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facturación electrónica gratuita

La facturación electrónica gratuita de la DIAN es un proceso que realizan muchas empresas en Colombia. Algunas optan por medios de facturación de pago, ya que ofrecen algunos beneficios, sobre todo a la hora de emitir facturas de forma masiva; sin embargo, esto resulta demasiado robusto para las microempresas en temas de manejo y de contabilización.

Frente a esta situación, la DIAN creó un sistema gratuito para ayudarles a las empresas a estar al día con esta obligación legal; sin embargo, Siigo tiene también un sistema que tiene las mismas funciones que un sistema de pago, pero que a su vez resulta suficiente para las pequeñas empresas, sin complicarlas con procesos complejos.

Así facturan los clientes con Siigo Nube 1

Qué es la factura electrónica

La factura electrónica, al igual que una factura tradicional, es un documento que brinda el soporte contable para avalar o justificar las transacciones de servicios o bienes. En otras palabras, una factura electrónica se encarga de reemplazar la forma como normalmente se registra una factura, utilizando un archivo digital que cuenta con información de gran importancia para el vendedor, comprador y la autoridad fiscal, en el caso colombiano: la DIAN.

Características de una factura electrónica

Las facturas deben ser emitidas teniendo en cuenta los lineamientos que ha establecido la DIAN. Estas características son:

  • Si vas a realizar la facturación con la DIAN debes utilizar el formato electrónico para generación XML estándar que estableció la DIAN.
  • Debe llevar una numeración consecutiva.
  • Debe cumplir con los requisitos del 617 ET y cuando sea el caso debes discriminar el impuesto al consumo.
  • Tu factura debe incluir una firma digital o electrónica con el fin de garantizar su autenticidad e integridad.
  • Debe incluir un código CUFE o También conocido como código único de facturación electrónica.

¿Qué es la facturación Electrónica?

Debes tener cuenta que la facturación electrónica es, ante todo, una factura. Esto quiere decir que la facturación electrónica se caracteriza por tener los mismos efectos legales que tiene una factura tradicional, solo que la facturación electrónica debe ser expedida y recibida en formato electrónico; en otras palabras, la facturación electrónica es un proceso tecnológico por medio del cual se soporta una transacción de servicios y bienes. También pueden ser realizadas por medio de soluciones informáticas que cumplen con las condiciones y todas las características para la expedición, el recibo, el rechazo y la conservación.

Facturación electrónica gratuita de la DIAN

Durante 2017, la DIAN anunció que liberaría su sistema gratuito de facturación y el 28 de junio de 2018, lo presentó públicamente como una solución gratuita para las pequeñas empresas y microempresas que tienen la responsabilidad de facturar electrónicamente. 

La facturación gratuita de la DIAN les permite a las Mipyme emitir las facturas electrónicas, como quedó establecido en el Decreto 2242 de 2015, conforme al artículo 2 de la Ley 905 del año 2004 o las establecidas por el Gobierno Nacional en el Artículo 43 de la Ley 1450 de 2011.

La herramienta de facturación electrónica gratuita que ha puesto a disposición la DIAN te permite:

  • Formato XML

Tener un formato XML estándar que usa el UBL V2, definido por la DIAN. El UBL en su versión 2. es el Universal Business Language o un lenguaje universal de negocios que les permite a las autoridades mundiales entender la manera en la que se está generando la información financiera, de forma similar a la que funcionan las NIIF.

El uso de este lenguaje es obligatorio  con el fin de garantizar la autenticidad e integridad de la factura electrónica.

  • La firma electrónica

La herramienta cuenta con una firma  electrónica o digital y puedes tener una representación gráfica de la factura electrónica para aquellos adquirientes que no reciben el formato estándar electrónico, con los diferentes elementos gráficos como son los códigos QR.

Las microempresas y las pequeñas empresas, que utilicen el servicio de facturación electrónica gratuita de la DIAN, podrán enviar de forma electrónica los documentos a los receptores o compradores, emisores o vendedores y a la DIAN, que es la entidad que se encarga de controlar el proceso de facturación electrónica.

La diferencia más grande entre el software de la DIAN y el software gratuito de Siigo

Para facturar gratis en la DIAN debes seguir una serie de pasos que requieren demasiado tiempo, para entender cómo hacerlo debes leer primero una guía de 36 páginas que te explica el proceso; mientras que para facturar con el software gratuito de Siigo sólo creas un usuario y una contraseña ¡y listo! ya estás dentro del software; es tan fácil que no necesitas guias ni manuales, porque pusimos todo nuestro empeño en realizar un software fácil de usar y muy intuitivo para que tú mismo puedas empezar en menos de 5 minutos

Así facturan los clientes con Siigo Nube 2

Facturación electrónica gratuita de Siigo 

Con el software gratuito de facturación electrónica de Siigo también vas a poder realizar todas tus facturas. Con la facturación electrónica que te ofrece Siigo vas a poder tener los siguientes beneficios:

Facturar digitalmente

Siigo te permite empezar a facturar digitalmente o por computador mientras te entrenas o estás listo para empezar con la facturación electrónica. Quiere decir que en el sistema gratuito de Siigo puedes facturar normalmente y activar con un sólo clic la facturación electrónica cuando la DIAN te lo exija. Mientras tanto, tendrás un sistema completo que te permite hacer facturas digitales, enviárselas a tus clientes, o imprimirlas si es el caso.

Recuerda: en el sistema de facturación gratuito de Siigo puedes comenzar facturando digitalmente y luego habilitar la opción de emitir facturas electrónicas sólo dando un clic. Mira cómo se ven tus facturas sin habilitar facturación electrónica y cómo se ven tus facturas cuando habilites facturación electrónica:

Desliza hacia la derecha y hacia la izquierda para ver la diferencia: 

factura-por-computador-software-de-facturacion-siigo-colombiafactura-electronica-software-de-facturacion-siigo-colombia

Puedes tener una factura profesional

Con la facturación electrónica gratuita de Siigo puedes ponerle un estilo profesional y atractivo a tus facturas. En Siigo puedes tener diferentes modelos de factura para tu empresa. También puedes adjuntar fotos y videos de tus productos a tus facturas electrónicas.

Ten un reporte de facturación

Con nuestro servicio de facturación electrónica gratuito vas a poder conocer el historial de todas las facturas electrónicas que realizaste en línea, también, vas a poder identificar cuál es tu producto con más ventas y cuál es tu mejor vendedor solamente utilizando tu reporte de facturación.

Más funcionalidades de la facturación gratuita de Siigo

Quisimos adaptar nuestro sistema de facturación a las exigencias de la DIAN, por eso…

creamos una solución gratuita que te permitirá emitir 20 facturas (digitales y/o electrónicas) totalmente gratis y notas crédito ilimitadas.

Por exigencia de la DIAN, los proveedores autorizados debemos garantizarles a nuestros usuarios que guarden sus facturas durante cinco años, así que también podrás consultar el histórico de tus facturas, algo que infortunadamente no le resultó posible a la DIAN y es entendible, debido a la cantidad de trámites que se realizan en su página web.

La DIAN maneja fechas clave para el manejo de la Hacienda del país. En estas fechas se presenta información exógena, se presentan declaraciones, entre otras obligaciones de los empresarios. En estos periodos, la página de la DIAN colapsa, debido a la cantidad de personas ingresando simultáneamente; por eso albergar información de facturación de miles de empresarios podría resultar engorroso, tanto para la DIAN, como para sus usuarios.

Por lo tanto, es importante que tengas en cuenta factores como el funcionamiento, la facilidad y las ventajas que te dan ciertas plataformas a la hora de facturar electrónicamente, pues tu empresa deberá cumplir con la Legislación vigente, a pesar de que las plataformas fallen. Siigo te garantiza un buen servicio a nivel de funcionalidad y calidad de la información, y te respalda con sus más de 30 años de experiencia y compromiso con los contadores y empresarios de Colombia.

En resumen, el sistema gratuito de la DIAN te permite hacer facturas electrónicas, mientras que Siigo te da una variedad de funcionalidades sin ningún costo para que no limites tu empresa únicamente a la facturación electrónica, sino que puedas tener incluso el control de tus ventas por vendedor y por producto; además, un software con un diseño profesional y atractivo que hará a tu empresa mucho más tecnológica y moderna.

Nueva llamada a la acción
Luisa Fernanda Cortes autora siigo blog periodista

Escrito por Luisa Fernanda Cortés Ruiz

Soy politóloga y periodista de la Universidad Javeriana de Bogotá. Me apasiona la danza, la música, el diseño de modas, la investigación financiera y el business intelligence. Mi propósito en cada renglón es que mis lectores transformen su vida cuando me leen, es decir, que la información que investigo para ellos sea tan relevante que les cambien pequeñas prácticas de su cotidianidad.

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