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Documentos equivalentes a la factura de venta y su validez

¿Sabías que la DIAN expidió un nuevo proyecto resolución que reglamenta la transición de documentos equivalentes a documento equivalente electrónico? En este artículo te contamos todo, sigue leyendo y descúbrelo

¿Qué cambia con el nuevo Proyecto de Resolución de la DIAN sobre los documentos equivalentes electrónicos?

La nueva Resolución regula la migración de documentos equivalentes a documento equivalente electrónico, con el fin de fortalecer el sistema de facturación y mejorar la eficiencia en la gestión de documentos. Los documentos equivalentes son aquellos que pueden expedir los sujetos obligados a facturar cuando se trate de venta de bienes o prestación de servicios específicos, como por ejemplo, el tiquete de transporte de pasajeros, la boleta de ingreso al cine, entre otros.

Estos documentos tienen los mismos efectos legales que la factura de venta, siempre que cumplan con los requisitos y condiciones establecidos por la normatividad vigente. Con el nuevo Proyecto de Resolución, la DIAN busca que estos documentos se expidan en formato electrónico, lo que implica que se validen y autentiquen por parte de la entidad antes de ser entregados a los adquirentes.

Además, se adopta la versión 1.9 del anexo técnico de factura electrónica de venta y se expide el anexo técnico 1.0 del documento equivalente electrónico, donde se establecen los requisitos técnicos y las condiciones para la generación, transmisión, validación y conservación de estos documentos.

También se introduce la figura de la “nota de ajuste” como el mecanismo para corregir o anular un documento equivalente electrónico, garantizando la integridad y precisión de la información. Así no tienes que preocuparte porque se te escape algo de la ley.

 Calendario de implementación para documentos equivalentes 

Sí, así como lo lees implementar este tipo de documentos tiene unas fechas límite que sí o sí debes cumplir; te las presentamos a continuación. Pero antes recordemos que en el 2021 se expide la ley 2155 la cual  autoriza a la DIAN a crear nuevos documentos equivalentes.

En este sentido, la entidad genera el documento equivalente de factura POS, sin embargo,  tiene algunas limitantes como el de las 5 UVT, es decir,  que se puede expedir el documento equivalente de facturación POS si el producto o servicio registrado no supera las UVT mencionadas , porque si llega a ocurrir la empresa o comercio está en la obligación de emitir factura electrónica.

Esto sin contar que el documento POS no es soporte para la deducción de costos y gastos o descuento de impuestos; por lo que la DIAN decide crear un nuevo documento equivalente electrónico que no se vea sujeto a limitaciones para reinventar el concepto de Sistema POS.

A este se le da el nombre de Documento equivalente electrónico tiquete de maquina registradora con sistema POS bajo la resolución 165 del 1 de noviembre de 2023.

Ten en cuenta que cumplir a cabalidad con la expedición de este documento, bajo las condiciones expuestas en el artículo 19 y 20 de la ley en mención, te permitirá no solo cumplir con la normatividad sino también aplicar legalmente a tus descuentos en impuestos o deducciones.

Fechas de implementación según la calidad del contribuyente

Otros documentos equivalentes 

¿Qué beneficios trae el nuevo Proyecto de Resolución para los sujetos obligados a facturar y los adquirentes?

El nuevo Proyecto de Resolución trae varios beneficios tanto para los sujetos obligados a facturar como para los adquirentes, entre los cuales se destacan:

• Mayor seguridad y transparencia en las operaciones comerciales, al contar con un sistema de validación y autenticación por parte de la DIAN.
• Mayor eficiencia y agilidad en la gestión documental, al reducir el uso del papel y facilitar el almacenamiento y consulta de los documentos.
• Mayor control y seguimiento por parte de la DIAN sobre las obligaciones tributarias, al contar con información oportuna y confiable sobre las operaciones realizadas.
• Mayor facilidad para ejercer el derecho al crédito fiscal o al costo o deducción, al contar con un soporte válido y verificable para sustentar las operaciones.

¿Qué requisitos se deben cumplir para implementar el nuevo Proyecto de Resolución?

Se recomienda a los sujetos obligados a facturar que inicien desde ya el proceso de adaptación a los cambios normativos y técnicos que implica la transición a los documentos equivalentes electrónicos.

Para ello, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Contar con un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para generar, transmitir y conservar los documentos equivalentes electrónicos.
• Solicitar a la DIAN la habilitación como emisor electrónico mediante el servicio informático electrónico dispuesto para tal fin.
• Cumplir con los requisitos técnicos y las condiciones establecidos en el anexo técnico 1.0 del documento equivalente electrónico.
• Expedir un único documento equivalente electrónico por cada operación realizada, sin perjuicio del derecho del adquirente a exigir la factura electrónica de venta.
• Emitir una nota de ajuste cuando se requiera corregir o anular un documento equivalente electrónico.

¿Qué recomendaciones se pueden dar para facilitar la implementación del nuevo Proyecto de Resolución?

Para facilitar la implementación del nuevo Proyecto de Resolución, se pueden seguir las siguientes recomendaciones:

• Estar atento a las comunicaciones oficiales de la DIAN sobre el calendario y los detalles de la transición a los documentos equivalentes electrónicos.
• Elegir un proveedor tecnológico confiable y con experiencia en el tema de facturación electrónica, que ofrezca soluciones integrales y adaptadas a las necesidades de cada negocio.
• Capacitar al personal involucrado en el proceso de facturación sobre los cambios normativos y técnicos que implica la expedición de los documentos equivalentes electrónicos.
• Realizar pruebas previas al inicio de la operación para verificar el correcto funcionamiento del sistema de facturación electrónica y los documentos equivalentes electrónicos.
• Contar con un plan de contingencia para garantizar la continuidad del servicio en caso de fallas o inconvenientes técnicos.

En conclusión, el nuevo Proyecto de Resolución de la DIAN sobre los documentos equivalentes electrónicos es una medida que busca modernizar y optimizar el sistema de facturación en Colombia, brindando mayor seguridad, transparencia y eficiencia en las operaciones comerciales.

Los sujetos obligados a facturar y los adquirentes deben estar preparados para asumir este cambio, cumpliendo con los plazos y requisitos establecidos por la entidad, y aprovechando los beneficios que trae esta iniciativa.

Para ello, se recomienda contar con el apoyo de un proveedor tecnológico experto en el tema, que ofrezca soluciones integrales y adaptadas a las necesidades de cada negocio.