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La firma digital en la facturación electrónica

En la era digital existen mecanismos para controlar la información que se comparte por internet con el fin de garantizar que los documentos electrónicos sean verídicos. Uno de estos mecanismos es la firma digital cuyo uso tomó importancia para muchos empresarios con la implementación de la factura electrónica.

Aquí te contamos lo que debes saber sobre la firma digital, cómo obtenerla y su importancia para la factura electrónica.

¿Qué es la firma digital o certificado digital?

La firma digital o certificado digital es un instrumento utilizado para firmar documentos electrónicos como declaraciones tributarias, que garantiza la seguridad de la información gracias a que esta se encuentra encriptada, es decir, los datos solo pueden interpretarse con una contraseña o clave.

El uso de este instrumento garantiza:

• La autenticidad: permite verificar los datos de identidad del firmante.
• La integridad: permite que los datos no sean alterados.
• La confidencialidad: mantiene la información de forma privada.

Dado que este mecanismo permite acreditar que la persona firmante es quien dice ser, la DIAN dispuso como requisito para las facturas electrónicas contar con la firma digital.

Características de la firma digital

Este instrumento cuenta con ciertas características técnicas para garantizar que la información consignada sea verídica y legal.

• Identidad: contiene los datos de identidad de la persona que firma.
• Llave privada y pública: contiene la información encriptada para garantizar su seguridad.
• Vigencia: periodo de tiempo que tiene validez la firma.

Beneficios de la firma digital

Los beneficios que obtienes al emplear este mecanismo tecnológico garantizan la seguridad de los procedimientos que realices en internet, gracias a que la información encriptada solo podrá leerse con una contraseña o clave.

Con la firma digital evitas que los documentos electrónicos que tengan tu firman sean alterados o falsificados, lo que garantiza la autenticidad de la información.

Además, controlas la validez de la información de todos los documentos que firmes, ya que gracias a las características técnicas de la firma digital es fácil detectar la identidad del firmante.

La firma digital y la factura electrónica

En 2020 muchas empresas empezaron a cumplir con la obligación de facturar electrónicamente de acuerdo a una serie de requisitos señalados en la Resolución 000042 del 5 de mayo; uno de estos es que todas las facturas electrónicas deben tener una firma digital vigente, esto con el fin de tener un control de seguridad y autenticidad sobre todas las facturas que se expidan.

Para aplicar la firma o certificado digital a la factura electrónica debes contar con un software de facturación que se encargue de generar todas las facturas con este requisito.

Es importante que establezcas si vas a facturar con un software propio o contratando los servicios de un proveedor tecnológico, ya que algunos te ofrecen la posibilidad de adquirir el certificado digital desde el mismo programa, pero en otros casos deberás adquirirlo por tus propios medios.

En Siigo puedes obtener tu certificado digital de forma fácil y rápida, así podrás empezar a facturar electrónicamente cumpliendo con todos los requisitos que exige la DIAN.

Cómo obtener la firma digital

Para obtener la firma digital con Siigo debes registrarte como usuario de nuestro software de facturación electrónica y lo puedes hacer totalmente gratis. Una vez tengas tu usuario y contraseña ingresa a esta página para completar el proceso:

• Busca la opción certificado digital.
• Paga y habilita el certificado digital.

El proceso de habilitación requiere que tengas a la mano los datos de tu empresa como el NIT, dirección y correo electrónico. Cuando completes toda la información podrás contar con el certificado digital y empezar a facturar electrónicamente.

La firma digital debe renovarse de acuerdo al periodo de tiempo por el que la hayas adquirido. La vigencia puede variar entre 1 o 2 años.

En el portal de clientes cuentas con una sección para que resuelvas tus dudas sobre este proceso.

Proveedores de firma digital aceptados por la DIAN

Si decides adquirir tu firma digital sin emplear los servicios de un proveedor tecnológico porque ya cuentas con un software propio, ten en cuenta que debes buscar una entidad de certificación digital autorizada por la DIAN.

El costo que debes asumir varía según la entidad que elijas:

• Citiseg
• Certicámara
• Andes servicio de certificación digital
• Gestión de seguridad electrónica
• Edicom

Diferencia entre firma digital y firma electrónica

Es común asumir que la firma digital y la electrónica hacen referencia al mismo término, sin embargo, cuando debas implementar la facturación electrónica en tu empresa la firma que deberás presentar en las facturas será la digital.

Ambas aseguran la veracidad de los documentos firmados y ratifican que la identidad del firmante es auténtica; aun así, la firma digital es visible únicamente en el formato XML de la factura electrónica que se envía a la DIAN y no en la versión gráfica (PDF), esto se debe a que los datos se encuentran encriptados mediante algoritmos para asegurar la autenticidad del documento electrónico. Es como ponerle un candado de seguridad a los documentos.

Ten en cuenta las diferencias entre digital y electrónica:

Normas que regulan la firma digital en Colombia

En  la Resolución 000019 de 2016, la DIAN reglamentó los parámetros técnicos que debe tener la firma digital en las facturas electrónicas. La estandarización de estos requerimientos garantiza que cada firma digital es auténtica y segura:

• actores de la firma;
• formato de firma;
• proceso de firma;
• algoritmo de firma;
• condiciones de la firma.

Además, la Resolución 000042 de 2020 indica la obligación que tienen las empresas para contar con este mecanismo en todas las facturas electrónicas que expidan.

Como puedes ver, este instrumento es de utilidad durante la implementación de la factura electrónica en tu empresa, por ello, es necesario que cumplas con todos los requisitos que exige la DIAN.