Guía: Todo lo que debes saber sobre el POS Electrónico

¿Sabías que ahora es obligatorio implementar POS electrónico en tu negocio y que las facturas en papel ya dejarán de ser vigentes? Sí, así como lo lees la DIAN expidió una nueva resolución que regula la expedición y emisión de documentos soporte electrónicos. Así que para conocer más sigue leyendo y entérate de todo. No pierdas mas tiempo y toma nota, dejarlo pasar puede ocasionarte sanciones.

¿Qué es un POS electrónico y cómo funciona?

Un Punto de Venta (POS) electrónico es un sistema automatizado que facilita las transacciones comerciales de tu negocio al procesar pagos con efectivo, tarjeta de crédito o débito de forma rápida y segura. Además, agiliza el proceso de ventas, registra y organiza la información de cada transacción, facilitando la gestión de inventario, la generación de reportes y la contabilidad de tu negocio.

¿Cuándo entra en vigencia?

Poco a poco, a lo largo de 2024, aquellos que emitan boletos de caja registradora con sistema POS y otros documentos equivalentes a la factura de venta deberán realizar esta acción de forma electrónica.

Con este propósito, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) extendió los plazos establecidos para la generación y transmisión electrónica de dichos documentos mediante la emisión de la Resolución 008 del 31 de enero de 2024, que modificó las fechas previamente establecidas por la Resolución 165 de 2023.

Plazos para pasarse a POS electrónico

1. Calendario de implementación para el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., de acuerdo con la calidad de contribuyente con relación al impuesto de renta y complementarios.

¿Quiénes están obligados a facturar con POS electrónico?

Según lo establecido por la DIAN, las personas obligadas a facturar con Sistema POS electrónico son:

1. Los responsables del impuesto sobre las ventas -IVA.
2. Los responsables del impuesto nacional al consumo.
3. Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales a presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente previstos en los artículos 616-2, inciso 4 del parágrafo 2 y parágrafo 3 del articulo 437 y 512-13 del Estatuto Tributario y en el articulo 1.6.1.4.3., del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
4. Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
5. Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas – IVA, de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del articulo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el articulo 61 8-2 del Estatuto Tributario.
6. Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación -SIMPLE, de conformidad con el numeral 6 del articulo 905 del Estatuto Tributario.

Quiénes NO están obligados a Facturar con POS electrónico

1. Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.
2. Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
3. Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3 y 5 del articulo 437 del Estatuto Tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, coma no responsable del impuesto sobre las ventas -IVA.
4. Las personas naturales de que trata el articulo 512-1 3 del Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsables del impuesto nacional al consumo.
5. Las empresas constituidas coma personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
6. Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.
7. Las personas naturales que Únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre las ventas -IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario -UVT. Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.
8. Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.
9. Las Juntas de Acción Comunal, siempre y cuando no requieran solicitar devolución y/o compensación de saldos a favor en el impuesto sobre las ventas – IVA.

¿Qué pasará con la factura POS?

Durante el año 2024, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha establecido que aquellos que emitan recibos de caja registradora con sistema POS y otros documentos similares a la factura de venta deberán realizar dichas transacciones de forma electrónica. Es decir, a partir del 2024 desaparecerá la factura en papel.

Diferencias entre documento equivalente POS y POS electrónico 

Beneficios de implementar un POS Electrónico en tu negocio

1.      Evita sanciones

En Colombia, la facturación electrónica es obligatoria para muchos negocios. POS electrónico te ayuda a cumplir con este requisito de forma fácil y segura.

2.      Factura electrónicamente

Permite la emisión eficiente de facturas y el cumplimiento de todos los requisitos establecidos por la DIAN, tales como la validación previa para garantizar la precisión de la información, la generación del XML, la inclusión de un código QR para la verificación de la factura y la asignación de un CUFE.

3.      Disminuye errores

El POS electrónico automatiza muchos procesos, lo que reduce la posibilidad de errores humanos. Esto puede ahorrarte tiempo y dinero a largo plazo.

4.      Mejora tu servicio al cliente

En tus ventas, cada segundo cuenta. Agiliza las transacciones con un sistema POS, reduce tiempos y ofrece una experiencia de compra óptima. El software realiza cálculos automáticamente, agilizando el proceso y fidelizando a tus clientes.

5.      Mejor control de ventas e inventario

Organiza minuciosamente tus productos y servicios, lleva a cabo ajustes y recuentos físicos de manera eficiente. Así, podrás tener un control detallado de tu inventario, evitando pérdidas y optimizando la gestión operativa de tu stock.

6.      Mayor seguridad

Con el nuevo POS electrónico, las facturas electrónicas se encriptan durante la transmisión y el almacenamiento, lo que las protege del acceso no autorizado.

7.      Reportes en tiempo real

Toma decisiones más acertadas y estratégicas para el crecimiento de tu empresa, a través de informes como el Reporte de Ventas Diarias, que proporciona una visión detallada de las transacciones, tendencias y un seguimiento preciso de los ingresos.

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Es momento de cumplir con la Resolución 000165 y Siigo te ayuda a hacerlo

La facturación electrónica ilimitada tiene varios beneficios para tu negocio. En primer lugar, te permite cumplir con la resolución 000165 de forma sencilla y sin complicaciones legales. Solicitar la resolución de factura electrónica es un proceso sencillo que te permitirá cumplir con lo establecido por la DIAN. Incluso si ya utilizas factura electrónica, la implementación del documento equivalente electrónico es opcional, lo que simplifica aún más la gestión de tus documentos fiscales.

Además, la facturación electrónica agiliza y automatiza la emisión de los documentos, lo que te permite ahorrar tiempo y enfocarte en lo que realmente importa: tu negocio. También te brinda mayor seguridad al proteger tu información y la de tus clientes. Utiliza mecanismos electrónicos confiables que garanticen la integridad y autenticidad de los datos.

Cómo elegir un sistema de facturación POS adecuado para tu negocio

Al momento de seleccionar el POS electrónico más adecuado para tu negocio, es fundamental considerar varios aspectos clave que se adapten a las necesidades específicas de tu empresa.

Asegúrate de buscar un sistema que te permita personalizar tus facturas, simplificar la contabilidad y mejorar la seguridad de tus transacciones. ¡Descubre cómo encontrar el POS ideal para potenciar el crecimiento y éxito de tu negocio!

• Considera el tamaño de tu negocio

Primero, evalúa el tamaño de tu negocio y las funcionalidades requeridas para optimizar tus operaciones. ¿Necesitas un sistema que se integre con herramientas de gestión empresarial? ¿Prefieres un POS que ofrezca opciones de pago flexibles para tus clientes? Estas son algunas preguntas que te ayudarán a identificar el mejor POS electrónico para tus necesidades.

• Evalúa las funcionalidades necesarias 

Con la evolución de las tendencias en facturación electrónica, es fundamental elegir un POS electrónico que te brinde seguridad, eficiencia y una experiencia superior tanto para ti como para tus clientes.

• Considera primero cuál es tu presupuesto disponible y elige el precio del Sistema POS que se ajuste a tus necesidades y posibilidades financieras

Es importante encontrar un equilibrio entre la funcionalidad y las características que necesitas, con el costo que estás dispuesto a invertir en esta herramienta fundamental para tu negocio.

Realizar una evaluación detallada de las opciones disponibles en el mercado te permitirá tomar la mejor decisión en términos de relación calidad-precio. ¡No subestimes la importancia de elegir un sistema POS que se adapte a tu presupuesto y te brinde todas las ventajas necesarias para optimizar la gestión de ventas de tu empresa!

• Reputación del proveedor 

A la hora de elegir un sistema POS electrónico para tu negocio, es crucial considerar la reputación del proveedor. ¿Qué tan conocido es en el mercado? ¿Cuál es la percepción general sobre la calidad de sus servicios y productos? ¿Ofrece un excelente soporte al cliente? Estas son preguntas clave que debes tener en cuenta al evaluar a los proveedores de POS electrónicos. Optar por un proveedor con una sólida reputación te brindará la tranquilidad de contar con un servicio confiable y de calidad para optimizar la gestión de ventas de tu empresa. ¡No subestimes la importancia de la reputación del proveedor al seleccionar tu sistema POS electrónico!