Contabilidad online para tu negocio: ¿Qué es y cómo implementarla?

EMPRESARIO | 6 MINUTOS DE LECTURA

contabilidad online

La contabilidad online te ayuda a llevar tus asientos contables y registros gracias al uso de los medios electrónicos, como los programas para facturar electrónicamente. Esto te facilita ingresar tu información contable de una forma más controlada y sencilla.

Definición de la contabilidad online

La contabilidad online podríamos definirla como una herramienta que les ayuda a las empresas y a los empresarios a llevar todos sus registros contables, utilizando plataformas digitales o distintos medios electrónicos. El uso de la contabilidad electrónica permite tener un sistema de control administrativo para tener una medición más rigurosa de la contabilidad que llevan las empresas y que además facilitan el intercambio y el almacenamiento de la información contable que necesitas para tu empresa.

Tener la contabilidad de forma manual, en archivos de Excel o de alguna forma arcaica te puede traer muchos errores que podrían costarte inconcordancias en la información, multas ante la DIAN o procedimientos adicionales gracias a los procesos repetitivos, por eso es importante que sepas la diferencia entre llevar la contabilidad de forma manual y utilizando un software que disminuya los errores, gracias a la operatividad que implica digitar y redigitar información.

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Contabilidad Electrónica en Colombia

Desde enero de 2012, y después de que el Decreto – Ley 019 le realizara cambios al Código de Comercio, en nuestro país se les permite a los comerciantes llevar sus registros contables únicamente en archivos electrónicos, sin que los tengan que asentar en algún tipo de hoja de papel, esto se debe a que las Cámaras de Comercio ya no se encargarán de registrarlos.

Gracias a lo anterior, quienes se encuentren interesados en revisar el registro electrónico contable de alguna empresa va a depender de la ética con la que cuente el contador y de qué tan a la vanguardia contable esté. Si eres contador, regístrate aquí y obtén tu Portal Contador Gratis. Si eres empresario, cuéntale a tu contador que hay un Portal Gratis que puede usar sin pagar por siempre y que además lleva más de treinta años perfeccionándose para que no falla.

En este proceso, además también juegan un papel importante el representante legal y los auxiliares para que den fe de que la contabilidad online que se está mostrando es la oficial de la empresa; esto quiere decir que la  empresa no cuenta con otras contabilidades electrónicas oficiales para presentar en el momento que le convenga.

Cómo ha sido este proceso de cambio

El cambio de los papeles a los formatos online se ha realizado de forma diferente en cada país. A pesar de esto, la verdad es que su impulso se ha motivado por el crecimiento que ha tenido la tecnología en los últimos años y se ha creado una cultura digital en  el mundo contable, hasta el punto que los contadores cobran más por asesorías contables que se llevan en herramientas como Excel o peor aún, a mano. Por esto, la tecnología es la solución que simplifica todos los trámites a nivel contable y financiero.

Las empresas más expertas en el tema que existen en Colombia han estado realizando libros contables electrónicos desde ya hace varios años, y esto ha formado parte del proceso que tienen para digitalizar completamente las empresas.

Solo hasta 2012 se expidió el Decreto de Ley 019, con el que se autorizó a los comerciantes a llevar los registros contables de sus empresas de forma única, utilizando los archivos electrónicos, sin necesidad de que cuenten con copias de papel, esto quiere decir que las empresas eligen si llevan sus libros contables en formatos electrónicos o como se venía haciendo: en papeles.

Lo que importa en este caso es que las empresas garanticen que estos registros contables no sean alterados, que sean íntegros y que la información cuente con una buena seguridad y el registro de todas las operaciones que se realizan, según lo que ha previsto en sus condiciones el Decreto 805 del año 2013.

Disposiciones consideradas para la contabilidad electrónica

Además, es necesario que se consideren las disposiciones en materia de firmas digitales y mensajes de datos que ha impuesto la Ley 527 del año 1999, en esta Ley se destaca:

  • Que la información se debe caracterizar por ser accesible para el momento en el que se requiera consultar.
  • Es importante que el mensaje de datos o los documentos se conserven en el formato que se generaron.
  • También se debe permitir determinar el origen, la fecha y la hora en que se produjo.

Las disposiciones legales, la suma de las facilidades para pagar y las soluciones tan completas que están ofreciendo los proveedores de software contables online en nuestro país les permitió a muchas empresas tener muchas ventajas que brindan el llevar la contabilidad online. Tienes muchas razones para dejar la contabilidad manual y utilizar un software. Revísalas aquí.

Ventajas de la contabilidad electrónica

A pesar de que las empresas con la contabilidad electrónica ahorran costos directos de papel, tener libros contables en formato electrónico trae consigo diferentes ventajas que se asocian al crecimiento y la productividad de las empresas. A continuación, te explicaremos las más importantes:

Ahorro Económico

A pesar de que se dificulta cuantificarlo, tener libros contables online en las empresas representa un ahorro considerable en el costo de almacenamiento, generación y administración de estos. También te ahorra tareas que se asocian a estas funciones optimizando el tiempo de tus empleados y de tu empresa.

Puedes cumplir de manera oportuna con tus obligaciones fiscales

La contabilidad online te asegura una confidencialidad total de tu información, esto se debe a que los archivos digitales se caracterizan por tener un control mayor en comparación con los físicos, así como una regulación para acceder a ellos de una forma más segura y flexible. A esto se suma que se encuentran actualizados en todo momento, por lo que puedes hacer cierres fiscales correctos y oportunos, al mismo tiempo que facilitas el proceso de auditoría y fiscalización, tanto internas como externas.  

Tu información va a estar más segura

Bien sabes que la información contable de tu empresa representa un valor muy grande, por esta razón es de gran importancia que la conserves en un lugar muy seguro que te garantice su integridad y privacidad, algo que es muy difícil de obtener con un archivo físico. La seguridad de la información y el almacenamiento de esta es algo que caracteriza a la contabilidad electrónica ya que resulta ser más versátil y portátil.

Con un software estás seguro de que tus libros van a estar blindados contra cualquier desastre, pérdida, robo, o cualquier otro tipo de vulneración que pueda a sufrir.   

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Optimización de las tareas contables de tu empresa

En el mundo todos los procesos de las empresas se están digitalizando, y la contabilidad no debe ser la excepción. Con seguridad los registros manuales de operaciones resulta ser una tarea muy tediosa al igual que lidiar con las hojas de cálculo, las hojas de contabilidad y los libros oficiales que están hechos en papel.

El uso de la contabilidad online es una tarea más fácil, ya que lo único que debes hacer es ingresar la transacción una sola vez y tus cuentas se van a actualizar de forma automática según corresponda, además de que se integran con otras operaciones de tu empresa, lo que te permite tener información al día sobre todos los movimientos que necesites de tu empresa.

A esto se suma lo fácil que resulta revisar un libro al estar unificado y estandarizado según lo ha indicado la normativa vigente. Incluso, con un software contable de gran calidad es posible que realices muchos de los balances que te exigen, algo que con los libros contables en papel resulta ser una tarea difícil de lograr, en especial, si tu negocio hace a diario muchos asientos contables.

Para concluir, llevar tu contabilidad de manera online te ahorra horas de trabajo, optimiza los procesos de tu empresa y tienes una velocidad de tu gestión administrativa más optimizada. Con seguridad, vas a contar con una empresa más eficiente y productiva, propia de la nueva dinámica que presenta el mercado en donde digitalizar los procesos es un requisito si se quiere llegar muy lejos.

Luisa Fernanda Cortes autora siigo blog periodista

Escrito por Luisa Fernanda Cortés Ruiz

Soy politóloga y periodista de la Universidad Javeriana de Bogotá. Me apasiona la danza, la música, el diseño de modas, la investigación financiera y el business intelligence. Mi propósito en cada renglón es que mis lectores transformen su vida cuando me leen, es decir, que la información que investigo para ellos sea tan relevante que les cambien pequeñas prácticas de su cotidianidad.

2018-12-14T17:27:38+00:00Diciembre 14th, 2018|Empresario, Software contable|0 Comentarios

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