¿Qué es una cotización?

Una cotización es la herramienta clave para formalizar una propuesta y mostrarle a un cliente por qué tu empresa es la mejor opción.

En este artículo, te vamos a guiar para que dejes de verla como un documento informativo y la conviertas en tu mejor aliada de ventas. Te explicaremos qué es, qué elementos no pueden faltar, cómo hacerla de forma profesional y, lo mejor de todo, te contaremos por qué Siigo es tu mejor solución para que este proceso sea fácil y rápido.

¿Qué es y por qué es tan importante?

Es el documento que le entregas a un cliente para informarle el valor de un producto o servicio antes de que decida comprarlo. Es un tipo de presupuesto que te permite presentar una oferta de manera formal, profesional y actualizada.

Cabe señalar que no es un comprobante contable y no genera una obligación de pago. Su principal función es informativa y administrativa, ya que le ayuda al cliente a tomar una decisión de compra.

Este es uno de los tipos de documentos contables clave para la negociación y el control de tu negocio. El área de compras de una empresa, por ejemplo, las usa para comparar a varios proveedores antes de decidir a quién comprarle.

Además, te permiten llevar un registro de los ingresos y comparar la mercancía que cotizas con las que finalmente se factura.

Partes de la cotización

Datos del negocio: nombre, NIT, dirección, contacto.
Información del cliente: nombre o razón social, contacto, NIT o cédula.
Detalles del documento: número de cotización, fecha de emisión, validez de la cotización (por ejemplo, válida por 15 días).
Productos o servicios: descripción detallada, cantidad y valor unitario.
Desglose de valores: subtotal (suma de todos los ítems), impuestos (como el IVA) y valor total.
Términos y condiciones de pago: fechas, formas de pago aceptadas, anticipos si los hay, garantías y cualquier otra condición que sea importante para la negociación.

Ejemplo de plantilla de cotización

¿Cómo realizar una cotización?

Paso a paso en Excel

Crea una hoja nueva en Excel con el nombre de tu cliente o proyecto.
En la parte superior derecha, agrega un encabezado con la palabra «COTIZACIÓN». Debajo, incluye la información de tu negocio: nombre, logo y datos de contacto.
Crea celdas para los datos del cliente (nombre, contacto y NIT o cédula) y de la cotización (número, fecha de emisión y de vencimiento).
Añade una tabla con columnas para la descripción, cantidad, costo unitario y total.
Calcula los subtotales; utiliza una fórmula simple (por ejemplo, =cantidad*precio unitario) para que Excel calcule automáticamente el total de cada ítem.
Realiza los cálculos finales, agrega el IVA si aplica y el total general.
En la parte inferior incluye una sección para los términos y condiciones.
Guarda y envía en formato PDF.

Por otro lado, si buscas algo más rápido y simple, te recomendamos el Software de Gestión Empresarial Siigo Nube. Con esta herramienta no tienes que preocuparte por fórmulas, errores manuales o múltiples archivos, porque todo queda guardado de forma segura en la Nube.

Y lo mejor es que puedes elegir entre los formatos que ya tiene el programa, llenar los datos y guardarlos. Así, tu empresa estará siempre lista para cuando necesites enviar o imprimir el archivo. Conoce nuestro software y realiza todas tus cotizaciones. También puedes ver el cómo hacer una cotización con Siigo en nuestro videotutorial.

Recuerda que una cotización es más que una propuesta comercial, ¡es tu oportunidad para cerrar ese negocio! Por eso, úsala para destacarte de la competencia.

Y no olvides la presentación. Un diseño limpio marca la diferencia. ¡Todo cuenta a la hora de negociar!