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Sistema de inventario permanente para las pymes

Llevar el control del inventario es fundamental para cualquier empresa. No saber cuánta mercancía tienes disponible, desconocer el coste de lo que vendes o detectar faltantes demasiado tarde puede afectar tus ventas, tus finanzas y la atención a tus clientes.

Para mejorar este control existe el sistema de inventario permanente. En este artículo te explicamos de forma sencilla qué es, cómo funciona, cómo se registra contablemente y qué debes tener en cuenta para implementarlo en tu empresa.

¿Qué es un inventario permanente?

El inventario permanente –también conocido como perpetuo– es un sistema de control contable y operativo que permite conocer en todo momento las cantidades y el valor de los productos disponibles en una empresa. Para ello, registra cada movimiento de mercancía, como compras, ventas, devoluciones y ajustes.

A diferencia de los métodos, no necesitas esperar al cierre del periodo contable ni detener la operación para conocer el inventario disponible o el costo de lo que acabas de vender. Cada vez que se realiza una operación, se actualizan los registros contables y de inventario.

Este sistema facilita el seguimiento de los productos, ayuda a identificar diferencias y proporciona información útil para tomar decisiones sobre compras, almacenamiento y ventas. Para las pymes, puede representar una oportunidad para mejorar el control de sus recursos y reducir problemas derivados de una gestión desorganizada del inventario.

Características

• Actualización en tiempo real: registra cada entrada y salida de mercancía en el momento en que ocurre la operación.
• Control de existencias: facilita la identificación oportuna de diferencias, faltantes o mermas.
• Registro del costo de venta: permite reconocer el coste de la mercancía vendida con cada operación, sin esperar al cierre del periodo.
• Trazabilidad: facilita el seguimiento de los movimientos de cada producto y aporta información para planificar las compras.
• Precisión operativa: puede gestionarse mediante un software contable o de inventario que automatice registros y reduzca tareas manuales.

Aunque el sistema mantiene actualizados los registros, es importante realizar conteos físicos periódicos para comprobar que las existencias registradas coincidan con la mercancía disponible.

¿Cómo se lleva el registro en el inventario permanente?

En el sistema de inventario permanente, las compras y las ventas generan movimientos contables que afectan las cuentas de inventario, ingresos y coste de ventas, según corresponda. De esta manera, la pyme puede conocer el valor registrado de la mercancía disponible y el coste de los productos vendidos sin esperar al cierre del periodo.

Para entenderlo mejor, veamos las principales cuentas utilizadas en las operaciones de una empresa comercial.

Las cuentas

Tomando como referencia el Plan Único de Cuentas (PUC) para comerciantes, pueden encontrarse cuentas como las siguientes:

• Cuenta 1435 – Mercancías no fabricadas por la empresa

Pertenece al Grupo 14: Inventarios. Registra el valor de la mercancía adquirida para la venta. Se debita con la entrada de mercancías al coste correspondiente y se acredita por su salida a coste, así como por devoluciones a proveedores, bajas o ajustes cuando corresponda.

• Cuenta 4135 – Comercio al por mayor y al por menor

Corresponde a ingresos derivados de actividades de comercio al por mayor y al por menor. En una venta se reconoce el ingreso correspondiente de acuerdo con la operación y el marco contable aplicable, independientemente del registro separado del coste de la mercancía vendida.

• Cuenta 6135 – Comercio al por mayor y al por menor

Corresponde al coste de ventas relacionado con actividades comerciales. Bajo el sistema permanente, cuando se reconoce una venta también se registra el coste de la mercancía correspondiente, con el efecto respectivo sobre el inventario.

Conoce los beneficios de utilizar un software de control de inventario.

¿Cuál es la diferencia entre inventario periódico y uno permanente?

Aunque ambos sistemas permiten controlar las mercancías y determinar el costo de los productos vendidos, se diferencian principalmente en la forma y frecuencia con que actualizan la información.

En general, el sistema periódico puede ser más sencillo para negocios con pocas referencias y movimientos, mientras que el permanente ofrece mayor visibilidad cuando se maneja un volumen elevado de productos o transacciones. La elección también debe considerar las necesidades de información, el marco contable y las obligaciones aplicables.

¿Qué dice la DIAN sobre los inventarios permanentes?

En Colombia, el artículo 62 del Estatuto Tributario establece que los contribuyentes obligados a llevar contabilidad pueden determinar el costo de los inventarios vendidos mediante dos sistemas: el juego de inventarios o sistema periódico y el sistema de inventarios permanentes o continuos.

Esto significa que la normativa tributaria contempla ambas alternativas y no determina que todas las empresas deban utilizar exclusivamente el sistema permanente.

Por su parte, el artículo 65 del Estatuto Tributario señala que los métodos de valoración de inventarios deben corresponder a los establecidos en la técnica contable o a los que determine el Gobierno nacional.

Por eso, antes de elegir un sistema, es importante revisar las características del negocio, las obligaciones tributarias y el marco contable que le corresponde.

¿Por qué es importante un control detallado?

Mantener registros detallados permite sustentar el movimiento y valoración de las existencias, relacionar compras y ventas y detectar diferencias entre los registros y el inventario físico.

Además del cumplimiento contable y tributario aplicable, este control proporciona información útil para compras, ventas y planificación del abastecimiento.

¿Cómo se utiliza el kardex en el inventario permanente?

El kardex permite registrar y controlar los movimientos de cada producto. En un sistema de inventario permanente, facilita el seguimiento de entradas, salidas, existencias disponibles y su valoración.

Para llevarlo correctamente, se registran datos como fecha, descripción del movimiento, entradas, salidas y saldos. Por ejemplo, si una pyme compra 50 unidades de un producto y posteriormente vende 15, el kardex reflejará ambos movimientos y un saldo de 35 unidades, siempre que no existan otros movimientos.

Además de controlar las cantidades, es necesario determinar el coste de las mercancías. Para ello pueden utilizarse métodos de valoración admitidos por el marco contable aplicable, como FIFO (por sus siglas en inglés First In, First Out, conocido en español como PEPS: Primero en Entrar, Primero en Salir) o promedio ponderado.

La elección del método debe estar alineada con las políticas contables de la empresa y el marco técnico que le corresponda.

Mantener el kardex actualizado ayuda a detectar diferencias, planificar compras y conocer mejor la composición del inventario. Un software de inventarios puede facilitar esta labor al actualizar los registros a partir de las operaciones gestionadas en el sistema.

Factura, cobra y organiza tu negocio todo en un mismo lugar

Llevar un inventario permanente también implica mantener organizadas las ventas, compras y la información contable. Cuando estos procesos se gestionan por separado, de forma manual o en archivos dispersos, aumenta el riesgo de errores y el tiempo dedicado a tareas administrativas.

Con Siigo Nube puedes gestionar procesos relacionados con inventario, facturación electrónica y administración desde una misma plataforma en la Nube.