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Qué es la UGPP y por qué es vital para tu empresa

La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal (UGPP) es la entidad encargada de verificar que las empresas y los trabajadores independientes cumplan con los pagos a salud, pensión y parafiscales.

Para tu empresa es vital cumplir con estos aportes ya que evadir estas obligaciones tiene consecuencias sancionatorias que pueden afectarte económicamente. A continuación te contamos las sanciones que impone la UGPP y cómo puedes evitarlo.

¿Cuáles son las sanciones que impone la UGPP?

Una empresa o trabajador independiente está en la obligación de cumplir con los aportes a seguridad social y parafiscales. Cualquier omisión en los pagos, errores o no afiliación es casual para que te sancionen, según el artículo 314 de la Ley 1819 de 2016 que modificó al artículo 179 de la Ley 1607 de 2012.

La UGPP emplea llamados de atención o requerimientos para que cumplas o corrijas la presentación de tus obligaciones, lo anterior según el tipo de sanción.

Te contamos cuales son los parafiscales y quien debe pagarlos.

Sanción por omisión y mora en los pagos

Si no realizas los pagos correspondientes el porcentaje de la sanción varia por dos situaciones:

• Requerimiento para declarar: la UGPP te notifica cuando encuentra que no realizaste los pagos correspondientes; por ejemplo, si los aportes que tenías que realizar eran por $600.000 la sanción corresponde a un 5% sobre este valor por cada mes o fracción de mes de retraso, más los intereses de mora.
• Incumplimiento del requerimiento para declarar: el valor a pagar por la sanción aumenta si incumples con el tiempo que te da el requerimiento de la UGPP (3 meses). En este caso debes cancelar un 10% sobre el valor dejado de pagar por cada mes o fracción de mes de retraso, más los intereses de mora.

Conoce los porcentajes que debes pagar en una sanción por extemporaneidad.

Sanción por inexactitud

Los errores en el pago de los aportes a las contribuciones parafiscales tienen un porcentaje alto si lo comparas con la sanción por omisión.

• Requerimiento para declarar: la UGPP te notifica cuando encuentra que cometiste errores en el pago correspondiente; por ejemplo, si debías pagar $800.000 y solo cancelaste $500.000, deberás cancelar un 35% por la diferencia entre el valor a pagar y el inicialmente cancelado, es decir, sobre los $300.000 que no aportaste.

• Incumplimiento del requerimiento para declarar: la sanción aumenta si incumples el pago y no acatas la notificación de la UGGP. En este caso el porcentaje aumenta en 60% sobre la diferencia entre el valor a pagar y el inicialmente cancelado.

Sanción por no suministrar información

La UGPP puede pedirte información o pruebas sobre los aportes que estás realizando; si no suministras la información a tiempo o lo haces de manera incompleta te sancionarán por cada mes o fracción de mes que pase.

En este caso no se aplica un porcentaje sino que se determina de acuerdo a la siguiente tabla:

Solo podrás reducir la sanción en un 10% de la suma causada si la entregas en los plazos establecidos por la entidad, es decir, a más tardar dentro de 4 meses.

La reducción de la sanción pasa a ser de 20% si se entrega después del cuarto mes y pasa a ser del 30% cuando se entrega luego del octavo mes.

Conoce aquí el valor de la sanción mínima.

¿Cómo evitar las sanciones de la UGPP en mi empresa?

La planeación y organización es importante cuando se trata de evitar las sanciones que impone la UGPP. El primer punto que debes valorar es la adecuada elaboración de los contratos de trabajo.

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De acuerdo al tipo de contrato que definas con tus empleados (indefinido, termino fijo, por obra labor o por prestación de servicios) contemplas el salario base sobre el cual realizar los pagos para salud, pensión y parafiscales.

El segundo punto que debes evaluar es cumplir con la afiliación y los pagos de los aportes al sistema de seguridad social y parafiscales. Para evitar sanciones debes realizar el procedimiento mensualmente, ya que de no hacerlo la UGPP tiene la facultad para investigarte.

En este punto es importante que tengas un manejo adecuado de la nómina, pues este factor influye para que puedas disminuir o evitar la sanciones de la UGPP.

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Importancia en el diligenciamiento de la nómina

El manejo de la nómina es fundamental para tu empresa no solo para el pago de tus empleados sino también porque te evita inconvenientes con la UGPP.

Tener organizada la información te permite cumplir en menor tiempo el proceso denominado “requerimiento de la información”, un documento donde presentas todo lo relacionado con la contabilidad y el pago de aportes de seguridad social y parafiscales, cuando así lo solicite la entidad.

Con este documento la UGPP verifica que estás cumpliendo con tus obligaciones y que no estás incurriendo en la evasión o disminución incorrecta de pagos, de lo contrario se aplicarán las sanciones correspondientes que te mencionamos al inicio de este artículo.

Actualmente, la Resolución 922 de 2018 establece las características técnicas que debes cumplir cuando la UGPP te pida el requerimiento de la información. Este documento lo presentas en formato Excel con las siguientes características:

• reporte de nómina detallada por trabajador activo o retirado y sus correspondientes novedades.
• balances de prueba
• archivos auxiliares contables

El proceso de auditoría y verificación se conoce como proceso de fiscalización y se realiza cuando la entidad encuentra indicios o recibe denuncias de terceros sobre la evasión de los aportes parafiscales de la protección social de una empresa.

Una alternativa para controlar la información de la nómina de tus empleados y llevar el control de nomina en Excel, pero sabemos que no seria suficiente a partir del 1 de septiembre del 2021 donde por ley se debería implementar la nomina electrónica.

En Siigo tienes la facilidad de generar:

• informe aportes de ARL por empleado
• informe aportes parafiscales por empleado
• informe aportes a seguridad social por empleado

De esta manera tendrás el tiempo para organizar la información sobre el requerimiento que te pida la UGPP y evitarás las sanciones que se imponen por no cumplir con el proceso. Consulta nuestro programa de nomina electrónica para automatizar el proceso de liquidación de nomina, fácil y rápido.