¿Aún no sabes cómo organizar documentos contables de manera efectiva para agilizar la contabilidad de tus clientes? Este artículo es para ti.
Te contamos los principios, claves y acciones que asegurarán el orden de tu gestión para atender a tus clientes con agilidad. ¡No te lo pierdas!
Principios clave aplicados a documentos contables
La organización de documentos contables es parte del día a día de los despachos contables. Cuando se trabaja con múltiples empresas, la gestión se hace más robusta, pues hay más información y más papeleo. Por lo que se hace necesario tener mayor control.
Además de contar con un sistema de almacenamiento que permita la accesibilidad la fácil y ágil. Se debe garantizar la trazabilidad, seguridad, cumplimiento normativo y eficiencia en el trabajo diario.
La norma ISO 15489 establece principios generales para administrar documentos de manera sistemática. Puedes guiarte por estos protocolos para asegurar una adecuada organización de documentos.
¿Por qué importa en entornos con varios clientes?
Garantizar una adecuada organización y seguridad en los documentos es indispensable porque evita:
- Acumulación de archivos, como scan001.pdf, sin contexto.
- Duplicidad de carpetas y versiones de archivos y documentos de la gestión contable.
- Es posible que se confundan períodos contables o incluso clientes, abriendo paso a errores, multas o sanciones.
Principios de clasificación y retención documental
Existen principios para organizar los documentos de tus clientes que aseguran efectividad y seguridad. Aquí te compartimos cuáles son:
Clasificación por función, serie y cliente
Consiste en la clasificación por categorías de los documentos. Las principales son:
- Cliente: cada empresa que atiendes debe tener una carpeta raíz propia, identificada con un código único de cliente. Ese código evita confusiones con nombres similares y facilita automatizaciones (reglas de correo, flujos en sistemas).
- Función / Serie documental: dentro de cada cliente, agrupa por medio de subcarpetas los diferentes tipos de documentos. Por ejemplo, facturación, tesorería y pagos, fiscal e impuesto, etc.
- Período contable: la contabilidad debe organizarse por año y meses. Esto permite localizar rápidamente cualquier documento relacionado con un período fiscal determinado.
Retención documental según tipo de documento
La retención documental es el tiempo durante el cual mantienes un documento antes de ser archivado o eliminado. Aunque los plazos exactos dependen de la legislación de cada país y de la política interna de la empresa.
En contabilidad suelen aplicarse los siguientes criterios:
- Documentos fiscales y contables: son facturas, libros y estados financieros. Se conservan por el mínimo plazo legal. A veces más tiempo por seguridad.
- Contratos, escrituras y documentos legales clave: se consideran de conservación permanente o de muy largo plazo.
- Documentos de apoyo: como borradores, copias de trabajo, comunicaciones informales. Se pueden conservar por períodos más cortos.
Disposición, archivo histórico y eliminación controlada
La ISO 15489 insiste en la necesidad de una disposición controlada de los archivos: no basta con guardar documentos; también hay que decidir qué se hace con ellos pasado su período de uso activo.
En un esquema práctico:
- Documentos activos: de uso frecuente, por ejemplo, el último ejercicio y el ejercicio en curso, accesibles en carpetas principales.
- Archivo histórico: períodos cerrados y poco consultados, pero que deben conservarse (fiscalmente o por política de la empresa). Se guardan en carpetas de archivo histórico, bien etiquetadas por año.
- Eliminación controlada: cuando el plazo de retención ha vencido y no hay motivos legales para conservar el documento, se elimina siguiendo un procedimiento (registro, autorización, destrucción segura).
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Estructura de carpetas para múltiples clientes
En la gestión documental contable es necesario manejar una estructura de carpetas que faciliten el acceso a la información de cada cliente. Aquí te contamos cuáles son esas carpetas que debes crear por cada empresa:
Carpeta raíz por cliente y subcarpetas por ejercicio
Es clave cuando cuentas con múltiples clientes. La estructura de carpetas contables estándar sería:
Cada cliente debe tener una carpeta raíz identificada con un código único de cliente más un nombre legible. Las subcarpetas se definen por año contable. Y después hay una carpeta específica de Archivo histórico para ejercicios más antiguos o para exportar cierres completos.
Es recomendable que definas permisos y controles para restringir el acceso a datos sensibles y proteger a tus clientes.
Separación por impuestos, facturas, bancos y nóminas
Dentro de cada año contable de un cliente, puedes estructurar las subcarpetas estándar, por ejemplo:
Desglose del contenido de las carpetas:
- Subcarpetas estándar dentro de cada cliente contable: impuestos, facturas, bancos, nómina, contratos, reportes, etc.
- Organización por año y mes: dentro de cada serie puedes crear subcarpetas por mes: 2024-01, 2024-02, etc. También es posible incluir el mes en el nombre.
- Separación por estado: la carpeta Workflow te permite gestionar el estado de los documentos. Al recibir un archivo, va a Pendiente; cuando se revisa, En revision; y una vez contabilizado y validado, pasa a Archivado.
Criterios para documentos activos e históricos
Para mantener el orden en los archivos contables y no saturar las carpetas de trabajo, puede aplicar varias acciones. Las más efectivas son:
- Considera como activos documentos del ejercicio en curso y del inmediatamente anterior.
- Tras el cierre del ejercicio y pasado el período de ajustes, puedes mover todo el año a Archivo histórico. Deja solo una copia de los reportes clave en la carpeta principal si los consultas con frecuencia.
- Define una norma interna sobre cuándo revisar el archivo histórico, para asegurar cumplimiento.
Nomenclatura de archivos contables
Crear las nomenclaturas de archivos contables es un proceso relevante para asegurar el orden de la gestión. Te recomendamos fijarte en los siguientes aspectos:
Formato recomendado para nombrar documentos
Define una regla de nomenclatura clara y evita los nombres por defectos, así evitas confusiones. Un formato muy práctico que podrías implementar es:
Código único del cliente_ tipo de documento_ fecha del documento _Serie de proveedor o cliente_Descripción corta.pdf
Algunos ejemplos de nombres para facturas, contratos y reportes son:
- Factura de venta:
C001_FACV_2024-03-15_F001-000234_ClienteXYZ_ServiciosMarzo.pdf - Factura de compra:
C001_FACC_2024-03-10_F125-00456_ProveedorABC_CompraInsumos.pdf - Estado de cuenta bancario:
C001_ESTBAN_2024-03-31_BancoNacional_Cta1234.pdf
Errores comunes en nombres de archivo
Si deseas evitar los errores comunes en la gestión de documentos contables al asignar nombres, debes evitar:
- Usar nombres genéricos (scan001.pdf, doc1.pdf).
- No incluir ni cliente, ni tipo de documento, ni fecha.
- Mezclar mayúsculas, espacios y caracteres especiales.
- Cambiar la norma de nombre según quién sube el archivo.
- No reflejar cambios de estado; por ejemplo, conservar “BORRADOR” en el nombre cuando el documento ya está aprobado.
Cómo ayuda y simplifica estas acciones un sistema contable multiempresa como Siigo Contífico
Tener un software contable multiempresa para contadores facilita la gestión documental en contabilidad. Especialmente cuando trabajas con múltiples empresas.
Siigo Contífico es proveedor de software contable diseñado para entender cómo organizar documentos contables. Sus soluciones integrales te entregan las siguientes ventajas:
- Gestión multiempresa centralizada: crear perfil para cada cliente con código único.
- Asociación de documentos al cliente y período: los comprobantes y estados de cuenta se vinculan a la empresa. Así como al tipo de documento y al período contable.
- Flujos de trabajo y estados: configura flujos, sustituyendo o complementando las carpetas de workflow.
- Centralización de recepción digital: puedes integrar correos, portales de clientes o cargas masivas de documentos. Así los archivos llegan directamente al expediente contable de la empresa.
- Control de permisos por empresa: es posible asignar accesos al equipo por cliente y por rol. Aplicando seguridad a la información.
- Registros y auditoría: se mantiene un historial de quién cargó, modificó o aprobó cada documento. Así mejora la trazabilidad exigida por normas ISO.
Buenas prácticas y preguntas frecuentes
Estas son las buenas prácticas en la gestión documental para contadores que deberías aplicar en tu día a día:
- Documenta tu norma interna de organización y compártela con todo el equipo.
- Usa siempre el código único de cliente en carpetas y nombres de archivo.
- Establece una revisión mensual de expedientes. No olvides verificar que los documentos importantes de cada cliente estén completos.
- Lleva un control riguroso del registro de los documentos que se recibieron de cada cliente cada mes y, su estado.
- Implementas la automatización en tus procesos para aumentar productividad y mejor resultados.
Preguntas comunes sobre ISO 15489 y la organización contable
La norma ISO 15489 es clave en la organización de archivos contables. Aquí te contamos de qué se trata y cuál es su relación.
¿Qué es la ISO 15489 y por qué importa en contabilidad?
Se trata de una norma internacional que establece los principios para la gestión de documentos y archivos. Es necesario aclarar que no aplica únicamente para contabilidad, pero cubre las necesidades del área.
¿Debo certificarme en ISO para organizar bien los documentos de mis clientes?
No necesariamente. Puedes tomar la norma ISO 15489 como referencia para crear tus propias políticas internas de organización y control. La clave es que sean coherentes, estén documentadas y se apliquen de manera sistemática.
Además, al seguir la normativa, tus servicios tendrán valor agregado y transmites más seguridad a tus clientes.
¿Cómo se relaciona la ISO 15489 con la estructura de carpetas y nombres de archivos?
La norma promueve que los documentos estén organizados de forma lógica y recuperable. La estructura que propone la ISO 15489 permite llevar la información de forma práctica y confiable.
Si aplicas estas pautas, podrás organizar los documentos contables de tus clientes con efectividad. Promoviendo agilidad en cada proceso, aumentando la confianza de tus servicios.
Además, si implementas la automatización de procesos contables, tendrás la tranquilidad de tus documentos siempre están seguros. Ya que las herramientas tecnológicas aplican las normas más efectivas, como la ISO 15489, para gestionar los documentos.
Los softwares contables multiempresa cuentan con robustas medidas de seguridad, para que nadie pueda vulnerar los datos. Al tiempo que automatiza otras tareas repetitivas, como registros, facturación electrónica, conciliaciones bancarias, y más.
Si deseas aumentar la cantidad de clientes que atiendes sin comprometer la calidad, lo ideal es implementar un software.
