Implementa y envía Nómina Electrónica a tiempo, así evitas sanciones

Recuerda que la nómina electrónica conforma la estrategia de transformación digital que lidera la DIAN y se refiere al Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica que soporta el pago que realizas a tus colaboradores como compensación por su labor.

En este sentido, según la Resolución 013 del 11 de febrero del 2021, todas las empresas están obligadas a emitir este documento desde el 29 de octubre del 2021 hasta el 10 de junio del 2022, por lo que quienes incumplan con la emisión de este documento electrónico pueden incurrir en diferentes tipos de sanciones.

Por eso, en este artículo queremos contarte en qué consisten estas sanciones y cómo puedes evitarlas. ¡Quédate y ponte al día!

Sanciones para nómina electrónica

Ya que la nómina electrónica hace parte del ecosistema de facturación impulsado por la DIAN y del plan de transformación digital que lidera la entidad, el incumplimiento del envió o condiciones dispuestas para el documento soporte de Nómina electrónica conlleva una serie de sanciones, afortunadamente evitables.

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Salvo que exista una sanción no específica, la no transmisión en debida forma de los documentos del sistema de facturación dará lugar a la sanción establecida en el artículo 651 del Estatuto Tributario. La expedición de documentos que hacen parte del sistema de facturación sin los requisitos establecidos dará lugar a la sanción establecida en el art. 652 del Estatuto Tributario y la no expedición de los documentos que hacen parte del sistema de facturación dará lugar a la sanción prevista en el artículo 652-1 del Estatuto Tributario.

Modificación ley 2155. Art.13

Las sanciones a las que puedes enfrentarte por no emitir y enviar Nómina Electrónica, son:

Sanción por no enviar información o enviarla con errores

Esta es la máxima sanción que existe en Nómina y refiere una multa de 570 millones de pesos, es decir, no puede superar las 15.000 UVT, este monto se refleja de la siguiente manera:

• 5% sobre el valor de las sumas que se dejaron de informar
• 4% de la nómina presentada con errores, bien sea en las cifras u omisión de conceptos de pago
• 3% sobre el valor devengado al realizar la transmisión de la Nómina fuera de los períodos establecidos
• 0.5% cuando no sea posible establecer los ingresos del patrimonio

Inhabilidad para descuentos tributarios

El no presentar nómina electrónica impide acceder a los descuentos por este valor en conceptos como: costos, rentas, deducciones, pasivos, retenciones e impuestos. Es de suma importancia que esta información siempre esté a la mano de la DIAN para que respondas a la sanción como máximo en un mes, a partir de que se expidió.

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Documentos ajustables

Son aquellos documentos que se usan para corregir las nóminas mal emitidas o eliminar la información enviada, una vez que la DIAN las ha aprobado. Dentro de estas encuentras:

Nota de ajuste

Es la nota mediante la cual puedes reemplazar la información enviada a la DIAN, es decir, en este documento puedes corregir los datos erróneos para que el sistema te muestre la información nueva.

Con el Sistema de Nómina de Siigo, por ejemplo, una vez aprobada la nota de ajuste podrás enviarla a tu colaborador a través de correo electrónico y generar un archivo PDF con los códigos QR y CUNE.

Nota de ajuste de eliminación

Es el recurso mediante el cual puedes anular el documento soporte de nómina. Esta nota será enviada directamente a la DIAN para que sea aprobada o rechazada, según sea el caso.

En el software de Nómina Electrónica de Siigo siempre podrás consultar el estado de tu nota; asimismo, te permite renviarla si llega a ser rechazada. Al igual que los demás documentos electrónicos te generara el PDF, con el QR y cune correspondiente.

Importante: recuerda que en la DIAN aparecerán el de pago de nómina electrónica y la nota de ajuste.