método que eligen aquellos que no necesitan estar en movimiento o siempre trabajan desde un mismo equipo.  

 

Facturación en la Nube 

La facturación en la Nube es una opción para emitir los CFDI desde cualquier dispositivo con acceso a internet, sin tener que instalar el software.  

Un claro ejemplo es el servicio de facturación del SAT; sin embargo, por la alta demanda, es común toparse con fallas técnicas. Por lo que los PAC también han optado por ofrecer soluciones en la Nube, como Siigo Nube Facturación.

Este tipo de facturación es ideal para los negocios o emprendedores que necesitan estar en movimiento, teniendo la opción de generar CFDI incluso desde su celular.  

 

Ciclo de facturación de una empresa 

 

Para todos los que inician las actividades comerciales formales, es importante tener claro el procedimiento de facturación en una empresa. 

¿Cómo facturar en un negocio? 

Empezar la facturación de una empresa implica una pequeña preparación. Lo más importante que necesitas tener listo es: 

• El Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
   

• Tu Certificado de Sello Digital (CSD) vigente.
   

• Tu e.firma vigente.
   

• Los datos fiscales de tu cliente: nombre o razón social, RFC, domicilio fiscal y código postal.
   

• El sistema de facturación a usar. 

 

Teniendo lo básico, asegúrate de: 

• Configurar los parámetros de impuestos, tu información como emisor y tus productos o servicios.
   

• Da de alta a tu cliente en tu sistema de facturación empresarial. 

 

Ahora, independientemente de si prefieres facturar en la Nube o con un software instalado, el cómo hacer la facturación electrónica es similar:  

1. Accede a tu sistema y crea la factura.
 

2. Llena los datos de tu cliente en los campos correspondientes. (Al dar de alta a tus clientes previamente, el sistema podrá automatizar el llenado de los campos).

3. Ingresa la información del CFDI: forma de pago, método de pago y uso de CFDI.
 

4. Agrega los productos o servicios.
 

5. Verifica que todos los campos estén correctamente llenados.
 

6. Timbra tu factura y entrega al cliente por correo, en formato XML y PDF. 

 

Y listo, así de fácil. Para cualquier duda, puedes consultar la guía de llenado que pone a disposición el SAT.  

Te dejamos una captura de cómo se ve el proceso de facturación de una empresa en nuestro sistema Siigo Nube Facturación, para que notes lo sencillo que es con la herramienta adecuada: 

Claves de uso de CFDI para persona moral 

Al momento de emitir un comprobante fiscal 4.0, es importante llenar correctamente el Uso del CFDI. El SAT tiene un catálogo de claves que debes utilizar en tu facturación.  

Para facilitarte el proceso, aquí te dejamos las claves de uso del CFDI 4.0 para persona moral: 

¿Cómo optimizar el proceso de facturación de una empresa? 

 

El correcto procedimiento de facturación de una empresa es esencial para asegurar el cumplimiento de obligaciones fiscales, mejorar la gestión interna y tu relación con clientes.  

Sabiendo cómo facturar en un negocio, es importante establecer prácticas en el área de facturación que faciliten la puntualidad y precisión. Algunos consejos que te recomendamos: 

• Establece la periodicidad: define una periodicidad para la emisión de tus facturas. Sea semanal, quincenal o mensual; es una práctica que simplifica la planificación financiera y asegura que tus clientes reciban sus CFDI de forma consistente.
   

• Registra toda venta ejecutada y pendiente por pagar: lleva un registro detallado de todas las transacciones comerciales (ventas liquidadas y pendientes por cobrar) para un control financiero preciso. Esto te ayudará con la conciliación de cuentas y dar un mejor seguimiento de cada transacción.
   

• Llena tus facturas conforme lo pide el SAT: verifica que todas tus facturas salgan con los datos correctos y completos para evitar la cancelación de CFDI y reprocesos.
   

• Domina los usos del CFDI: identifica la clave para cada uso de facturas para aplicarlas correctamente en cada caso.
   

• Conoce el proceso de facturación de una empresa y de personas físicas: saber las normativas específicas de persona moral versus las normas generales que aplica a una persona física es un conocimiento que te permitirá mayor flexibilidad en tu facturación; independientemente de si sueles emitir CFDI como persona moral o física. 

  

Preguntas frecuentes sobre la facturación para personas morales 

 

¿La facturación de una empresa debe incluir IVA? 

Sí. En México, los sujetos al IVA son todas las personas morales y físicas que: 

• Enajenen bienes.
   

• Presten servicios independientes.
   

• Otorguen uso o goce temporal de bienes.
   

• Importen bienes o servicios. 

 

Toma en cuenta que el IVA es un impuesto indirecto, por lo que se sumará al total de tu factura y al monto que tu cliente debe pagar. En la facturación de una empresa verás desglosado este impuesto para realizar la declaración correspondiente. 

 

¿Qué necesito para empezar a facturar? 

Necesitas:  

• Tu RFC.
   

• Tu e.firma.
   

• Tu Certificado de Sello Digital (CSD).
   

• El programa de facturación de un PAC o del SAT, tu elección puede depender de tu volumen de ventas. 

 

¿Qué puedo facturar como persona moral? 

Considera que hay una diferencia entre lo que uno como persona moral puede facturar y las facturas que puedes solicitar para deducir impuestos. Te invitamos a revisar nuestra guía de gastos no deducibles  para identificar los requisitos para que tus gastos sean deducibles. 

Por otro lado, puedes generar CFDI por: 

• Venta de productos.
   

• Prestación de servicios.
   

• Arrendamientos.
   

• Importación y exportación de mercancías.
   

• Anticipos.
   

• Honorarios y comisiones.
   

• Gastos reembolsables.
   

• Ventas a crédito. 

 

¿Qué es deducible para una persona moral? 

La deducibilidad de gastos depende del sector en el que se desarrolle tu actividad económica y sus necesidades específicas. Es decir; los gastos deducibles de una persona moral son aquellos que estén directamente relacionados con la actividad y sean indispensables para realizarla.  

 

¿Qué pasa si no facturo en mi empresa? 

No cumplir con la obligación de facturación de una empresa implica multas y sanciones por parte del SAT. Así mismo, sin los comprobantes que respalden tus ingresos y gastos, no podrás deducir impuestos por conceptos como el pago de nómina o inversiones. 

Por lo tanto, es indispensable contar con las herramientas adecuadas que te permitan generar tu facturación electrónica conforme a las disposiciones fiscales vigentes. En Siigo Aspel contamos con opciones en la Nube o descargables, diseñadas para simplificar tu proceso de timbrado, resguardo y organización de tus CFDI.