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Estos son los tipos de facturas que acepta la DIAN

En Colombia, todo negocio debe entregar a su comprador una factura de venta que soporte la transacción de los bienes o servicios prestados, cumpliendo así con las exigencias de la DIAN. La entidad autoriza cuatro tipos de factura que tienen requisitos específicos para ser expedidas.

Según las necesidades de tu negocio y las responsabilidades tributarias que tengas, debes emitir un tipo de factura a tus clientes. A continuación, te contamos las características de cada factura y cuál debes emitir.

Tipos de facturas de venta aprobadas por la DIAN

Factura electrónica

Este tipo de factura tiene la misma validez que una factura impresa o hecha en papel; sin embargo, cuando emites una factura electrónica, debes contar con un software de facturación. Al ser un documento electrónico, debe generarse en un formato denominado XML y enviarse a la DIAN para que la entidad valide que cumpla con todos los requisitos de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020.

Dado que se genera desde un software, esta herramienta permite incorporar diversos elementos que garantizan la seguridad de la información:

• Formato XML: lenguaje estándar en el que están escritas las facturas electrónicas.
• CUFE: significa Código Único de Facturación Electrónica, que permite identificar cualquier factura de manera inequívoca.
• Código QR: es el código de barras bidimensional para almacenar información.
• Firma digital: garantiza que la información de la factura es verídica y legal.

Las facturas electrónicas deben cumplir con una serie de requisitos según la normatividad exigida por la DIAN. Aquí puedes consultar el listado.

Factura Sistema POS

Estas facturas se generan a través de máquinas registradoras que permiten emitir facturas en los puntos de venta donde se encuentran instaladas.  Las facturas emitidas por Sistema POS son utilizadas por supermercados y pequeños comercios, ya que les permite registrar la información de sus productos de manera rápida.

Un dato importante es que las facturas generadas por un Sistema POS pueden o no llevar escrito el nombre del comprador; depende del establecimiento cómo configura esta información. La normatividad que rige estas facturas es el Decreto 1165 de 1996 y requiere:

• Datos del vendedor: apellidos y nombres o NIT.
• Número consecutivo de transacción.
• Fecha de la venta.
• Descripción de los productos o servicios prestados.
• Valor total de la operación.

Factura en papel y computador

Las facturas en papel, más conocidas como talonarios, son plantillas básicas donde escribes los datos de la empresa, el cliente, los productos y los impuestos, si es el caso. Este suele usarse en los negocios pequeños o tiendas.

Las facturas realizadas en computador son formatos que se generan a través de programas instalados o aplicaciones como Microsoft Excel. La factura, tanto en papel como en computador, debe cumplir con los requisitos estipulados en el artículo 617 del Estatuto Tributario:

1. Indicar que se trata de una factura de venta.
2. Datos del vendedor: apellidos y nombres o NIT.
3. Datos del comprador: apellidos y nombres o NIT. Es necesario incluir la discriminación del IVA.
4. Incluir el sistema de numeración consecutiva.
5. Fecha de la venta.
6. Descripción de los productos o servicios prestados.
7. Valor total de la operación.
8. NIT del impresor de la factura.
9. Indicar la calidad de retenedor del IVA.

Es necesario aclarar que, con la implementación de la factura electrónica en todo el país, este tipo de facturas ya no es aceptada por la DIAN, es decir, las empresas deben expedir factura electrónica de venta de manera obligatoria.

¿Qué tipo de factura debes emitir?

Si emites facturas en papel o computador, es necesario que revises la actividad económica principal inscrita en tu RUT, ya que puedes estar obligado a facturar electrónicamente. Para saber si debes implementar la factura electrónica en tu negocio, verifica el código de tu actividad económica en el calendario de la Resolución 000064 de 2019.

Recuerda que para emitir factura electrónica debes contar con un software de facturación que garantice el cumplimiento de las exigencias de la DIAN. En Siigo, puedes iniciar a facturar electrónicamente sin ningún costo; podrás emitir 5 facturas al mes y 240 al año.

Te recomendamos leer: obligados a facturar electrónicamente

Diferencia entre la factura electrónica y la factura en papel

La diferencia entre la factura electrónica de venta y la factura de venta tradicional son básicamente los requisitos que exige la DIAN para una y otra.

Con la factura electrónica debes emplear herramientas tecnológicas para garantizar la estandarización de la información, la seguridad y cumplir con los mecanismos técnicos que exige la DIAN. Por esta razón, los requisitos para expedir factura electrónica de venta los encuentras en la Resolución 000030 de 2019.

La factura tradicional o de papel cuenta con condiciones específicas para expedirla y están consignadas en el artículo 617 del Estatuto Tributario.

Ambas facturas tienen igual validez legal; sin embargo, la factura electrónica cuenta con ventajas sobre la factura tradicional:

• Ahorras costos de impresión y entrega porque envías las facturas a tu comprador por correo electrónico.
• Contribuyes con el medio ambiente porque evitas imprimir en papel las facturas a tu comprador.
• Eliminas el riesgo de perder las facturas que generas porque quedan almacenadas en tu software.
• Mejoras la eficiencia de tus operaciones porque tu software facilita el proceso de facturación.

¿Cómo emitir facturas electrónicas?

Para emitir facturas electrónicas en Colombia, las empresas y contadores tienen principalmente dos métodos o herramientas a su disposición: un software en la Nube de un proveedor tecnológico autorizado o el nuevo servicio de información dispuesto por la DIAN. Veamos en detalle cada uno.

Solución gratuita de facturación electrónica DIAN

La DIAN ofrece una herramienta gratuita que simplifica la emisión de facturas electrónicas. Al ingresar únicamente el tipo y número de documento del adquiriente, este servicio permite autocompletar de manera automática el nombre o razón social y el correo electrónico del comprador.

Software de facturación electrónica en la Nube

Si vas a facturar electrónicamente o con Sistema POS, Siigo tiene la solución tecnológica que se acopla a tus necesidades. Con el Software de Facturación Electrónica de Siigo tienes la facilidad de crear facturas con diseños personalizables, adjuntar archivos de video o imagen, crear un logo y enviarlas por correo electrónico.

Si debes expedir factura electrónica, solo tienes que dar clic en la opción “Habilitar factura electrónica” y tendrás un documento electrónico que cumple con las exigencias de la DIAN. Nuestro software te da la seguridad de guardar la información de manera automática gracias a que es 100% Nube, es decir, evitas instalar programas en tu computador, ya que manejas todo desde la web.