Qué son los certificados de retención y cómo se clasifican

Los certificados de retenciones son documentos que permiten soportar todas aquellas retenciones practicadas en un determinado periodo de tiempo. Estos certificados podrían ser emitidos por los siguientes conceptos:

Certificado de ingresos y retenciones

El certificado de ingresos y retenciones es generado exclusivamente para certificar los ingresos y las retenciones que han sido efectuadas por concepto de retenciones de rentas de trabajo o ingresos, que en la mayoría de los casos, se podrá relacionar directamente con personas que se encuentren con alguna vinculación laboral.

La DIAN define la estructura del formato 220 y anualmente  efectúa los ajustes necesarios con las especificaciones del formulario y con los requisitos establecidos en el Estatuto tributario en el artículo 378.

El Decreto 1680 del año 2020 estableció que este certificado deberá emitirse a más tardar el 31 de marzo de 2021

Otros certificados

La normatividad estableció que los certificados de retenciones practicadas por conceptos adicionales al de rentas de trabajo según el artículo 381 del Estatuto Tributario, deberá contener la siguiente información:

• Año y ciudad donde se practicó la retención
• Apellidos, nombres o razón social y NIT de quien efectúa la retención
• Dirección de quien practica la retención
• Apellidos, nombres o razón social y NIT a quien le practican la retención
• Valor total de la retención y concepto del pago sujeto a la retención
• Concepto y valor total de la retención efectuada
• Firma de quien practicó la retención

Es importante el cumplimiento de estos requisitos ya que determinará la validez del documento. Teniendo en cuenta lo anterior, dentro de los certificados de retención más comunes encontramos:

Certificado de retención a título de renta

Este certificado comprende todas las retenciones en la fuente practicadas con afectación al impuesto a la renta, exceptuando la retención practicada por concepto de rentas de trabajo. Este certificado se podrá emitir por diferentes conceptos de retención establecidos en la normatividad, por ejemplo: Conceptos de compras, honorarios, servicios, comisiones, arrendamientos, etc.

El gobierno al igual que con el certificado de ingresos y retenciones en el Decreto 1680, determinó que los certificados del año deberán ser emitidos a más tardar el 31 de marzo de 2021.

Certificado de retención a título de industria y comercio

Son aquellos certificados emitidos por conceptos de retenciones que se practicaron del impuesto de industria y comercio. Es importante recalcar que los períodos de pago del impuesto varían entre cada ciudad o municipio del país.

Certificado de retención a título de IVA

Según el artículo 1.6.1.13.2.42 del Decreto 1625 de 2016, aquellos sujetos que practicaron retenciones de IVA, deberán emitir los certificados de retenciones practicadas teniendo en cuenta la periodicidad de presentación y pago del IVA.

Es decir, si el pago de la retención practicada se efectúa de manera bimestral, una vez presentada la declaración y efectuado el pago, tendrá un plazo de 15 días calendario para presentar la obligación.

Es importante tener en cuenta que en los casos en los que sean autorretendores, las retenciones asumidas en los certificados deben tener la fecha de la declaración y pago de las retenciones practicadas.

De igual manera se hace indispensable recalcar la obligatoriedad de emitir de estos certificados antes del 31 de marzo de 2021, ya que, al no hacerse en los periodos establecidos, se podrán generar sanciones.

El artículo 667 del Estatuto tributario establece que la sanción aplica al 5% del valor de los pagos de las retenciones que se dejaron de certificar.