Qué es una factura electrónica: ventajas y beneficios 

Ser parte de la economía formal al vender productos o servicios conlleva estar al día con la facturación, a fin de respaldar y documentar su operación en beneficio de las empresas y personas. Por ello en este artículo queremos contarte qué beneficios tiene implementar facturación electrónica en Colombia y cumplir con los requisitos de ley.

Para entrar de lleno en el tema, vayamos al inicio:

¿Qué es una factura electrónica? 

Aquella factura que, cumpliendo los requisitos establecidos en su Reglamento, haya sido expedida y recibida en formato electrónico; y condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento.

Esencialmente la factura electrónica es un nuevo modelo para soportar la trazabilidad de las transacciones de tu negocio, tiene los mismos efectos legales que una factura impresa en papel y justifica la entrega de bienes o mercancía o de la prestación de servicios; este nuevo método de facturar se caracteriza por expedirse y recibirse en formato digital. Así, la factura electrónica es una alternativa legal ante la factura tradicional en papel.

Beneficios de la factura electrónica 

Implementar la facturación electrónica genera grandes beneficios y ventajas significativas para las empresas que deciden invertir en tecnología que fortalezca su rentabilidad.

Te contamos los beneficios y ventajas que trae la implementación de la tecnología en los procesos y formatos tributarios de las facturas electrónicas de tu empresa, tales como:

• Ahorro de costos directos (eliminación del papel y de procesos de impresión, envío y almacenamiento). Lo que se traduce en un ahorro casi del 90% frente a la factura tradicional.
• Incremento de la productividad del área administrativa, gracias a la automatización de tus procesos operativos con el fin de cumplir fiscalmente mientras obtienes más tiempo para realizar actividades de análisis de información para mejor toma de decisiones.
• Automatización e integración en los procesos de recepción de las facturas. El origen electrónico del documento permite integrarlo automáticamente en el sistema, por ende, en su contabilidad, sincronizando la información para que quede lista.
• Disminución de errores humanos. Gracias al proceso de automatización, integración y transmisión automática a tu cliente, logras disminuir errores entregando información detallada y correcta.
• Entrega y cobranza tus facturas en tiempo récord. Al hacer más eficientes, inmediatos y prácticos los procesos de emisión y recepción, puedes generar tus facturas y cobrar en menos tiempo.
• Mayor seguridad. Al emplear redes privadas o protocolos específicos como AS2, FTPS, WebServices, VAN (Value Added Network), etc.; además de sistemas de firma digital se garantiza la integridad, origen y autenticidad de la documentación fiscal electrónica.
• Almacenamiento ágil, seguro y legal. El resguardo de la documentación original y firmada se efectúa en el tiempo establecido por la legislación vigente, se disminuyen los costos de almacenamiento y se facilita la consulta de las transacciones más antiguas.

¡Tenemos más contenido de valor para ti! Te explicamos detalladamente cómo consultar y verificar una factura electrónica

6 ventajas de la factura electrónica para personas

Si eres cliente y te interesa saber cómo la factura electrónica te beneficia, te contamos a continuación cuáles son esos beneficios y ventajas a los que puedes aplicar al exigir factura electrónica cada que hagas una compra.

• Deduces el impuesto sobre la renta hasta el uno por ciento (1%) del valor de las adquisiciones, que realices sin que estas excedan las doscientas cuarenta (240) UVT ($10.178.880 en 2023) en el respectivo año gravable.
• Soportas costos, deducciones y/o impuestos descontables en tus declaraciones tributarias.
• Consulta fácilmente los documentos electrónicos que son enviados a tu correo los puedes revisar ingresando al servicio informático de factura electrónica.
• Contribuyes al progreso económico del país o la inversión social.
• Contribuyes al control de la evasión de Impuestos.
• Promueves el cuidado del medio ambiente gracias a que se reducen las emisiones de CO2, el consumo de papel y de los costos energéticos del transporte.

Características de la facturación electrónica 

Toda factura electrónica o documento tributario debe considerar cumplir con los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y discriminar el impuesto al consumo cuando sea el caso, así como, cada una de sus características para su generación, como: 

1. Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN. 
2. Llevar la numeración consecutiva autorizada por la autoridad tributaria. 
3. Incluir el Código Único de Factura Electrónica CUFE. 
4. Cumplir los requisitos del Estatuto Tributario y discrimina el impuesto al consumo cuando es del caso. 
5. Facilitar el intercambio de información entre sistemas que utilizan diversas tecnologías, de forma confiable y segura. 
6. Permitir la incorporación de mecanismos técnicos de control, como la firma electrónica o digital para garantizar autenticidad e integridad, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.  

En Colombia como en el mundo, gestionar los aspectos fiscales de un negocio de manera correcta es una tarea compleja; sin embargo, si cuentas con un buen software de gestión empresarial, sin duda, puede ser una ventaja de solución destacada en la empresa al hacer de sus obligaciones contables una tarea sencilla para poder cubrir sus necesidades y cumplir con los formatos de ley. Para ello existen en el mercado alternativas viables como el software de facturación electrónica de Siigo, que incluso ofrece periodos de prueba gratuitos para explorar sus funcionalidades.

Gracias por habernos acompañado en este viaje por la adecuada emisión de la facturación electrónica. Confiamos en que en este artículo hayas encontrado información valiosa para que impulses tu negocio a otro nivel de legalidad y crecimiento.

Da a tus necesidades tributarias una solución de mejoras eficientes con Siigo.