Factura electrónica DIAN: objetivos de la implementación

El 2020 inició con la implementación de un calendario que estipula las fechas para comenzar a facturar electrónicamente en Colombia. Para algunos los objetivos de implementar el sistema son difusos y aún tienen dudas sobre los beneficios de la Facturación Electrónica.

Aquí te contamos los objetivos que impulsaron a la DIAN a masificar el sistema de Facturación Electrónica y la importancia que tiene para tu empresa este sistema.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento que soporta transacciones de venta de bienes o servicios y debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada en medios electrónicos. Dicha tecnología debe ser implementada de manera obligatoria por muchas empresas del país durante el 2019 y 2020. En las Resolución 000042 de 2020 los empresarios podrán conocer las especificaciones técnicas y tecnológicas de la facturación, importantes para emitir la factura electrónica.

La factura electrónica exigida por la DIAN tiene los mismos efectos legales que una factura de papel tradicional ya que justifica la entrega o recibo de dinero, bienes o servicios. Dado que el documento se maneja durante todo su ciclo vital de manera electrónica esto representa numerosas ventajas, tanto para los empresarios y contadores, como para la DIAN.

Para empezar a facturar electrónicamente es necesario que los empresarios cumplan con todos los requisitos exigidos en la Resolución 000042 de 2020:

• Utilizar un software propio o los servicios de un proveedor tecnológico como Siigo, para facturar.
• Transmitir la factura a la DIAN en formato XML con el fin de que la entidad valide que se cumplieron todos los requisitos.
• Entregar la factura al adquiriente (comprador) en los medios que él solicite.

¿Con qué propósito la DIAN implementó la factura electrónica?

Según María Pierina González, directora de gestión de fiscalización de la DIAN, existen tres grandes objetivos que impulsaron a la entidad a trabajar por la implementación de la factura electrónica en Colombia: mejorar la comunicación con los contribuyentes, conocer el consumo real de los colombianos y fomentar el crecimiento de las empresas nacionales.

Objetivos para implementar la Facturación Electrónica

En primer lugar, la utilización de la factura electrónica permite crear un canal de comunicación directo entre la DIAN y las empresas emisoras de estos documentos para compartir información tributaria en tiempo real. Es decir, que se alinean los procesos y esto optimiza el desempeño de ambas partes.

Hasta el momento, las empresas colombianas y la DIAN compartían un modelo cuyo proceso de creación, impresión, transporte y recepción de las facturas, generalmente requería de 48 horas. Pero con las facturas electrónicas la DIAN puede recibir los documentos de manera automática, ya que los emisores de las facturas electrónicas suben toda la información a la plataforma desde el primer momento.

En segundo lugar, cuando todas las empresas colombianas utilicen las facturas electrónicas, para la DIAN va a ser más fácil identificar la información errónea o inexacta y reducir significativamente el fraude. Este delito anualmente le cuesta al país 60 billones de pesos, según explica el ex director de la DIAN Juan Ricardo Ortega.

Como tercer objetivo, la DIAN espera que con la facturación electrónica el panorama empresarial progrese, gracias al mejoramiento interno particular de cada empresa. Se espera que con esta nueva tecnología los empresarios puedan invertir tiempo, espacio y recursos utilizados anteriormente para facturar con medios físicos en otras áreas que le permitan crecer.

Además de los anteriores objetivos podemos incluir los siguientes:

1. Mejorar la experiencia de los consumidores en Colombia y tener certeza de que sus compras tienen un respaldo legal.
2. El control gubernamental de las compras de los colombianos en tiempo real.
3. Tener métricas y data de todo el comportamiento de los colombianos para fomentar el consumo de ciertos productos y servicios con el fin de estabilizar la economía.
4. Diferenciar las transacciones, pues por medio de los Códigos Únicos de Facturación Electrónica (CUFE) la DIAN podrá verificar la unicidad de las facturas que generen los colombianos.

Algunos mitos de la facturación electrónica

1. Es difícil.

La realidad es que es un trámite que se ha llevado a cabo en diferentes lugares del mundo con un éxito económico incalculado y si fuera engorroso no se habría implementado o por lo menos no a cabalidad.

La realidad es que lo más complejo es la validación previa de la factura que realiza la DIAN, lo cual no es trascendentalmente complicado;
un software como Siigo te permitirá tener una mejor experiencia, además de seguridad y calidad durante todo tu proceso.

2. Es demasiado caro para las medianas empresas

Es incluso más económico que el espacio para almacenar facturas físicas e incluso es más económico que el costo en tinta, talonarios y demás recursos que se invierten en las facturas manuales.

3. La Facturación supera la evasión

La facturación electrónica representa para la DIAN una manera de superar la evasión de impuestos, pues es un recurso que obliga a que se formalicen las transacciones.

Ventajas adicionales de la factura electrónica destacadas por la DIAN

• El ahorro:

Probablemente el ahorro es la característica de la facturación electrónica que resulta más atractiva para los empresarios, quienes pueden ahorrar el 80 % del presupuesto empleado en la gestión logística para producir las facturas en papel e invertirlo en otras áreas de la empresa.

• La sostenibilidad medioambiental:

El uso de facturas electrónicas representa una contribución ecológica a la sostenibilidad del país, ya que puede atenuar la tala de bosques a medida que los procesos burocráticos y administrativos migren a los medios electrónicos, como es el caso de la facturación electrónica.

• Seguridad:

El uso de la factura electrónica garantiza la trazabilidad del documento, es decir, que facilita hacer seguimiento a las diferentes etapas de manera garantizada, pues no hay riesgo de que se pierda; como en el caso de las facturas físicas.

Además, para garantizar su autenticidad cada factura electrónica tiene una firma digital y un código único denominado CUFE, conformado por un valor alfanumérico que utiliza datos de la factura y una clave de contenido técnico de control entregada por la DIAN. Este es visible en la representación gráfica de la factura electrónica y en los códigos bidimensionales QR definidos para tal fin.

• Eficiencia:

La facturación electrónica mejora los procesos de negocio y facilita hacer ejercicios de control y auditoria posteriores. Lo anterior, es fundamental para todos los actores que intervienen en la operación, puesto que los documentos se pueden consultar en línea en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Además de la factura electrónica, los clientes también pueden recibir notas débito o crédito en formato XML y la representación gráfica de estos documentos en formato pdf. También, los emisores de las facturas podrán validar el acuse de recibo automáticamente y saber de manera automática si fue aceptada o rechazada.

En conclusión, se hace eficiente la gestión documental fortaleciendo a su vez la imagen corporativa, al mostrar que la compañía, sin importar su tamaño, está a la vanguardia tecnológica y a la altura del mercado.