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Formatos XML: documentos de factura electrónica

En principio, el XML es la abreviatura de Extensible Markup Language y se considera como uno de los metalenguajes utilizados recurrentemente para aplicar etiquetas que permitan describir cuál es la forma en la que se estructuran documentos en diferentes partes.

Estos formatos XML fueron retomados por la DIAN para hacer extensible el lenguaje y la usabilidad de la facturación electrónica.

La Resolución 000019 de 2016 se encarga de regular la forma de los formatos XML para la presentación de la factura electrónica. A partir del Decreto 2242 de 2015 y la publicación de la Resolución 00042 de 2020 el formato XML se estableció como el lenguaje en el que debe estar escritas todas las facturas electrónicas. Es decir que la generación, trasmisión de la factura electrónica por parte del obligado a expedirla debe estar en formato XML; de igual manera la entrega de la factura electrónica al comprador estará en este formato.

Conoce los trámites que debes realizar para empezar a facturar electrónicamente.

Existen otros documentos de factura electrónica: la nota crédito y la nota débito; sin embargo, nos centraremos en las características que debe tener el formato XML de Facturación Electrónica, de acuerdo con las disposiciones que exige la ley. En este artículo te vamos a contar en qué consiste este Formato XML y por qué la DIAN le ha concedido tanta relevancia.

Datos incluidos en la factura electrónica: formato XML

Dentro de los datos que requiere las facturas electrónicas aquí te mencionamos algunos incluidos. Ten en cuenta que los datos que presenta la generación de la factura electrónica en formato XML pueden ser muchos más.

   a). El nombre del archivo

Debes presentarlo en formato XML. Esta particularidad también aplica para las notas débito y las notas crédito.

   b). Esquemas

También debes presentar en formato XML todos los esquemas que usarás para validar las facturas electrónicas, las notas débito y crédito. Estos formatos puedes descargarlos directamente del sitio de la DIAN.

Además, estos esquemas puedes consultarlos como los documentos anexos que componen la Resolución 000019 de febrero de 2016.

   c). Datos del emisor y receptor

Los datos del emisor se refieren a la empresa que factura, mientras que los datos del receptor son los del cliente que recibe la compra.

d). Información de los productos

Este campo está relacionado con las características de los productos y servicios expedidos en la factura, en una forma que sea identificable para el comprador.

   d). La firma

Para fomentar la seguridad y la confiabilidad de todos los procesos que soportan la implementación de la factura electrónica con fines de masificación, es importante que también generes la firma en Formato XML; es decir que el formato de la firma es otra de las obligaciones que debes cumplir, de acuerdo con la normatividad referente a la Facturación Electrónica y a las disposiciones de la DIAN.

   e) CUFE

Cada factura electrónica debe tener un Código Único de Facturación Electrónica (CUFE), que te permite identificar una factura electrónica en Colombia y, se obtiene mediante el uso del one-way hash; este último consiste en un algoritmo que convierte mensajes o texto en una cuerda de dígitos.

Además de estos datos se incluyen otros como información a nivel de impuestos, resolución de facturación, entre otros. Los que aquí mencionamos son un ejemplo de todo lo que puede presentar la factura y son datos tan importantes como los dados en el listado.

Existen documentos en formato XML que son requeridos por la DIAN, mientras que existen otros que no lo son. Dentro de los obligatorios están la factura electrónica, la nota crédito electrónica y la nota débito electrónica.

¿Qué dice la Ley sobre el Formato estándar XML de facturación?

Los formatos XML se componen por secciones de diligenciamiento obligatorio, de acuerdo con lo que establece el Estatuto Tributario. Existen campos que son opcionales y que se diligencian de acuerdo con las necesidades de la operación comercial, los sectores económicos y sus características.

Cuando vayas a expedir facturas electrónicas es importante que cuando debas remitirla a la DIAN se encuentre en formato XML. Así mismo, la entrega de la factura al comprador deberá estar en formato XML.

Lo que sí es importante dejar claro es que el formato estándar XML será obligatorio para todos los facturadores electrónicos y aplica de igual manera para las notas débito y las de crédito.