Crea el presupuesto para tu emprendimiento desde cero

Planear el presupuesto empresarial es una serie de acciones clave para asegurar salud financiera y proyectar el crecimiento. Se basa en la planeación de gastos, ingresos, impuestos, nómina, flujo de caja y obligaciones tributarias en Ecuador.

 

¿Por qué es esencial crear un presupuesto para tu negocio?

 

 

Saber cómo sacar el presupuesto para un negocio es una necesidad para todo empresario, no solo porque es una buena práctica financiera. También, porque es una herramienta esencial para el éxito y la sostenibilidad de tu emprendimiento.

Pero, ¿por qué es tan importante? Ya te contamos.

• Permite controlar los gastos: puesto que tienes una visión clara y completa de los mismos, en parte porque permite identificar en qué se está gastando de más. Esto facilita tomar medidas para reducir costos innecesarios.
• Te anticipas a problemas financieros: al tener una adecuada gestión de tu presupuesto, podrás tener alertas tempranas de posibles déficits o problemas financieros.
• Aumentas la probabilidad de obtener financiamiento: será más factible acceder a préstamos o inversiones, pues al tener un presupuesto detallado demuestras estabilidad financiera.
• Trazas una de ruta financiera: al planificar un presupuesto, trazas un mapa que guiará las finanzas de tu negocio.
• Permite un seguimiento más efectivo del rendimiento: al tener una gestión rigurosa, obtienes datos confiables que puedes comparar y evaluar los resultados que obtienes en tu negocio.
• Promueve la disciplina financiera: al crear y seguir un presupuesto promueve hábitos financieros saludables.
• Ayuda a priorizar los gastos e inversiones: ya que facilita el asignar recursos a las áreas más importantes de tu negocio, asegurando un uso estratégico del dinero.

 

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Dada su importancia, en este artículo te contamos paso a paso cómo hacer un presupuesto de una empresa en Ecuador:

 

1. ¿Cómo definir objetivos financieros para tu presupuesto?

 

El primer paso para crear un presupuesto empresarial en Ecuador es establecer objetivos financieros claros y medibles. Es fundamental enfocarlos en los siguientes puntos clave:

• Aumentar ventas.
• Reducir costos.
• Mejorar liquidez.
• Pagar impuestos a tiempo.
• Controlar inventario.
• Preparar una inversión.

También ten en cuenta aspectos relevantes:

• Establece metas a corto, mediano y largo plazo, en donde consideres puntos como el margen de ventas, tope de costos, alcance de clientes y expansión.
• Alinea tus objetivos con la visión general de tu empresa, así todos los esfuerzos se
• Asegúrate de que sean objetivos SMART: Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes, Temporales.

 

2. ¿Cómo identificar los ingresos de tu empresa?

 

El segundo paso para hacer un presupuesto de una empresa es identificar y clasificar todas tus fuentes de ingresos. Esta es una etapa permite entender de dónde viene tu dinero y cómo podrías aumentar esos ingresos.

Lo primero para identificar las fuentes de ingresos es realizar una lista con todas las fuentes de ingreso. Como, por ejemplo, venta de productos, prestación de servicios, suscripciones, licencias, comisiones, etc.

Después, sigue la clasificación de tus ingresos principales, secundarios, recurrentes y esporádicos. También separa el origen de los ingresos: digitales, tienda física, mayoreo, etc.

También puedes usar herramientas de seguimiento con sistemas contables compatibles con el SRI, los cuales rastrean y analizan tus ingresos constantemente.

 

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3. ¿Qué gastos debes incluir en tu presupuesto empresarial?

 

Ahora, haremos lo mismo que trabajamos en el punto anterior, pero con los gastos, un punto crucial en las finanzas de toda empresa. En esencia, porque al clasificar los tipos de gastos mantienes mayor control de tu dinero, asegurando el crecimiento de tu negocio.

Algunos de los tipos de gastos que puedes considerar son:

• Gastos fijos: aquellos que son constantes, independientemente de la producción y las ventas.
• Gastos variables: estos cambian con el nivel de producción o ventas.
• Gastos semivariables: son gastos que pueden identificarse como fijos o variables, es decir, los que siempre se asumen, pero pueden aumentar o reducirse.
• Gastos de marketing y ventas: dinero destinado a publicidad, materiales promocionales y eventos.
• Gastos administrativos: son los que se generan por suministros de oficina, servicios profesionales y similares.

 

4. ¿Cómo calcular el flujo de caja proyectado?

 

 

El flujo de caja proyectado es una herramienta clave para el presupuesto para pymes, ya que permite entender cómo el dinero entra y sale. Su función principal es anticiparse a problemas de liquidez, permitiendo planificar las finanzas para el futuro.

¿Y cómo se calcula el flujo de caja proyectado? Te contamos qué pasos seguir:

1. Establece el período: proyecta tu plan para cierto periodo de tiempo; generalmente, se trabaja de forma mensual.
2. Evalúa tus ingresos: recurre a las proyecciones de tus ventas y trabaja en buscar otras fuentes de ingresos.
3. Proyecta los cálculos para los gastos futuros: prepárate para los gastos que debes asumir, así podrás hacer un presupuesto más certero.
4. Considera las diferentes épocas del año: no dejes de lado las estacionalidades del año, ya que estas pueden determinar los ingresos y gastos.
5. Calcula el flujo de caja neto: asegúrate de restar todos los gastos de los ingresos totales en cada período, así mantienes un dato actualizado y con información confiable.
6. Establece cuál será el saldo de caja acumulado: para ello, debes sumar el flujo de caja neto al saldo inicial para cada período.

 

¿Cómo ampliar los plazos de pago?

 

Trabajar el flujo de caja empresarial es clave para ampliar plazos de pago y proyectar el crecimiento financiero. Por eso, te contamos como mejorarlo:

• Negocia los términos de pago, por ejemplo, puedes hablar con los proveedores para expandir los plazos de pago cada vez que sea posible.
• Utiliza líneas de crédito para cubrir déficits temporales de efectivo.
• Acelera el cobro implementado políticas de pago más rápidas. También puedes ofrecer precios especiales por pago anticipado.
• Cuenta con un colchón de efectivo con un saldo mínimo para cubrir gastos inesperados.
• Optimiza el inventario, esto te permitirá evitar tener dinero estancado en inventario que no se mueve.

 

5. ¿Por qué crear un fondo de reserva para tu empresa?

 

Tener un salvavidas financiero para tu negocio es un respaldo para cubrir imprevistos, baja de ventas, pagos urgentes o gastos operativos. Es decir, puede usarse como dinero disponible en situaciones diferentes a las mencionadas.

Además, un fondo de reserva es fundamental para el presupuesto financiero empresarial por:

• Tranquilidad, ya que tienes un respaldo financiero.
• Proporciona seguridad financiera frente a fluctuaciones inesperadas.
• Flexibilidad operativa, lo que te permitirá aprovechar oportunidades de negocio sin tener que recurrir a otras fuentes de financiamiento.

 

Para establecer tu fondo de reserva solo debes seguir estos pasos:

 

I. Define cuánto dinero necesitas reservar

 

Determinar la cantidad adecuada para el fondo de tu negocio es más sencillo de lo que parece, de hecho, existen varios referentes para ello. En la mayoría de los casos, se recomienda tener una cantidad que cubra de 3 a 6 meses de gastos operativos.

Recuerda que los gastos pueden variar mes a mes, por lo que es clave tener en cuenta factores como la estacionalidad y volatilidad de la industria.

 

II. Construye el fondo de forma gradual

 

Si tu necio está empezando, es ideal que establezcas una meta inicial modesta, por ejemplo, un mes de gastos operativos.

La cifra puede aumentar gradualmente a medida que tu negocio crece.

 

III. Define cuánto aportarás cada mes

 

La manera más efectiva de garantizar que tu fondo crezca es fijar un gasto fijo en el presupuesto. Por ejemplo, cada mes vas a destinar una cantidad de USD 200 como abono al fondo, así ya sabes que no cuentas con ese dinero para otros fines.

Si buscas establecer una tarifa más acorde a tu capacidad financiera, puedes optar por fijar un porcentaje de tus ingresos. Así la cantidad no tendrá un impacto significativo en caso de fluctuaciones en las ganancias.

 

VI. Define cuándo usar y cómo reponer el fondo

 

Las reglas deben incluir una definición clara de qué situaciones justifican el uso del fondo, un plan que guíe cómo se debe usar y cómo reponerlo en caso de que se use.

 

También puedes leer: ¿Qué son los gastos de operación?

 

6. ¿Cada cuánto debes revisar tu presupuesto?

 

El presupuesto de una empresa es una herramienta dinámica que puede evolucionar, para ello, es clave la revisión constante. Pues al hacer seguimiento, aseguras la salud financiera de tu negocio; al tiempo que te mantienes alineado con tus objetivos.

La revisión regular de tu presupuesto impacta puntos relevantes de la empresa, convirtiéndolo en un procedimiento relevante. Además, al hacerlo, puedes disfrutar de varios beneficios como:

• Detectar riesgos y puntos de mejora antes de que sean un problema mayor.
• Adaptarte a los cambios que se puedan presentar en el mercado o situaciones que aparezcan en tu negocio.
• Al tener datos reales de tu presupuesto podrás estudiarlos y así hacer previsiones precisas.
• Tus decisiones serán más inteligentes, ya que tendrán como base datos actualizados.

 

Si deseas implementar un sistema de revisión efectiva del presupuesto de tu negocio te recomendamos seguir estas recomendaciones:

• Estudia los registros de los ingresos y gastos que tuviste en tu negocio y compáralos con tus proyecciones.
• Enfócate en las variaciones significativas de tu presupuesto e investiga las posibles causas. No olvides identificar tendencias.
• Actualiza tus estimaciones periódicamente, siempre basándote en los datos recolectados y las tendencias identificadas.
• Es indispensable que consideres factores externos que puedan afectar tu negocio a futuro
• Evalúa constantemente tus objetivos para determinar si continúan siendo realistas y alcanzables. En caso de ser necesario, no dudes en ajustar tus metas para asegurar el rendimiento de tu negocio.
• Busca de forma constate oportunidades de mejora, para ello, puedes considerar nuevas estrategias para optimizar tu flujo de caja. También, puedes enfocarte en reducir gastos o aumentar ingresos.
• Un punto clave es comunicar los cambios y ajustes al presupuesto a tu equipo, así podrán estar todos en la misma sintonía.

 

7. ¿Cómo incluir ahorro e inversión en tu presupuesto?

 

Si deseas proyectar el crecimiento de tu negocio a largo plazo es clave establecer metas de ahorro e inversión. Estos elementos son fundamentales porque ayudan a tener una base financiera sólida. Además, serán una palanca para aprovechar oportunidades de crecimiento.

Tener metas de ahorro e inversión para tu negocio también es de gran importancia por las siguientes razones:

• Te proporciona recursos para expandir tu línea de productos y de operaciones.
• Te da estabilidad financiera para asumir dificultades que se puedan presentar a futuro.
• Será más factible aprovechar oportunidades que se presentan sin aviso previo.
• Será de gran ayuda para mejorar equipos e infraestructura, facilitando la actualización y optimización de tus procesos.
• Te ayuda a cumplir los objetivos que has trazado para tu negocio.

 

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Estrategias para cumplir metas de ahorro e inversión

 

Te compartimos acciones pueden ayudarte a cumplir tus metas de ahorro e inversión:

• Implementa tecnologías de automatización que te permitan ahorrar: estas, te permitirá, configurar transferencias automáticas tus a cuentas de ahorro o inversión.
• Reinvierte las ganancias: una de las claves para el éxito de tu negocio está en reinvertir parte de las ganancias en el negocio. No todo debe venir de tus ingresos personales.
• Educa a tu equipo: Involucra a tus empleados en los objetivos de ahorro e inversión del negocio.
• Procura diversificar tus inversiones: no es un secreto que depender de un solo ingreso no es una buena práctica en términos financieros. Busca formas de diversificar tus ingresos y así no correr riesgos.
• Revisa y ajusta tu plan regularmente: es indispensable que avalúes contantemente el progreso de tus metas. Los resultados de los seguimientos te permitirán identificar mejoras y hacer ajustes necesarios.

 

Tema de interés: Análisis de la salud financiera empresarial

 

¿Qué herramientas ayudan a controlar el presupuesto empresarial?

 

 

Trabajar contantemente en la mejora de los procesos de tu negocio debe ser una de tus principales prioridades. Esto incluye la optimización de tu presupuesto, un punto clave para maximizar la eficiencia financiera de tu emprendimiento.

Empezar a implementar mejoras en los procesos no es sencilla, ya que puede ser abrumador y tedioso. Por eso, en Siigo Contífico, te mencionaremos algunas de las herramientas que te ayudaran en este camino.

 

Software contable para automatizar el presupuesto

 

Son herramientas eficientes que automatizan tareas de registro y entregan datos puntuales que enriquecen la gestión contable de una empresa. Algunas opciones por las que te puedes inclinarte son:

• Siigo Contífico: una solución integral y a la vanguardia para las pymes en Ecuador. Ofrece funciones como facturación electrónica y gestión financiera.
• QuickBooks: es un proveedor conocido a nivel mundial; y es una gran opción para diferentes tipos de negocio.
• Xero: es un software contable ideal para pequeñas empresas.

 

Hojas de cálculo avanzadas

 

Son una práctica opción, principalmente porque son gratuitas; sin embargo, se deben trabajar de manera manual. Algunas de las principales son:

• Google Sheets: es una herramienta colaborativa, online y con plantillas prediseñadas para presupuestos.
• Microsoft Excel: una de las herramientas más conocidas y se caracteriza por ofrecer funciones avanzadas de análisis financiero.

 

Aplicaciones para registrar y controlar gastos

 

Se trata de herramientas prácticas que puedes trabajar desde tu celular. Puedes probar con las siguientes:

• Expensify: es útil para rastrear y reportar gastos de negocio.
• Mint: aunque se usa para finanzas personales, puede ser útil para pequeños emprendimientos.
• Dashboards financieros

Estas herramientas son ideales para monitorear y analizar el rendimiento financiero de las empresas. Algunos de los más conocidos son:

• Tableau: es ideal para visualizar y analizar datos.
• Power BI: ofrece insights detallados y visualizaciones interactivas.

 

De esta manera finalizamos este artículo, esperamos que sea muy enriquecedor para tu negocio. Recuerda que en el blog de Siigo Contífico encuentras temas relacionados que ayudarán a impulsar el crecimiento de tu negocio.