Restaurantes obligados a facturar electrónicamente

La facturación electrónica se ha convertido en una herramienta clave para los restaurantes y bares, ya que permite simplificar los procesos de facturación y cumplir con la normativa vigente. A través de esta modalidad, puedes emitir y enviar facturas de manera rápida y eficiente, evitando el uso de papel y optimizando la gestión de tu negocio.

Para comenzar a facturar electrónicamente con tu restaurante o bar, necesitarás seguir algunos pasos clave que te ayudarán a implementar este sistema de manera efectiva. En este artículo, te guiamos y damos la información necesaria para que facturar electrónicamente no sea un dolor de cabeza.

¿Qué es la facturación electrónica?

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN- define la factura electrónica como la evolución o transición de la factura tradicional a digital; aunque tiene la misma validez legal que la hecha en papel se genera, emite, valida, envía, expide, recibe y conserva de forma electrónica.

Hoy en día, la factura en papel ya no es aceptada para trámites legales; ya que, a partir de enero de 2024, la DIAN en su Resolución 000008, determina que todo establecimiento comercial debe emitir, obligatoriamente facturación electrónica y/o documentos electrónicos.

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¿Están todos los restaurantes obligados a emitir facturas electrónicas?

Sí, en Colombia todos los restaurantes están obligados a emitir facturas electrónicas a partir del 1 de junio de 2024. Esta obligación se aplica a todos los restaurantes o bares, independientemente de su tamaño o ingresos.

¿Qué significa esto?

• Los restaurantes ya no pueden emitir facturas en papel.
• En su lugar, deben emitir facturas electrónicas que cumplan con los requisitos de la DIAN.
• Las facturas electrónicas deben ser generadas a través de un software o plataforma electrónica autorizado por la DIAN.
• Bares y restaurantes deben conservar las facturas electrónicas durante el período de tiempo requerido por la ley.

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3 pasos para empezar a facturar electrónicamente

Ahora es momento de saber cuáles son los pasos que debes seguir para poder facturar electrónicamente en tu restaurante o bar. Cumplir con la normatividad DIAN no tiene por qué quitarte el sueño. A continuación te contamos cómo hacerlo:

1. Habilitación ante la DIAN:

• Obtén el RUT: si aún no lo tienes, debes inscribirte en el Registro Único Tributario (RUT) de la DIAN. Puedes hacerlo en la página web o en persona en una de sus oficinas.
• Solicita el permiso para facturar electrónicamente: una vez tengas el RUT, puedes solicitar, a través del portal web de la DIAN, el permiso para facturar electrónicamente. Elige la opción “Facturación Electrónica” y sigue las instrucciones.
• Elige un método de facturación: tienes tres opciones para facturar electrónicamente:
  • Proveedor autorizado por la DIAN: puedes contratar a un proveedor autorizado por la DIAN para que te gestione la facturación electrónica. Esta es la opción más sencilla, pero puede tener un costo asociado.
  • Software propio de facturación electrónica: desarrollar tu propio software de facturación electrónica, también es una opción; aunque esto requiere de conocimientos técnicos y puede ser costoso.
  • Software DIAN de factura electrónica gratis: la DIAN ofrece un software gratuito de facturación electrónica, pero este sistema puede presentar intermitencias debido al alto flujo de usuarios.

2. Implementación de facturación electrónica:

• Configura el software: una vez hayas seleccionado un método de facturación electrónica, configura el software para que funcione con tu negocio. Esto incluye ingresar los datos de tu empresa, los productos o servicios que ofreces y los impuestos que debes aplicar.
• Empieza a facturar electrónicamente: en cuanto el software esté configurado, puedes empezar a facturar electrónicamente a tus clientes. El proceso de facturación electrónica es similar al d tradicional, pero en lugar de imprimir una factura en papel, generas un documento electrónico que envías al cliente a través del correo electrónico.

3. Cumplimiento con los requisitos legales:

• Conservar las facturas electrónicas: Debes conservar las facturas electrónicas durante el tiempo que exija la ley colombiana.
• Enviar las facturas electrónicas a la DIAN: Debes enviar las facturas electrónicas a la DIAN de acuerdo con los plazos establecidos.
• Responder a los requerimientos de la DIAN: La DIAN puede requerirte que proporciones información adicional sobre tus facturas electrónicas. Debes responder a estos requerimientos de manera oportuna y completa.

Te invitamos a conocer más acerca de cómo empezar a facturar electrónicamente en el siguiente video:

Obligaciones fiscales y sanciones

En Colombia, la facturación electrónica es una obligación fiscal que se ha ido extendiendo a todos los contribuyentes desde que se estableció su obligatoriedad en mayo de 2020. Para el año 2025, se espera que la implementación sea aún más amplia y rigurosa. A continuación, conocerás algunas de las obligaciones fiscales y sanciones relacionadas más importantes:

Obligaciones Fiscales Clave:

• Todas las personas jurídicas que vendan bienes o servicios deben emitir factura electrónica.
• Las personas naturales cuyos ingresos superen los 3.500 UVT (Unidad de Valor Tributario) anuales también están obligadas.
• Cumplir con los requisitos técnicos y plazos establecidos por la DIAN para la generación, transmisión y validación de las facturas electrónicas.
• Utilizar un software de facturación electrónica autorizado por la DIAN.
• Enviar a la DIAN la información de las facturas electrónicas dentro de los plazos establecidos.
• Garantizar la integridad y veracidad de la información transmitida.

Sanciones por Incumplimiento:

• Multas equivalentes al 5% del valor de las operaciones facturadas, con un tope máximo de 950 UVT.
• Multas del 1% del valor de las operaciones facturadas por cada factura que no cumpla con los requisitos legales.
• En casos graves de incumplimiento, la DIAN puede ordenar el cierre temporal del establecimiento comercial.

Beneficios de la facturación electrónica para restaurantes y bares

La implementación de la facturación electrónica en restaurantes y bares trae consigo una serie de ventajas que optimizan la gestión del negocio, reducen costos y mejoran la experiencia del cliente. Entre los principales beneficios se encuentran:

1. Ahorro de tiempo y recursos: la facturación electrónica elimina la necesidad de procesos manuales como la impresión, firma y entrega de facturas físicas, liberando tiempo para que tanto tú como tu personal se concentren en atender a los clientes.

Asimismo, al automatizar el proceso, minimizas los errores humanos en la captura de datos, lo que se traduce en menos facturas anuladas y reprocesos. También, los clientes pueden recibir sus facturas de forma inmediata por correo electrónico, eliminando la espera y mejorando la experiencia de servicio en el establecimiento.

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2. Eficiencia y organización: ten un registro organizado y accesible de todas las ventas realizadas, lo que facilita la conciliación de cuentas, el análisis de datos y la toma de decisiones estratégicas.

Con un mejor control de las ventas, puedes optimizar la gestión del inventario, reduciendo mermas y evitando inconvenientes con los platos o existencias de los ingredientes. La facturación electrónica cumple con los requisitos legales y fiscales, así evitas sanciones y problemas con las autoridades tributarias.

3. Reducción de costos: al eliminar las facturas físicas, reduces el consumo de papel, tinta y otros insumos relacionados con la impresión. Además, los archivos electrónicos ocupan mucho menos espacio físico que las facturas en papel, lo que reduce los costos de almacenamiento y organización.

4. Sostenibilidad y cuidado del medio ambiente: la adopción de la facturación electrónica demuestra el compromiso del restaurante con la sostenibilidad y el cuidado del medio ambiente, lo que puede mejorar su imagen pública y atraer a clientes que valoran estas prácticas.

5. Mejoras en la atención al cliente: los clientes pueden acceder a sus facturas electrónicas en cualquier momento y lugar; las facturas electrónicas cuentan con firma digital, lo que garantiza su autenticidad y pueden incluir en las facturas electrónicas información adicional como el nombre del cliente, el número de mesa y los detalles del pedido para garantizar una mejor experiencia del cliente.

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2. Comunicación efectiva

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3. Procesos más simples

Simplifica tu operación de ventas, ten tus platillos más populares al alcance de un clic y emite facturas en cuestión de segundos.

Hemos llegado al final, esperamos que esta información sea de ayuda para ti y ahora que sabes cómo funciona la facturación electrónica y que es obligatorio implementarla en tu restaurante o bar, no esperes más y conozcas la solución que Siigo tiene para ti. Ingresa a nuestra web y descubre más